‘협업툴, 협업도구, 업무용 메신저’ 들여다보기

※ 본 블로그글은 협업툴 개발자로써 막 입문한 유민호 군의 개인 블로그글을 활용하였습니다.


2016년 스타트업을 운영했을 때 팀원은 4명뿐이었지만 일을 일답게 하기위해서는 ‘카카오톡’보다 더 좋은 무언가가 필요했다. 전혀 무지했던 우리는 여러가지 협업툴을 찾아보게 되었고 ‘트렐로’라는 툴을 쓰게 되었다. 
확실히 카톡보다는 일을 일답게 할 수 있는 도구임은 분명했지만 팀원 모두는 사용에 대하여 조금 어려워했거나 낯설어 했던 것 같다. 왜 그렇게 느꼈냐면 정리를 분명 체계적으로 해놓았는데 “그 자료 어딨어?” 매번 같은 질문을 반복하는 서로를 보았기 때문이다. 
시간은 좀 지났지만 또 다른 좋은 기회로 인하여 이러한 ‘협업툴’에 대하여 분석해보기로 했다.

협업 툴은 꼭 필요한가?

가장 먼저 해야될 이야기는 ‘필요성’에 대한 이야기다. 
개인적인 의견으로 200% 필요하다고 말하고 싶다.

• 카톡으로 업무가 올 때 불편했던 경험, 
• 자료가 기간이 만료되어 재전송했던 경험, 
• 회사의 일정이 제대로 공유되지 못 하여 스케쥴이 이상이 있던 경험, 
• 자료를 보내기 위해 메일을 계속 물었던 경험,
• 인수인계할 자료가 없어 다시 배운 경험,

자료를 각자가 가지고 있어 자주 다른 팀원에게 요청해야했던 경험 등

적어도 셋 이상이 프로젝트를 진행할 때 무언가 문제를 경험했다면 대부분의 문제는 ‘협업툴’을 잘 활용한다면 해결할 수 있다.
팀이 협업툴을 사용하지 않았더라면 기회가 될 때 꼭 써보기를 추천하고 싶다.

어떤 협업툴이 우리에게 맞을까?

지금부터 수많은 협업툴 중 협업툴을 검색했을 때 상단에 서칭이 되는 7개의 협업툴을 비교하려 한다. 이 자료를 통하여 팀에 잘 맞는 협업툴을 찾았으면 좋겠다.

1. 언어

잘 고려해야하는 이유는 협업툴은 ‘더 생산적이게 일을 할 수 있도록’ 기능적인 면에서 업그레이드를 지속 진행하게 되는데 언어적인 장벽으로 기능 활용이 어려워질 수 있기 때문이다. 또한, 기능적 문의, 버그 등에 있어 답변 또한 언어적 장벽이 있거나 글로벌 회사의 경우 제한이 될 수 있다. 
그냥 한국어 지원 협업툴을 쓰기엔 다양하고 좋은 글로벌 협업툴이 있어 고민할 수도 있을 것이며, 글로벌한 사람들로 이루어진 팀의 경우에는 고민을 해봐야될 수 있다.
개인적으론 기능이 아무리 좋아도 ‘한국어 지원’이 안 되는 협업툴은 좀 사용하기 힘들었다. 대표적으로 ‘슬랙’이라는 글로벌 대표 협업툴을 사용해보았는데 ‘한국어 지원’이 안 되는 부분과 수많은 기능을 배우려면 많은 시간을 쏟아야 사용가능한 부분 때문에 몇 번 사용해보다 종료한 경험이 있다.

• 국내 협업툴 : 비캔버스, 잔디, 콜라비, 플로우
• 글로벌 협업툴 (한국어 지원) : 태스크월드
• 글로벌 협업툴 (한국어 미지원) : 슬랙, 트렐로

2. 가격과 용량

협업툴은 대부분의 서비스가 자료를 저장할 수 있는 ‘클라우드’ 서비스를 함께 제공한다. 적은 용량의 간단한 프로젝트에는 유료 버전이 필요없지만 팀이 커지거나 더 적극적으로 활용하기 위해서는 유료 버전을 활용할 필요가 있다. 일일히 수치를 비교하는 것도 좋지만 직관적으로 10명이 활용했을 때 가격과 총 용량으로만 비교해보려고 한다.

