Diriger des équipes à distance
Cinq stratégies que les gestionnaires peuvent utiliser pour aider les équipes à réussir pendant — et après — la pandémie COVID-19
Le webinaire d’eCornell “Leading Remote Teams : navigating the COVID-19 Crisis” [Diriger des équipes à distance: naviguer la crise de la COVID-19] du 25 mars 2020 était rempli d’excellentes ressources pour les gestionnaires. Il s’agit d’un webinaire d’une heure que vous pouvez revoir sur le site web de Cornell ILR Executive Education. Les experts de la faculté de Cornell ont fourni des stratégies aux dirigeants pour les aider à “relever le défi de diriger des équipes à distance, et de les maintenir engagées et productives en ces temps incertains”.
Vous trouverez ci-dessous les éléments que je retiens du webinaire (ainsi que mes suggestions d’outils et de ressources spécifiques).
- Aidez votre équipe à maintenir un lien social
L’un des défis auxquels nous sommes confrontés lorsque nos équipes sont totalement éloignées est que nous n’avons plus d’expérience commune du travail au quotidien. Il nous manque une réalité partagée. Elisabeth Mannix note que “plus nous nous éloignons physiquement — plus nos journées sont séparées — plus nous pouvons nous éloigner socialement”. Au fil du temps, cela peut affecter le niveau de confiance et le moral de l’équipe. Notre manque d’expérience partagée signifie que nous sommes plus susceptibles de faire des déductions personnelles (par exemple, il ne m’a pas envoyé ce document parce qu’il est paresseux) plutôt que des déductions situationnelles (par exemple, il ne m’a pas envoyé ce document parce que sa connexion internet était coupée).
Quelles stratégies les gestionnaires peuvent-ils utiliser pour aider une équipe à maintenir des liens sociaux ?
- Créez un lieu de rassemblement en ligne pour votre équipe (par exemple slack, Microsoft Teams, GCmessage, etc.) et modelez son utilisation pour les connexions sociales ainsi que pour le travail.
- Pratiquez ‘l’obtention de perspective’ plus que le ‘partage de perspective’. Demandez régulièrement à votre équipe de partager ses réflexions. Faites-le avant de partager les vôtres.
- Demandez aux membres de votre équipe de partager des photos et des histoires sur leur situation actuelle une à deux fois par semaine. Par exemple, préparez les membres de l’équipe (y compris vous-même !) à partager une photo de quelque chose qu’ils ont fait au cours du week-end, quelque chose qui les réjouit et quelque chose qui les inquiète.
2. Allez lentement pour aller vite.
La plupart des équipes sont passées d’équipes en personne, ou d’équipes dont quelques membres étaient répartis, à des équipes entièrement à distance en quelques jours. Ce n’est pas la façon idéale de commencer le télétravail, soit sans préparation, sans arrangements clairs, sans réflexion sur les outils nécessaires et sans garde d’enfants.
Quelles stratégies les dirigeants peuvent-ils utiliser pour assurer le succès de leurs équipes dans les circonstances actuelles ?
- Une bonne pratique des équipes réparties consiste à commencer par élaborer une charte d’équipe ou un plan d’opération. Ce document peut aider votre équipe à établir des normes et des pratiques qui vous guideront et vous aideront à éviter les situations susceptibles de créer de la méfiance. (Mural a un bon billet de blogue sur la façon de procéder.) Il s’agit d’un document évolutif. Engagez-vous à le rafraîchir en collaboration 2 à 4 fois par an.
- Communiquez plus fréquemment pour vous assurer que votre message parvienne à votre équipe. Envisagez une communication quotidienne par messagerie instantanée ou (si l’emploi du temps de votre équipe le permet) des réunions de contrôle quotidiennes en utilisant l’approche agile.
- Utilisez des outils simples pour réitérer vos messages, et assurez-vous qu’ils sont disponibles pour les membres de l’équipe même si vous ne l’êtes pas. Cela peut être aussi simple qu’un document Google, un document MS Teams, ou un canal de messagerie instantanée dédié à ces messages.
3. Permettre de travailler de manière aussi asynchrone que possible….
La vie de chaque membre de l’équipe sera différente, mais tous seront aux prises avec les nouvelles circonstances dans lesquelles ils se trouvent. Cela peut inclure de l’anxiété et du stress dus à la pandémie mondiale, la pression de la distanciation sociale, des outils inadaptés, le manque de ressources pour la garde des enfants, la maladie, etc. L’un des moyens dont disposent les travailleurs pour faire face à leur situation est de travailler de manière asynchrone lorsqu’ils sont en mesure de trouver les conditions mentales et physiques nécessaires. Pour les gestionnaires, cela signifie que tous les membres de l’équipe ne travailleront pas pendant les heures de travail habituelles, et vous devrez réfléchir de manière critique à la meilleure façon d’utiliser le temps que vous passez ensemble en ligne.
