Aplicando o primeiro workshop presencial com time de Design do Sienge
CONSTRUX — Construindo experiências no Sienge
Esse foi o nome escolhido para dar peso ao nosso primeiro evento presencial. Foi um momento marcante para todos do time e para os clientes do segmento da construção civil.
Aplicar um workshop é muito mais do que notas adesivas e canetas coloridas. Para se tornar eficiente, é preciso um objetivo muito claro, principalmente quando se busca entender usuários para levantar uma série de evoluções para o roadmap de um produto. Um workshop precisa ser útil e confrontar questões avançadas com pessoas de diferentes disciplinas, níveis de conhecimento e processos distintos dentro de uma mesma jornada.
Nessa perspectiva, o time de product design recorreu a duas tardes imersivas, durante o Construsummit 2022, construindo soluções a partir das metodologias de design e produto onde a cocriação trouxe conhecimento para os participantes sobre processos de design para elaboração de soluções.
O EVENTO
O Construsummit é um dos maiores eventos de gestão e tecnologia do mercado da construção. Onde a proposta é promover a troca de conhecimento sobre tendências e trazer o cliente para perto do hub de inovação Sienge.
A proposta inicial foi que dentro dos dias de realização do evento, fosse promovido um hackaton com os participantes. Porém, observamos que o perfil do evento e convidados não seria assertivo o momento. Com isso, reorganizamos a proposta, fazendo com que os resultados construídos se tornassem soluções factíveis e de valor para o Sienge utilizando métodos e técnicas de design.
A ORGANIZAÇÃO
Para o workshop do ConstrUX, que foram 2 tardes imersivas dentro do Construsummit, tivemos uma força-tarefa, e apenas 20 dias para organizar a preparação da proposta. Nosso modelo de equipe é anywhere, ou seja, estamos espalhados por todo o Brasil. Isso impacta necessariamente em questão de deslocamento e preparo para o time. O evento aconteceu na sede da Softplan, então além da organização da imersão tivemos ainda o preparo para deslocamento, mapeamento de perfil de convidados, estrutura da facilitação e didática da oficina.
O Construsummit teve um formato híbrido criando uma experiência dinâmica e interativa com intuito de impulsionar a visão sobre tecnologia, mercado e indústria. Foram dois dias de muito conhecimento, debate e interação sobre inovação na construção com os principais experts da área.
Durante o evento, a programação contemplou toda a cadeia da construção civil. Do pré-obra ao pós-obra. Foram realizadas palestras, trilhas de conhecimento, feiras, plenárias, entrevistas, exposições, espaços de experiência 3D e realidade aumentada. Separamos um tema muito importante dentro da jornada alvo do workshop.
Olhando para engenharia, um módulo base de Empresas de Construção e que ainda temos poucas inovações, tomamos a decisão de trabalhar com Contratos e medições.
MOTIVADORES
A motivação do tema ao qual definimos, foi devido a alta demanda de corretivas e a construção do novo time de Contratos e Medições, onde a estratégia vigente na imersão foi trabalharmos em problemas e definirmos soluções junto aos usuários onde as respostas coletadas servissem de planejamento das primeiras atividades para o novo time.
Junto disso, tivemos contato com canais de vendas que foram essenciais para nos dar uma visão técnica e de negócio sobre os desafios do módulo. Houve também um alinhamento entre stakeholders internos e externos sobre a imersão proposta.
Outros pontos de apoio foram identificar aberturas de chamado sobre o tema e analisar itens do backlog para entender se estávamos mapeando a problemática certa. Para facilitar essa organização levamos em consideração três etapas simples para projetar workshops poderosos aplicados no guia The Workshop Survival Guide de Rob Fitzpatrick e Devin Hunt.
LEVANTANDO PERFIL DO PÚBLICO DA IMERSÃO
A ETAPA UM
Sabíamos quem estava no Construsummit e quem era o público do tema de contratos e medições, mas por estarmos dentro de um evento levamos em consideração alguns questionamentos importantes, até mesmo porque o público do evento é voltado para stakeholders e gestão.
Quem é o perfil usuário dessa jornada? Foram escolhidos engenheiros e profissionais que atuavam com contratos e medição de obra.
Quão experientes eles são com os tópicos? Os clientes convidados foram empresas de grande e médio porte, com maturidade em processos de medição e conhecimento no módulo de orçamento, engenharia e contrato no Sienge.
Por que eles se incomodariam em aparecer? Estávamos com convites feitos de certa forma fora do prazo de planejamento pessoal de participante, levantamos a expectativa trazendo pontos importantes para a participação de cada um deles: Reconhecer que são referência de mercado, dar abertura para indicar melhorias diretamente para o time de produto, serem os primeiros a realizar testes em primeira mão antes do desenvolvimento e criar abertura para pilotar entregas. Além da imersão em técnicas para resolução de problemas e criação de soluções.
Quais são suas preocupações e objeções? Deslocamento, perder palestras, não ser relevante o tema para ele, ou ser um evento ruim. Como não concorrer com o evento.
Como não concorrer com o evento? O Preocupados em não concorrer com as plenárias e palestras, criamos convites VIPS que foram distribuídos para as empresas que já tinham realizado aquisição do ingresso e que estavam próximas a Softplan, para que pudessem trazer o usuário do tema que iremos atuar.
Assim, a proposta foi ter o usuário operacional em duas tardes construindo com o time de product design do Sienge, sem que a empresa perdesse a participação no Construsummit. Conseguimos repartir o público sem concorrência. E ainda assim, os participantes do ConstrUX puderam aproveitar toda a parte da manhã do evento, assim como coffees, refeições e happy hours disponibilizados para os participantes presenciais do Construsummit.