※ 연간 결제가 아닌 월 결제 가격으로 비교하였습니다. 프리미엄 모델은 2단계로 구성된 경우가 있는데 1단계 수준으로만 비교하였다. 매월 10명의 팀원이 있는 팀이 납부해야할 금액입니다. (각 팀원당 아닙니다.)

• 플로우 : 월 30,000원 / 총 500GB
• 콜라비 : 월 69,000원 / 무제한
• 잔디: 월 77,000원 / 총 100GB
• 슬랙 : 월 약 90,000원 / 총 100GB
• 비캔버스 : 월 99,000원 / 총 10TB
• 트렐로 : 월 약 110,000원 / 총 250GB
• 태스크월드 : 월 약 170,000원 / 총 100GB

검색, 프로젝트,워크스페이스 개설, 멘션 등 다양한 기능들은 직접 사용해보아야 와닿는 것이라고 생각했기에 
단순하게 비교할 가격과 용량을 제시했지만 세부적인 가격정책이 다른 뿐 아니라
절대 이것이 협업툴 각 서비스마다 전부를 나타내는 것은 아님을 알고 봐주시면 좋겠다.
일단 금전적인 여유가 없다면 저렴한 버전부터 경험해보며 협업툴을 맛보는 것도 좋고 
여유가 있다면 충분히 기능적 매뉴얼을 읽어보시고 선택해도 좋겠다.

3. 속도

자료를 수시로 업로드 및 다운로드 하는 협업툴 환경에서 속도는 중요한 요소라고 생각한다. 특히, 100MB 이상의 파일을 카톡에서 전송할 수 없고 협업툴은 그 이상도 커버가 가능하기 때문에 이러한 파일의 전송속도 중요하다고 생각한다. 
대부분의 협업툴은 1회 최대 300MB 전송을 공식처럼 가지고 있다. 단, 무료버전이 경우 제한이 있을 수 있다.
기존에 가지고 있던 12.1MB 파일을 동일 조건에서 3번 전송해보고 시간을 재 평균값을 조사해보았다. 
100% 객관적인 자료는 아니지만 어느정도 지표로 활용할 수 있을 것 같다.

• 플로우(웹) : 0.89초
• 콜라비(웹) : 1.86초 
• 태스크월드(웹) : 2.02초
• 잔디(데스크탑) : 2.80초
• 비캔버스(웹) : 3.07초
• 슬랙(웹) : 8.64초
• 트렐로(웹) : 17.09초

대부분이 파일들이 가벼운 문서들이라면 괜찮지만 영상, 이미지, 파일들을 담는다면 이 부분에 대하여 민감할 수도 있을 것 같다. 그리고 속도가 빠르다는 것 자체가 서버와 네트워크 환경에 대한 서비스의 노력이 담긴 것이라고 생각하기에 협업툴을 고르는 하나의 지표가 될 수 있을 것 같다. 
※ 환경은 컴퓨터마다 다를 수 있기때문에 비교해보고 싶은 협업툴은 본인이 직접 비교해보고 선택하면 좋을 것 같다.

4. 스타일(User Experience)

협업툴마다 스타일을 가진다. 추구하는 가치가 조금씩 다르고 각자의 강점과 단점을 가진다. 결국엔 써보기 전엔 알 수 없는 영역이지만 대략적으로 ‘비유’해보면 협업툴을 고르는데 도움이 될 것 같아 진행해보았다.