Quelles stratégies les gestionnaires peuvent-ils utiliser pour faire en sorte que le travail asynchrone fonctionne pour l’équipe ?
- Dites aux membres de votre équipe que vous leur faites confiance et que vous savez que les circonstances actuelles sont difficiles. Prenez contact avec les membres de l’équipe pour avoir des conversations ouvertes sur leur situation et mieux les soutenir.
- Utilisez des techniques asynchrones pour faire le point sur les projets et les dossiers. Il n’est pas nécessaire de se réunir pour faire le point sur le travail, mais il est important que les membres de l’équipe aient une idée de ce sur quoi chacun travaille et de la façon dont l’équipe progresse dans la réalisation de ses priorités. Pour ce faire, envisagez d’utiliser un tableau kanban (nombreuses options d’outils virtuels : trello, Monday, asana, etc.), un document word partagé ou un fichier excel partagé.
- Envisagez de passer à un environnement de travail axé uniquement sur les résultats, ou à une méthode de gestion qui signale clairement à votre équipe ce qui est important pour vous (c’est-à-dire les résultats plutôt que le temps passé au bureau).
4. …et reconnaître quand il est essentiel de travailler de manière synchrone.
Il y a des moments où il est important que les équipes travaillent ensemble, que tous les cerveaux de l’équipe soient sollicités simultanément. Le conseil d’Elizabeth Mannix et Diane Burton de Cornell est que, lorsque le temps de synchronisation de votre équipe est limité, les gestionnaires devraient réserver les réunions d’équipe à la résolution de problèmes difficiles, et aux moments de créativité ensemble.
Quelles sont les stratégies et les outils à utiliser pour tirer le meilleur parti du temps synchrone d’une équipe ?
- Travaillez virtuellement pour fixer une heure de réunion qui convienne à tous les membres de l’équipe. Chaque membre de l’équipe (y compris le gestionnaire) doit faire preuve de souplesse en matière de calendrier et reconnaître que certaines réunions pourraient devoir avoir lieu en dehors des heures de travail habituelles dans les circonstances actuelles.
- Utilisez un outil de brainstorming en ligne qui vous permet de profiter du cerveau de chacun en même temps. (Un certain nombre de fonctionnaires fédéraux utilisent Miro, Microsoft Teams ou Google Suite pour cela. Mashable propose un ensemble d’autres logiciels de brainstorming en ligne, dont certains sont dotés de paywalls.)
- Lorsque vous vous réunissez, assurez-vous de disposer d’un modérateur désigné pour gérer les transitions et la technologie, énoncez des questions claires et résumez les réponses à intervalles réguliers.
5. Une approche de leadership axée sur l’autonomie est essentielle.
En cette période, les gestionnaires qui adoptent une approche de leadership axée sur l’autonomie constateront que leurs équipes fonctionnent bien et se sentent soutenues. En revanche, les cadres qui adoptent une approche de commandement et de contrôle ou de microgestion verront la motivation et le moral de leur équipe en souffrir. Mettez l’accent sur le coaching et la connexion entre vous et les membres de votre équipe, et entre les membres de l’équipe eux-mêmes.
Quelles sont les stratégies que je peux utiliser pour démontrer que je suis un leader qui donne du pouvoir et de l’autonomie?
- Développez une relation avec chacun des membres de votre équipe. Les recherches de Brad Bell à Cornell indiquent que le succès du télétravailleur est le plus étroitement lié à une relation solide avec un gestionnaire. C’est quelque chose que vous — le gestionnaire — pouvez influencer en consacrant du temps à soutenir, encadrer et dialoguer avec chacun de vos collaborateurs.
- Pratiquez un leadership inclusif, en vous assurant que tous les points de vue sont entendus et que les membres de l’équipe sont en mesure de travailler d’une manière qui leur convient.
- Soyez conscient des trois types de conflit : le conflit de tâches (qui fait quoi), le conflit interpersonnel et le conflit de “patrons” (comment allons-nous faire le travail). Soyez attentifs aux signes de conflits latents et cherchez à y répondre.
- Ne laissez jamais le silence s’installer. Si vous entendez un silence lors d’une vidéoconférence ou d’une téléconférence, ouvrez un espace pour déterminer de quoi il s’agit (par exemple, conflit, confusion, méfiance, etc.) et comment vous ou l’équipe pouvez le dépasser.
Enfin, tous les experts d’eCornell ont indiqué à plusieurs reprises que ce type de leadership — soudainement à 100 % à distance, et dans le contexte d’une urgence mondiale — est plus difficile à exercer que ce que les dirigeants ont dû faire auparavant. Il existe une réelle tension entre notre besoin de continuer à travailler pour répondre aux exigences opérationnelles et pour donner un sentiment de normalité et de routine, et, en même temps, un contexte où les gens ont des vies plus compliquées. Dans ce contexte, nous pouvons nous attendre à commettre des erreurs et nous devons faire preuve de bienveillance envers nous-mêmes et nos équipes au fur et à mesure que nous apprenons et grandissons.
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