L’agilité : un enjeu de management de l’information

Une entreprise se doit d’être agile car elle doit mettre en place les conditions qui lui permettent de s’adapter aux multiples changements souvent imprévisibles.

L’enjeu de l’agilité est de s’adapter collectivement et rapidement aux changements permanents et aux multiples exigences de son environnement.

Une entreprise est agile quand elle est en capacité de mettre en place des cycles courts même sur des projets ou des chantiers qui concernent de nombreuses directions. Pour cela, l’organisation doit construire et alimenter une culture de travail commune afin que les équipes puissent réagir de la même manière et dans le même sens quand une même information leur arrive. Ce réflexe “pavlovien” collaboratif né d’un processus de conditionnement partagé par tous les collaborateurs. La clé pour réussir à mettre sous tension l’organisation afin de générer du feedbacks en interne et faire converger les énergies autour de rythmes itératifs réguliers : rendre l’ensemble de l’information accessible et compréhensible pour le plus grand nombre.

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Ce processus est totalement lié au management de l’information de l’organisation. Être agile c’est revoir totalement le rapport à l’information, son architecture, sa présentation, sa mise à disposition et son articulation. Changer le management de l’information pour permettre les conditions de l’agilité et de l’adaptation, cela nécessite la mise en place de 3 principes :

• 💎 Une transparence de l’information permettant à tous les collaborateurs d’accéder aux savoirs qui concernent leur zone d’influence. S’il est illusoir (et inutile) de connaître tout le savoir d’une organisation, cela est en revanche vital au niveau de son périmètre. Or, ces zones ne sont pas liées aux découpages hiérarchiques (forcément artificiels) mais sont liés à divers critères qui partent de chaque individu : métier, expertise, projets, affinités, centres d’intérêts, directions, etc. Il ne faut donc pas penser “Diffusion” de l’information en flux poussé comme on l’entend traditionnellement en communication interne, il faut penser mise à disposition, accessibilité et transparence afin de faciliter pour chaque individu la possibilité de “tirer” rapidement l’information nécessaire dans sa zone d’influence. Concrètement, si je recherche une information, je dois pouvoir y accéder rapidement et de manière autonome car je sais facilement où elle se situe. Et mieux encore, les informations qui me concernent en premier lieu doivent être directement accessibles sans avoir à les chercher trop longtemps.
• 💻 Une mise en forme de l’information permettant de comprendre à la fois les éléments qui sont à notre disposition et la manière dont ils s’articulent entre eux. La dimension visuelle est décisive. Les formats de présentation de l’information influencent grandement notre compréhension commune. A cet égard, les documents écrits, a fortiori les supports long et rédigés, sont les plus mauvais supports. Linéaires, ils ne facilitent pas la compréhension contrairement aux mappings ou autres formats visuels de présentation. L’organisation visuelle et dans l’espace, les jeux de formes et de couleurs et les positions des éléments sont décisifs pour différencier, prioriser, dissocier, organiser les éléments d’information forcément nombreux et complexes. Ces formats facilitent une compréhension commune et surtout rapide des savoirs pertinents dans notre zone d’influence.
• 📝 Une narration de l’information permettant une compréhension par le plus grand nombre dans un contexte en perpétuelle évolution. En effet, les informations organisées de manière statiques peuvent être inutiles (voire obsolètes) si nous les découvrons sans grille de lecture adaptées. Il convient de mettre en place une démarche globale de story-telling facilitant la compréhension dynamique de l’information présentée de manière statique. Pour une personne qui ne connaît pas l’entreprise (sa culture, sa vision, ses codes) l’information peut parfois apparaître comme cryptée. Le récit commun est la clé de déchiffrement que tous les collaborateurs doivent maîtriser. Le story-telling est à l’information ce que les lunettes sont aux films en 3D, un outil de clarification et de précision. Cette narration partant de la vision et dessinant progressivement une trajectoire cohérente doit être déclinée partout dans l’organisation afin de faciliter la compréhension de l’information au fil du temps. Ce besoin de story-telling est une responsabilité collective car toute l’organisation doit y contribuer du CEO aux équipes opérationnelles.

Pour résumer, nous pouvons prendre l’image d’un texte. L’information mise à disposition est l’ensemble des mots d’un texte. La mise en forme est la syntaxe indispensable pour articuler les mots et comprendre les phrases. Le story-telling est le récit qui facilite la compréhension, qui donne le sens de l’histoire commune.

🤔 Au final, qu’est-ce qu’une entreprise agile ?

Pour compléter la définition posée dans l’introduction, nous pourrions dire qu’une entreprise agile est une organisation qui est en capacité de s’adapter collectivement et rapidement aux changement et aux incertitudes car elle a rendu accessible, et a structuré de manière logique et compréhensible toute son information, toute sa connaissance, tout en donnant les clés de son interprétation commune via un processus de story-telling distribué.

L’entreprise, qu’elle soit jeune ou pas, qu’elle soit petite ou pas, doit impérativement créer les conditions de sa propre agilité via une stratégie de management de son information qui part des besoins des collaborateurs :

• 💪🏻 Encourager la transparence et la mise à disposition de l’information, via les démarches de management visuel, de démonstration ou de boards d’informations. Ces pratiques sont d’ailleurs la base des nombreuses méthodologies agiles comme Scrum où les artefacts sont essentiellement des prétextes pour mettre à disposition l’information au sein des équipes.
• ✍🏻 Présenter l’information de manière intelligible, compréhensible et exploitable par le plus grand nombre. Les formats écrits et rédigés doivent disparaître au profit de formats plus visuels comme nous le faisons dans les démarches de design thinking par exemple.
• 🗣 Raconter collectivement une histoire afin de créer et nourrir une culture commune au sein de l’organisation.

Bien entendu, toutes les méthodes “agiles” du marché (Lean Startup, Scrum, Design Thinking, etc) favorisent l’agilité tant qu’elles contribuent à construire une culture commune au sein de l’organisation. Elles le font notamment en proposant des outils dont l’accessibilité de l’information est au coeur des principes. Cependant, il ne faut jamais perdre de vue que pour ce nouveau management de l’information, l’essentiel réside dans la dimension globale et collective au niveau de l’entreprise.

La priorité est d’envisager l’information comme la représentation de l’organisation naturelle de l’entreprise et non l’organisation théorique pensée par la hiérarchie. Des initiatives localisées ne sont pas inintéressantes mais un effort de synchronisation et d’alignement doit être opéré à l’échelle de toute l’entreprise si l’organisation ne veut pas craindre une fragmentation des cultures en son sein, a fortiori en gardant la structure des silos.