Conseils et ressources pour les recrues (et les habitués) du travail à distance

Tout a changé depuis mon dernier article sur le projet #FlexGC. Presque du jour au lendemain, des milliers de fonctionnaires supplémentaires ont commencé à travailler à distance dans le cadre d’un effort visant à accroître la distance sociale, pour ralentir la propagation et aplatir la courbe du coronavirus au Canada et partout ailleurs.

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Dans ce contexte, il ne serait pas approprié de poursuivre mon travail sur la définition des problèmes, en ignorant les besoins pressants de mes collègues du GC. Au lieu de cela, je vais plutôt faire tout mon possible pour fournir des conseils et des ressources. Je ferai de mon mieux pour établir cette liste, mais n’oubliez pas que nous n’avons pas encore eu le temps de mettre au point une méthodologie pour déterminer ce qui convient. Je vais essayer de le faire rétrospectivement, mais pour l’instant, voilà.Si vous pensez à un sujet qui n’est pas abordé ou si vous avez trouvé une ressource que vous jugez essentielle, veuillez me contacter à l’adresse Ericka.Stephens-Rennie@canada.ca, free.agent.esr@gmail.com ou @erickasr sur twitter.

Conseils pour commencer à travailler à domicile :

1. Définissez un lieu de travail à votre domicile et fixez-vous des limites quant aux moments où vous travaillerez ou pas. Rangez vos documents et outils de travail quand vous avez fini pour la journée.
2. Planifiez votre journée la veille ou dès la première heure, de manière à pouvoir démarrer votre journée sans vos repères habituels à l’arrivée à votre cubicule.
3. Identifiez vos tendances naturelles de productivité et suivez-les. Cela signifie que vous devez réserver du temps pour différents types de travail (concentration, transactions) et pour vous reposer (manger, prendre un café).

Conseils pour les équipes distribuées :

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1. Créer un forum pour le travail en collaboration. Les options que je sais que des équipes du GC utilisent comprennent : Slack, GCmessage, Microsoft Teams, twitter. [Note 2020/03/14 : La bonne nouvelle est que toutes ces ressources sont disponibles publiquement et n’ont pas besoin de VPN].
2. Lorsque vous vous rencontrez, utilisez la vidéo au lieu de l’audio. Des recherches ont montré que les réunions vidéo sont beaucoup plus productives. [Note 2020/03/14 : Si vous avez besoin d’utiliser WebEx, faites-le par téléphone uniquement, pour le moment, afin d’économiser la bande passante. Ou envisagez d’utiliser un service vidéo ouvert déconnecté du VPN comme Google Hangouts, Facetime, etc.]

Conseils pour les gestionnaires d’équipes distribuées :

1. Dites à votre équipe que vous la soutenez dans son travail à domicile, que vous lui faites confiance et que son travail est apprécié. (Allez-y ! Dites-leur maintenant !)
2. Communiquez quotidiennement avec chaque membre de l’équipe pour vous assurer qu’ils ont des objectifs de travail clairs. Pensez à organiser une réunion d’équipe hebdomadaire par téléphone pour rester en contact.
3. Tenez-vous et tenez votre équipe responsable de la communication régulière de l’équipe afin de maintenir les normes, la confiance et la culture de l’équipe.

Ressources

• Le reseau FlexGC est un collectif informel travaillant à l’échelle du gouvernement du Canada qui s’est réuni dans le but d’appuyer les nombreux fonctionnaires qui ont été dirigés vers le travail à distance dans le cadre de l’intervention de santé publique de COVID-19. Pour en savoir plus, cliquez ici.
• L’Académie du numérique et les Compétences transférables de l’EFPC ont collaboré à une série de trois trajets en bus sur le travail à distance. La série offre un aperçu du travail à distance (quoi, pourquoi, comment et approches dans le GC), des suggestions pour les équipes qui font du travail à distance, et une liste de neuf pratiques que les travailleurs et les équipes distribuées peuvent utiliser pour élever leur niveau de travail à distance.
• La liste de Trello rassemblant les conseils de 10 équipes mondiales sur le travail à distance [disponible en anglais seulement] continue d’être l’une de mes ressources-clé à envoyer aux équipes et individus au moment de leur démarrage. Elle dissipe les mythes et donne des conseils, discute des meilleures pratiques en matière d’outils, de communication, de collaboration, et couvre même la manière de créer une bonne culture d’équipe tout en étant à distance.
• Sean Boots vient de créer shoulditbeblockedinmydepartment.ca [disponible en anglais seulement], une ressource pour vous aider à déterminer votre accès à des outils fiables que vous pouvez utiliser pour travailler de manière productive et collaborer avec votre équipe à distance.
• Deux superbes aperçus des différents outils que vous pouvez utiliser, classés par fonction. Le premier est un tour d’horizon et une explication des outils gratuits (pour la plupart) à utiliser pour les données, la conception, la collaboration et la productivité compilés par trois superstars du GC, Ashley Evans (Académie digitale, EFPC), Natasha D’Souza (ISDE) et Monique Ng (EDSC). Le second, par spydergrrl, est un ensemble d’outils de collaboration que les fonctionnaires du GC peuvent utiliser lorsqu’ils travaillent à distance en cas d’urgence [disponible en anglais seulement].
• [À venir sous peu] Un groupe de télétravailleurs expérimentés de l’écosystème du GC et moi compilons une liste de nos cinq meilleurs outils dans plusieurs catégories, notamment : les conditions de travail, les outils permettant d’améliorer la productivité en dehors des réseaux du GC ou sur les réseaux du GC, les pratiques saines pour les équipes virtuelles, les pratiques de travail saines pour vous aider à vous épanouir et les meilleures pratiques pour l’engagement virtuel.

Vous avez une ressource à ajouter ? Contactez-nous à l’adresse Ericka.Stephens-Rennie@canada.ca, free.agent.esr@gmail.com ou @erickasr sur twitter.

Aussi disponible en anglais.