✔︎ 메신저 방식, 채팅 방식 : 슬랙, 잔디

잔디

카카오톡을 많이 활용해봤다면 주요 기능을 쓰는데 불편함은 없을 것이다. 
기존 메신저를 업무용으로 활용하기 어려운 점이었던 자료관리 문제는 발전된 “검색” 기능 및 각자의 기능 등을 활용하여 극복했다.
참고로 협업툴은 모두 다양한 툴들과 연계하여 쓸 수 있도록 부가 기능이 존재한다.
특히, 슬랙은 특히 연계하여 쓸 수 있는 툴이 1,000여가지가 넘는다고 한다. (많다고 하여도 나같은 경우는 활용할 엄두가 나지 않았다.ㅎ)

✔︎ 타임라인 방식, 게시물 & 댓글 방식, 네이버밴드 방식 : 플로우, 콜라비

네이버 밴드

역시 페이스북, 네이버밴드 같은 게시물 형 sns를 활용해봤다면 기능을 쓰는데 불편함이 없다.
역시 발전된 “검색” 기능 및 각자의 기능(모아보기) 등을 활용하여 자료관리의 문제를 극복했다.
카카오톡의 채팅과 네이버밴드의 게시물의 차이는 글에 달리는 댓글이라는 한 가지 계층 구조를 더 가진다는 차이점이 있는데 사실 채팅형 협업툴 역시 댓글을 달 수 있도록 대부분 만들어놓았기때문에 UI적으로 큰 차이가 없다고 본다.
하지만 사람은 습관의 동물이고 채팅은 좀 더 채팅에 가깝게 활용하고 게시물은 좀 더 게시물에 가깝게 활용하게 될 것이다.

✔︎ 칸반보드 방식, 카드 보드방식 : 트렐로, 태스크월드

일을 진행함에 있어 효율적인 방법 중 하나인 칸반의 방식을 토대로 만들어진 협업툴이라고 볼 수 있다. 
개인적으로는 좋아하는 툴이다. 전체적인 자료관리를 하기 좋고 자료가 구조화, 시각화 되어 체계적인 
느낌을 받을 수 있다. 허나, 대부분의 사람들은 이 방식에 대해 “일을 한 번 더 하는 것” 같다는 생각을 가지고 있는 것 같다.
쉽게 비유하자면 카톡으로 업무를 훅훅 공유하고 검색하여 찾는 형태가 모두가 사용하기 쉬운데
이 방식은 맨 처음부터 각 영역에 맞게 업무를 공유해야만 하고 효율적인 영역관리를 위해 고민을 한다.
(쉽게 비유한다해놓고 여려움.ㅋㅋㅋㅋㅋ) 
여튼 팀원 모두가 약간 “정리, 큰틀, 숲, 체계”라는 키워드를 좋아한다면
매우 적합한 툴이라고 생각한다.

✔︎ 캔버스 방식, 원페이지방식 : 비캔버스

한 캔버스를 팀원 모두가 다양하고 자유롭게 채워나가는 협업툴이다. 
약간 낯설수도 있지만 잘 활용할 수만 있다면 분명 좋은 툴이 될 것이라고 생각한다. 이 협업툴 역시 바로 위 방식 처럼 팀원 모두가 이 툴에 대한 “호감”이 있을때 적극적으로 활용할 수 있는 툴인 것 같다. UI, UX라는게 무섭다고 생각한다. 조금 낯설면 자주 손이 가지 않게 된다.

협업툴은 고르기 위한 몇 가지 요소를 들여다보았다. 
이 글을 읽고서 협업툴 한번 써봐야겠다 혹은 이 협업툴 써봐야겠다 생각이 들었을 수도 있는데 중요한 것은
“협업툴이라는 것을 꼭 써보라는 것!”
그리고 혼자 고민하지말고 꼭 사용할 모든 사람과 충분히 이야기 나눠보고 
“협업툴을 골라 써보라는 것!”

모두가 적극적으로 협업툴을 활용할때 진정한 (화합할)협, (업)업 이라는 단어가 완성될테니 말이다.

[출처] ‘협업툴, 협업도구, 업무용 메신저’ 들여다보기|작성자 91년생 유민호