Mas afinal: o que o Gerente de Projetos fará na sua empresa?


No meu primeiro artigo, “O Gerente de Projetos dentro da sua empresa e porquê você precisa dele”, eu abordei os problemas mais comuns no relacionamento entre clientes e agências, os desafios e medidas a serem tomadas e como o GP é uma peça importante que sua empresa precisa.

Se você não leu o primeiro artigo recomendo que o faça para poder entender todo o contexto, pois agora irei abordar o que na prática um GP faz, quais conhecimentos e expertises você deve procurar nesse profissional e o que ele levará de novo para dentro da sua empresa.


A ideia é só o começo

Photo by _dChris

Em uma estrutura “tradicional” de empresa, geralmente a área de Marketing é a responsável pela gestão dos projetos a serem executados com agências e fornecedores, mas na prática o que ocorre é que ela trabalha somente na concepção das ideias e terceiriza todo o restante.

Em um primeiro momento esse comportamento não parece ser um problema, afinal, a contratação de serviços é justamente isso, certo? Antes que você responda, eu lanço a seguinte reflexão: se a área de marketing é a responsável pela gestão, cadê o profissional de gestão dentro dela?

O grande ponto é o seguinte: a elaboração de um projeto (seja um aplicativo, um novo produto, seu novo portal, etc.) não é como comprar um carro, não é um item de prateleira que você escolhe os opcionais e pronto.

Da concepção da ideia até a execução final existe uma série de processos e etapas a serem percorridas e quanto mais conhecimento sobre esses detalhes sua equipe tiver, melhor.

E é aqui que entra o Gerente de Projetos, que não deve ser visto como apenas um profissional de gestão mas sim alguém que possui a visão do todo e que levará esse conhecimento para dentro da sua equipe, participando ativamente de todo o processo.

Mas lembre-se: é super importante que você certifique-se de que ele esteja envolvido em todas as etapas que detalho abaixo, ok?

Então vamos lá.


Planejamento de verdade

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O planejamento aqui não se trata apenas do que é feito para um projeto em si (que é uma etapa extremamente importante), mas abrange algo muito maior: o efetivo planejamento estratégico de marketing digital, que é pensar em um calendário de datas importantes para a empresa e estipular quais projetos poderão ser executados ao longo do ano.

Só que notoriamente, uma das maiores queixas das agências no relacionamento com seus clientes é justamente a falta de planejamento, o que acaba gerando uma série de desgastes e projetos feitos na correria que no fim ficam totalmente aquém do que poderiam ter sido — e quem nunca procurou a agência achando que dava para fazer aquela super campanha de Dia das Mães faltando apenas um mês para a data, e que no final virou um post de Facebook, que atire a primeira pedra.

O desafio do planejamento está em entender de forma realista o tempo envolvido em todo o processo para a concepção de um projeto (hint: 1 mês não dá para nada), algo que seu GP poderá lhe ajudar imensamente com as habilidades, experiências e competências que possui:

  • Amplo conhecimento de mercado, do que já foi feito, quais projetos semelhantes já tocou, quais foram os desafios encontrados e como se preparar para enfrentá-los.
  • Participação e análise objetiva no momento de conceber um projeto, seja contribuindo com ideias internas ou vindas das agências. O que está sendo proposto pode até ser bom, mas há uma série de perguntas a serem feitas, como por exemplo “o que este projeto irá agregar para o usuário final?”. Lembre-se, o projeto é para seus clientes, não para você.
  • Análise de viabilidade do projeto considerando a verba / budget disponível, evitando desgastes e perda de tempo ao solicitar às agências propostas de projetos que já poderiam ter sido detectados como inviáveis antecipadamente.
  • Conhecimento do tempo necessário para a execução de diferentes tipos de projetos, forçando a equipe de marketing a se planejar com antecedência e/ou adequar a ideia ao tempo disponível, evitando correrias, desgastes junto às agências e perda de qualidade. A questão aqui é que na grande maioria dos casos o projeto sofre muitas alterações em detrimento do cumprimento de prazos e metas, ficando bem distante da ideia e do anseio original.
  • Indicação ou análise de agências / produtoras / fornecedores de serviços, podendo detectar se a proposta está dentro da realidade, se o fornecedor possui estrutura e expertise para executar o projeto, se todos os pontos importantes foram levantados, etc. Quantas vezes você já não teve a sensação de que um projeto “desandou” porque o fornecedor não deu conta? O seu GP vai lhe ajudar a reduzir a chance de isso acontecer.
  • Escrita ou auxílio no momento de elaborar o briefing interno para ser enviado às agências e fornecedores. Essa parte é uma das que tem o maior potencial de evitar problemas na execução de um projeto, e geralmente é feita de maneira bem superficial pelas empresas — sem dizer quando o briefing não passa de um email de 30 linhas.

