Sobrevivendo à transição para trabalho remoto: um guia para startups.

10 min readApr 3, 2020

Com a situação do COVID-19, boa parte das empresas teve que executar uma mudança abrupta para trabalho remoto — e o que já não seria fácil em tempos de paz ganhou um tempero a mais: a ansiedade da quarentena. Após quase um mês de migração, muitas empresas começam a sofrer com as dificuldades de comunicação, os problemas de processos e as angústias do distanciamento natural. Pensando nisso, resolvemos deixar público o nosso guia interno de sobrevivência para a transição do formato de trabalho.

Nossa operação quando não-remota. Saudades :(

Para executar a transição na Labenu (antiga Future4), eu e meu sócio, o Lu, estudamos bastante sobre práticas de trabalho remoto, consumimos conteúdos, participamos de Q&As e mais, além de estarmos vivendo na pele e anotando percepções gerais. Nesse texto, organizamos os principais pontos a se atentar na hora de migrar completamente no contexto de coronavírus.

Compreendendo os benefícios do trabalho não-remoto

Antes de falar sobre como se adaptar ao formato remoto, é importante que destaquemos os benefícios do trabalho co-localizado. Esse exercício inicial auxilia a pensar em maneiras de emular atividades ou desenhar novas estratégias para atingir seus efeitos. Existem 3 grandes benefícios no trabalho não-remoto:

Trombadas aleatórias

Quando estamos todos no mesmo escritório, temos a oportunidade de trombadas aleatórias não-intencionais, e elas são muito importantes para construção de afinidade entre pessoas, o que leva a um ambiente mais colaborativo, mais criativo e mais psicologicamente seguro. Trombamos na hora do café, na ida ao almoço, na varanda, na pausa pro lanche — e esses momentos são muito importantes. Além disso, a comunicação fica mais fluida e acelerada.

Sinalização não-verbal

Presencialmente, temos muito mais informação disponível sobre nossos pares. Conseguimos ver se a pessoa está cansada, empolgada, tranquila ou se divertindo com algo aleatório. Mas não só isso, a sinalização pode ser o perceber que a pessoa está dando um break, sendo um convite natural para irmos lá ter um momento mais amistoso e descontraído. Da mesma forma, a sinalização não-verbal ajuda a vermos se ela está ocupada ou atolada de tarefas (o que ajuda na celeridade da comunicação, dado que podemos nos concentrar em outras coisas e esperar um momento mais oportuno).

Pressão social

A pressão social ajuda bastante: olhar para o lado e ver alguém produzindo ajuda a gente a se manter produtivo. O engraçado é que muitas pessoas só olham para esse lado e negligenciam muito o lado antagônico, e, na nossa opinião, mais importante: a pressão social ajuda também a colocar o pé no freio! Ver colegas parando para relaxar, se divertir e fazer coisas não relacionadas ao trabalho nos ajuda a pegar leve conosco também. Sem essa pressão social, dois problemas são bem comuns: (i) trabalhar mais horas que o saudável e que o usual em formato presencial (estudos comprovam); (ii) ficarmos na mesma posição, no mesmo local, por muitas horas — e isso faz muito mal pra cabeça (estudos também comprovam que ansiedade e depressão são mais comuns em times remotos).

Entendendo isso, é hora de pensar na vida remota. Como sobreviver à transição?

Tópicos importantes para sobreviver no trabalho remoto

Para lidar com trabalho remoto, é importante que deliberadamente criemos sistemas e práticas para compensar os desafios de comunicação, alinhamento e criação de clima organizacional positivo. Uma frase importante que encontramos fala sobre a importância de termos muita clareza e organização nesses sistemas e práticas: “(no trabalho remoto) flexibilidade pode se traduzir em perda total de estrutura e rotina”. Nesse tópico, gostaríamos de destacar quatro elementos importantes para a sobrevivência: (i) se comunicar de maneira efetiva; (ii) construir afinidade; (iii) cuidar da saúde mental; (iv) criar um ambiente saudável e produtivo.

#1: Se comunicar de maneira efetiva

No trabalho remoto, é muito comum haver falhas de comunicação, ou pelo menos uma redução na sua velocidade / efetividade. Algumas empresas adotam a regra de tratar a miscommunication como um padrão, e fazer o máximo para corrigi-la. Além disso, a comunicação escrita é problemática por não contar com os outros elementos de informação (expressão facial, tom de voz, postura etc). Para minimizar os danos, algumas estratégias:

