Guide Fourwaves: Points à vérifier avant de lancer votre événement.

Avant de lancer votre événement, vérifier les points ci-bas.

Si votre événement n’est pas encore créé, visitez http://fourwav.es pour le créer (cliquez ici pour plus d’informations).

Le panneau organisateur de votre événement est divisé en trois sections:

Les 3 sections du menu organisateur à gauche
  1. Configuration: paramètres généraux de l’événement, dates, bannière et couleurs, membres du comité organisateur, options de paiements.
  2. Pages: les pages du site web de votre événement, incluant les formulaires d’inscription et de soumission de résumés.
  3. Données: où les données de votre événement (inscriptions, résumés, paiements) sont compilés et où vous pouvez effectuer des actions (créer les badges, livret de résumés, envois de courriel, etc.).

1. Configuration

Cette section est divisée en 4. Vérifiez les points énumérés ci-bas dans chaque section.

Générale

  • Choisissez le suffixe (ex. sa2018), qui donnera l’adresse de votre site web: http://fourwav.es/sa2018.
  • Choisissez l’adresse courriel de contact, qui apparaîtra sur la page principale de l’événement et qui est l’adresse de réponse des courriels envoyés par votre événement via Fourwaves.
  • Vérifiez les dates et heure de début et de fin de l’événement.
  • Ajoutez le nom et l’adresse du lieu de l’événement.

Thème et couleurs

  • Ajoutez la bannière (taille recommandée: 1140 x 250 pixels).
  • Choisissez les couleurs du menu et l’image de fond.

Comité

  • Invitez les membres du comité pour qu’ils aient accès au panneau organisateur.

Paiements

  • Connectez un compte de banque pour permettre les paiements par carte de crédit.

2. Pages

Vous trouverez des pages prédéfinies: Infos, Inscription, Soumission, Participants, Résumés. Vous pouvez également ajouter et modifier vos propres pages.

Infos
C’est la page d’accueil de votre site web:

  • Modifier la description de l’événement. Vous pouvez insérer des images, hyperliens et même des fichiers attachés.
  • Ajoutez des fichiers attachés et logos de commanditaires. Ceux-ci apparaîtront dans une section dédiée sur la page principale de l’événement.

Inscription
Ici, vous pouvez configurer les questions du formulaire d’inscription. Il y a déjà 4 questions obligatoires: prénom, nom, adresse courriel et affiliation.

  • Ajoutez de nouvelles questions (réponse par texte, choix multiples, etc.) en cliquant et déplaçant celles-ci à partir du bas du formulaire.
  • Ajoutez des frais d’inscription via les questions à choix multiples.
  • À l’onglet Options, définissez la période d’inscription.
  • À l’onglet Courriel de confirmation, modifiez le courriel, qui est envoyé aux participants une fois leur inscription et paiement complétés.

Soumission
Ici, vous pouvez configurer les questions du formulaire de soumission de résumé. Il y a les 4 questions obligatoires et des questions prédéfinies: titre du résumé, liste d’auteurs, affiliations des auteurs, texte du résumé et type de présentation. Utilisez ces questions, car elles sont rattachées à d’autres fonctionnalités comme le créateur de livret.

  • Ajoutez d’autres questions de la même façon que le formulaire d’inscription.
  • Définissez la période de soumission pour chaque type de présentation en cliquant sur les type de présentation. Vous pouvez ajouter d’autres types au besoin ou modifier ceux existants.
  • À l’onglet Options, définissez la taille maximale des résumés (en mots ou caractères).
  • À l’onglet Courriel de confirmation, modifiez le courriel envoyé au participant une fois la soumission complétée.

Participants
Cette page de votre site affiche la liste des participants de l’événement qui ont complété leur inscription.

  • Choisissez si cette page est visible publiquement ou seulement aux participants inscrits.

Résumés
Cette page de votre site, affiche les résumés de l’événement.

  • Choisissez si les résumés seront publiés dès qu’ils sont soumis, acceptés ou jamais (vous pouvez changer la visibilité de chaque résumé individuellement dans la section des données).

Pages personnalisées
Créez vos propres pages (cliquez sur Nouvelle page) avec un nom et contenu personnalisé. Par exemple, ajouter une page dédiée au conférenciers, l’horaire ou les options d’hébergement. Cliquez sur Réordonner pour changer l’ordre des pages dans le menu puis appuyez sur Sauvegarder.

Le bouton bleu vous permet de changer la visibilité de la page:

Une page personnalisée avec le bouton pour changer la visibilité de la page encadré en rouge.

3. Données

C’est là que vous verrez toutes les données (participants, résumés, paiements) une fois l’événement lancé. Rien à faire ici pour le moment!

Visualisez en tout temps

Jetez un coup d’oeil à votre événement en cliquant “Voir l’événement” en haut à gauche.

Vous pouvez tester vos formulaires d’inscription et de soumission et naviguer sur les différentes pages du site pour voir comment elles s’affichent.

Une fois l’événement lancé, ces inscriptions et résumés ajoutés lors de tests durant la phase de construction seront supprimés.

Lancez!

Cliquez sur Lancer l’événement (l’événement doit d’abord être déverrouillé).

Questions fréquentes

Q. Puis-je modifier les infos de mon événement, même une fois l’événement lancé?

R. Oui, à tout moment, vous pourrez continuer de mettre à jour les informations dans les différentes sections, modifier les dates d’inscription, ajouter des questions aux formulaires et ajouter des pages.

Q. Où apparaîtront les données de mon événement?

R. Les données des participants, les résumés et les transactions seront compilés automatiquement dans leur section respective. De là vous pourrez également accomplir facilement une multitude de tâches: envois de courriels, création de badges, générer un livret de résumé, etc.

Q. Si j’ai besoin de support, que puis-je faire?

R. Contactez-nous à support@fourwav.es et il nous fera plaisir de vous assister.

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