Concepção com foco

Para “Concepção” tenham em mente que estou me referindo às etapas de Escopo, Arquitetura, U.X, pesquisas de mercado, SEO e Criação, ou seja, engloba momentos de pré-proposta, proposta e start do projeto.

Inicialmente pode parecer que em algumas dessas etapas o GP não teria muita utilidade, mas não se engane, ele vai poder fazer muito mais do que você imagina:

  • Elaborar escopo inicial quando for um projeto que surgiu internamente, o que reduzirá consideravelmente o tempo de espera para receber a proposta da agência.
  • Realizar análise e validação detalhada da proposta e Escopo de Trabalho elaborados pela agência. É comum que as empresas não deem atenção à validação de escopo, o que causa diversos problemas na entrega do projeto. É o Escopo de Trabalho que define tudo que está contemplado na proposta e todas as funcionalidades que seu projeto terá. Nada pode ser esquecido e o entendimento deve ser claro.
  • Liderar a aprovação dos protótipos (wireframes) enviados pela agência, etapa onde são definidas funcionalidades e estruturas principais do seu projeto (posição de elementos que cada área terá, interação, fluxo de navegação, user experience, etc.). O problema que geralmente ocorre aqui é que as equipes de marketing têm dificuldade de analisar os wireframes corretamente, causando uma série de atrasos e refações na etapa de Criação — algo que não deveria ocorrer.
  • Acompanhar propostas e execução de projetos de Pesquisa / SEO certificando-se da qualidade dos trabalhos, seja diretamente com as empresas especializadas (quando assim possível) ou realizando interface com as agências.
  • Contribuir com insights no momento de aprovação dos layouts (telas) e protótipos visuais do projeto, avaliando estética e usabilidade de forma objetiva e reduzindo as chances de que no momento de aprovação interna junto a diretores exista uma “guerra” de opiniões pessoais que acabem por atrasar o projeto.

Produção com qualidade

Animation by Vee-O

A produção (ou desenvolvimento) de um projeto, junto com as etapas de QA (testes) e a publicação final do mesmo, oferece um dos maiores desafios para as áreas de marketing tradicionais dentro das empresas por tratar de assuntos mais técnicos.

Com isso, é muito difícil para as empresas acompanhar essas etapas, sendo aqui onde você precisará do seu GP mais do que nunca.

Veja como ele irá lhe ajudar:

  • Redução do “gap” que naturalmente existe durante o desenvolvimento entre a agência e o cliente no tratamento de questões técnicas, entendimentos de infra-estrutura, etc.
  • Ponto focal na comunicação com o GP da agência, falando a mesma língua e aumentando a quantidade de “check-points” de acompanhamento que poderão ser realizados.
  • Validação pró-ativa das entregas parciais realizadas, testando as features conforme o que foi concebido no Escopo de Trabalho, wireframes e outras documentações, mas respeitando o estágio de “em andamento” que o projeto se encontra.
  • Averiguação das qualidades técnicas do código que está sendo entregue, seja por conhecimento próprio ou ativando canais alternativos para tal.
  • Interação direta entre a área de TI da sua empresa e da agência, sendo um facilitador importantíssimo nessa comunicação.
  • Participação fundamental na etapa de QA, realizando e conduzindo testes internos detalhados e fornecendo feedback / ajustes à agência de forma organizada e produtiva. (Hint: essa etapa é uma das que mais geram problemas entre empresas e agências.)
  • Geração de uma check-list para acompanhamento da publicação do projeto, podendo auxiliar na resolução de problemas que venham a ocorrer e/ou mesmo antecipá-los.

Gestão por quem sabe gerenciar

Photo by Alan O’Rourke

Como você deve ter notado a execução de um projeto é bem complexa, sendo formada por uma série de processos em cadeia, onde cada etapa interfere na seguinte e requer muita atenção e conhecimento — e gestão é a “cereja no bolo” de tudo isso.

Mas o que é gestão, afinal? A resposta varia conforme o caso, mas dentro do contexto que levantei gestão é certificar-se de que cada processo dessa enorme cadeia seja realizado com excelência, tudo para que no final os projetos obtenham sucesso e alcancem os resultados almejados.

E é exatamente isso que um Gerente de Projetos fará para você, o que no final é o maior benefício de tê-lo dentro da sua empresa.

E aí, está esperando o quê para contratar o seu? =)

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Importante

Gostaria de deixar claro que essa série de artigos de forma alguma é uma crítica aos profissionais de marketing, mas sim à ideia de que somente estes profissionais são todas as peças necessárias dentro da área.

O objetivo foi de propor uma reflexão, mostrando que falta uma peça fundamental dentro das esquipes de marketing e que essa peça pode complementar (ou mesmo liderar) estas equipes, trazendo benefícios às empresas e ao mercado digital como um todo.