Vídeo, vídeo, vídeo: criar o hábito de “vamos um zoom de 5 min?” ajuda a construir uma comunicação mais completa, além de oferecer um contato que quebra a monotonia do isolamento. Outra estratégia é manter uma rotina com o time de fazer uma daily em vídeo, que ajuda não só na comunicação e alinhamento, mas também no fortalecimento de laços. O Zoom tem apresentado vulnerabilidades recentes, fique atento conferindo esse nosso texto aqui.
Dê emoção à escrita: ok, algumas coisas precisam ser escritas e isso envolve o risco de má interpretação. É importante compreender que, na comunicação escrita, um tom positivo é lido como neutro e um tom neutro é lido como negativo. Nesse downgrade do tom escrito, é importante que compensemos com para dar mais reforço à emoção da mensagem que queremos passar — emojis, gifs e termos explícitos (“estou muito feliz!”) ajudam a minimizar qualquer mal entendimento.
Reporte-se frequentemente: como as distâncias entre pessoas e tempos de resposta podem aumentar, cultivar rotinas de report frequente minimiza falhas de comunicação. Sinalizar que está focado, que está almoçando, que está em uma pausa, que realizou alguma atividade passa a ser peça-chave na comunicação — e isso precisa ser dosado para não virar flood, o que exige canais, formatos e ferramentas específicas (exemplo: canais do slack para temas específicos, status do slack para sinalizar atividades e to-dos compartilhados para acompanhar tarefas). Aqui, o ideal é pecar pelo excesso.
Navegando pelo antagonismo síncrono vs assíncrono: às vezes será importante uma discussão ao vivo e rápida (comunicação síncrona), que permite que decisões sejam tomadas e coisas sejam aceleradas; em outros momentos, um time remoto se beneficia mais de materiais escritos e bem documentados para serem trabalhados em momentos diferentes (comunicação assíncrona). Uma boa prática é tratar o assíncrono como padrão, e somente ir para o síncrono para coisas que precisam muito desse momento live (como itens que estão bloqueando processos ou tópicos urgentes). Isso não significa não utilizar vídeos e conversas ao vivo, hein? Só significa que a documentação e registro importam muito — comunicação escrita torna a distribuição da informação mais clara e confiável (e menos reuniões = mais felicidade).

#2: Construir afinidade

Como falamos mais acima, a construção de afinidade ajuda muito a amplificar a colaboração, a criatividade e um clima organizacional saudável. Algumas dicas que levantamos sobre como estimular essa construção de afinidade com times remotos:

Ter one on ones mais longas: esse é um espaço psicologicamente seguro, e tornar esse momento um pouco mais longo ajuda a ter discussões pessoais mais profundas, facilitando a construção de bons relacionamentos. O oposto é verdadeiro: um jeito rápido de perder a confiança de um time é negligenciar as one on ones.
Ter momentos deliberados de small talk: adicionar na rotina diária um ou dois momentos de small talk, em vídeo, ajuda a dar uma ventilada nas tensões e desfoca um pouco o cérebro, ajudando a reorganizá-lo / reenergizá-lo. Ter uma daily mais divertida ou temática é algo excelente para essa construção de afinidade também. Exemplo: um dos melhores momentos que tivemos remotamente foi ao pedir para cada membro do time trazer, na daily, um quadro/foto/imagem que tivesse em casa e que causasse uma sensação de bem-estar. Foi algo super especial que criou muita conexão entre todos.
Entretenimento coletivo: jogos juntos, atividades lúdicas coletivas, brincadeiras, social questions (ex: qual melhor livro que você leu na última semana?) e threads de postagens divertidas (ex: poste aqui o último meme salvo na sua galeria) ajudam a construir um senso de coletividade e promover aproximações informais. Uma outra estratégia é aproveitar para criar mais canais de slack — como canais para atividades físicas coletivas ou canais de gratidão diária.
Random calls: para suprir os encontros aleatórios, ou os almoços entre times/departamentos, as random calls podem ajudar a criar colisões positivas para a construção de afinidade. Random calls + social questions são um combo bem poderoso para isso.

Nessa daily, fizemos uma competição de plano de fundo do Zoom. Boas referências para plano de fundo aqui.

#3: Cuidar da saúde mental

No formato remoto, perdemos naturalmente o contato corriqueiro com as pessoas, e podemos nos sentir mais isolados. Com a situação do Coronavirus, isso piora porque não é só sobre trabalhar remoto, mas sobre não poder sair à noite, não ir para a rua no final de semana e ter atividades físicas reduzidas (inclusive o caminhar do dia-a-dia). Esse ficar em casa também leva a ficarmos muito no mesmo lugar/cômodo — o que não acontece no escritório, pois saímos para outros locais de reunião, de conversa e de almoço. Além disso, o fato de não termos nosso time por perto faz com que qualquer ausência no Slack nos cause uma angústia por algo estar prestes a estourar sem sabermos, fazendo com que fiquemos grudados nele até no almoço, com um senso de urgência muito destrutivo. Tudo isso aumenta demais a ansiedade e, com barreiras naturais do remoto à comunicação, as coisas podem piorar bastante. Alguns pontos que ajudam nesse sentido:

Ter momentos de brainbreak: desenhar deliberadamente pausas no seu dia e se policiar para implementá-las. A ideia é emular as pausas do cérebro que ocorrem quando alguém que nos chama para alguma coisa, quando vamos ao banheiro e paramos para falar de alguma coisa aleatória com alguém, quando observamos alguma coisa no escritório e damos risada etc. Uma outra estratégia é fazer uma ou outra atividade em cômodos diferentes para quebrar a angústia da monotonia. Tente buscar coisas que te desliguem mesmo: jogar algum joguinho, fazer uma call com algum amigo, arrumar a casa etc. Jogos no celular acompanhados de um Zoom com um time pode ser uma excelente saída. Algumas indicações: Brawl Stars; Bomb Squad, Battle Bay, StopotS (adedanha), Gartic (Imagem e Ação), Perfil online.
Ter momentos de eyebreak: como todas as atividades foram substituídas por atividades em que estamos olhando para uma tela, seu olho está possivelmente sendo muito agredido. Um exercício importante é, pelo menos uma vez a cada hora do seu dia, olhar para o horizonte/distante. Isso faz com que seu olho mude o foco e dê uma relaxada — isso minimiza problemas futuros de vista e dores de cabeça. Se desligar por tempos maiores das telas quando fora do trabalho ajuda também. Nesse desligar, uma coisa importante é fazer exercícios físicos! Ajuda no brainbreak, no eyebreak e libera muita energia, diminuindo a ansiedade.
Check-ins emocionais: é importante termos atividades de healthcheck entre o time mais frequentes que o habitual — idealmente em uma rotina diária. Algumas empresas têm adotado uma rotina de, no começo do dia (ou no final), todo mundo escrever o que está sentindo — como uma “thread de check-in”. Isso ajuda a acalmar os ânimos ao observar que todos estão passando pelas mesmas ansiedades que você, também ajuda a sinalizar a necessidade de um ombro amigo.
Trabalhe na autocompaixão: é ok estar ansioso, é ok não estar conseguindo focar, é ok passar por tudo isso. É uma transição enorme e não é fácil a adaptação (às vezes, ela nem acontece 100%). Se cobrar demais nesse momento é muito ruim e só piora as ansiedades. Às vezes vão ter momentos mais improdutivos mesmo, e é importante essa autoaceitação. Combater isso pode levar a uma angústia paralisante ou a um comportamento workaholic péssimo para a saúde mental. Acostume-se a falar “tá ok” para você mesmo. E isso vai passar. :)

#4: Criando um ambiente saudável e produtivo

Por fim, muitas pessoas destacam que o trabalho remoto as faz mais improdutivas. Sem a pressão social, produzimos menos por falta de organização ou por o ambiente pessoal e o profissional se misturarem demais. Somado a isso, muitas vezes o nosso ambiente não é tão propício, com outras pessoas e atividades acontecendo, o que também atrapalha no trabalho. Lembrando sempre que flexibilidade somada a trabalho remoto é uma combinação forte para perda de estrutura e rotina. Algumas estratégias:

Tenha a mesma rotina do presencial: pode parecer esquisito, mas, para muita gente, continuar tendo uma rotina de tomar banho e colocar a roupa do trabalho ajuda a “virar a chave” na nossa cabeça para um contexto de trabalho.
Ter um espaço separado para o trabalho: se você tiver esse privilégio, tente manter um local fixo emulando o seu local de trabalho. Tente fazer um setup legal, deixando ele organizado e bem decorado (plantinhas ajudam!). Quando fora do contexto do trabalho, se desligue desse espaço também, pois isso ajuda a criar um senso de separação. Você não precisa ficar as 8h do dia ali no mesmo local (já falamos da angústia da monotonia acima), mas ter um espaço fixo separado do seu contexto residencial ajuda a “virar a chave” na cabeça.
Ter e compartilhar to-dos: utilizar to-dos é algo sempre positivo para quem tem dificuldade de organizar todas suas tarefas, mas você pode ir além e compartilhar essa sua to-do do dia com as pessoas. Uma thread de to-do pode ajudar a criar a pressão social que existe no escritório (pressão social pode ser positiva quando não em exagero, hein?), e ajuda a ter mais “contabilidade” das coisas.
Gerenciar e respeitar a vida familiar: esse é um grande desafio, pois lidar com crianças em casa não é trivial. Ter uma vida familiar ativa durante o dia ajuda bastante na saúde mental. Em paralelo, é importante sinalizar limites para conseguir focar. Sabemos que não é fácil quando as distrações envolvem crianças, e por isso levantamos uma montanha de boas práticas para lidar com filhos em casa aqui.

Referências úteis que ajudaram a construir os 4 pontos acima

Finalizando: a prática

A implementação dessas diversas estratégias depende muito da cultura de cada time. O mais importante é atentar-se aos efeitos do trabalho não-remoto e pensar em como emular com esforços deliberados no trabalho remoto. Na Labenu, o que fizemos foi, após o guia acima, elencar as 4 frentes de ação e deixar um campo de sugestão para realizarmos no nosso dia-a-dia. Esse pode ser um bom começo (e é sempre bom que as lideranças da empresa também estejam atentas e provocando para que as atividades aconteçam).

É isso, gente! Esperamos que esse texto ajude na migração para uma operação remota. Qualquer coisa, é só mandar uma mensagem para a gente nas nossas redes sociais: Facebook e Instagram.

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Até mais, pessoal!

Artur Vilas Boas, co-fundador e head of education.