Para captarmos esses usuários operacionais, tivemos a colaboração da equipe de Costumer Success (CS), apoio dos canais de venda e auxílio dos Product Managers (PMs) na jornada de engenharia que tinham um contato próximo com esses usuários.
COMO PASSAR A MENSAGEM DA FORMA CORRETAR E COLETAR RESULTADOS DE APRENDIZAGEM EM DESIGN
A ETAPA DOIS
Se tentarmos dizer tudo de uma única vez, o público pode não ouvir nada. O ponto de partida de cada workshop deve ser esclarecer os resultados ou mensagens da aprendizagem, precisamos mostrar onde estamos, o porquê estamos ali e aonde vamos chegar.
Olhando o escopo do Construsummit e o nosso desafio em levantar pontos de melhoria para o novo time, percebemos que várias informações precisavam ser transmitidas durante a sessão. Escolhemos uma mensagem central (mensagem Lead) e agregamos as demais a ela como um suporte. Essa é uma técnica conhecida como comunicação de cima para baixo ou Top down communication, uma habilidade chave de consultoria de gestão.
As empresas de consultoria MBB (McKinsey, BCG, Bain) ensinam habilidades de comunicação de cima para baixo em seus programas obrigatórios de integração para novos consultores.
A mensagem central foi: Estamos fazendo uma imersão sobre nossa metodologia de design e como aplicamos métodos para solucionarmos desafios ao construir produtos.
As mensagens de suporte atreladas a central, são aquelas intrínsecas ao desafio que iriam servir de coleta de dados e insumos para o Sienge, criando um ambiente coletivo de interação a aprendizagem, ou seja, os participantes forneceriam dados de uma maneira receptiva, pois estávamos fornecendo algo em troca: o conhecimento em design. Nessa lista temos, as dinâmicas, as pautas, os diálogos e as apresentações.
VARIAÇÕES DOS FORMATOS DE MENSAGEM DURANTE AS SESSÕES
A ETAPA TRÊS
Existem quatro formatos principais que podemos usar em um workshop e cada um tem seus prós e contras. Variá-los, usando formatos diferentes para cada mensagem de apoio, por exemplo, permite que você gerencie a energia da sala e mantenha as pessoas envolvidas, estudos dizem que é indicado realizar uma variação a cada 20 minutos. Os formatos são:
Apresentação: Esta é a técnica clássica de palestra, embora drene a energia da sala. Porém, é a parte importante para dar contexto e transmitir a mensagem e ensinar o que foi proposto. Dentro desse formato procuramos variar a apresentação clássica entre um trio, para dar dinamismo e o foco ir variando entre os facilitadores, que possuem nuances de apresentação diferente calibrando a energia.
Discussões em grupo: Escolhemos um tópico específico para discutir em grupo. Alternadamente, dividimos a sala em grupos menores de três ou quatro pessoas — um ponto importante é deixá-los encontrar um grupo. A discussão sempre aumenta a energia na sala. Fizemos essa variação complementar a etapa de exercícios para realizar uma sinergia de troca e argumentação.
Fases como apresentação de jornadas, sintetização de dores e dificuldades foram pontos ávidos de discussão. Cada discussão em grupo alimenta a inteligência coletiva da equipe, cria confiança, ajuda as pessoas a aprenderem o estilo de trabalho e processos aplicados umas das outras. Uma boa atividade em grupo deixa os participantes animados porque estão empolgadas com o problema e as pessoas com quem trabalham.
Exercícios ‘Experimente agora’: Nesse momento permita que os participantes pratiquem técnicas ou reflitam ativamente sobre um conjunto de perguntas através de atividades. Uma boa estrutura para executar a atividade, acontece através de frameworks. Recorremos a um conjunto de frameworks para as atividades em grupo, ajustando-as liberalmente para se adequarem ao propósito e circunstância do evento. Dividimos em quatro tipos de atividades: Instigar, fragmentar, compor e engajar.
Variações dos formatos de mensagem durante as sessões
A ETAPA TRÊS
Existem quatro formatos principais que podemos usar em um workshop e cada um tem seus prós e contras. Variá-los, usando formatos diferentes para cada mensagem de apoio, por exemplo, permite que você gerencie a energia da sala e mantenha as pessoas envolvidas, estudos dizem que é indicado realizar uma variação a cada 20 minutos. Os formatos são:
Apresentação: Esta é a técnica clássica de palestra, embora drene a energia da sala. Porém, é a parte importante para dar contexto e transmitir a mensagem e ensinar o que foi proposto. Dentro desse formato procuramos variar a apresentação clássica entre um trio, para dar dinamismo e o foco ir variando entre os facilitadores, que possuem nuances de apresentação diferente calibrando a energia.
Discussões em grupo: Escolhemos um tópico específico para discutir em grupo. Alternadamente, dividimos a sala em grupos menores de três ou quatro pessoas — um ponto importante é deixá-los encontrar um grupo. A discussão sempre aumenta a energia na sala. Fizemos essa variação complementar a etapa de exercícios para realizar uma sinergia de troca e argumentação.
Fases como apresentação de jornadas, sintetização de dores e dificuldades foram pontos ávidos de discussão. Cada discussão em grupo alimenta a inteligência coletiva da equipe, cria confiança, ajuda as pessoas a aprenderem o estilo de trabalho e processos aplicados umas das outras. Uma boa atividade em grupo deixa os participantes animados porque estão empolgadas com o problema e as pessoas com quem trabalham.
Exercícios ‘Experimente agora’: Nesse momento permita que os participantes pratiquem técnicas ou reflitam ativamente sobre um conjunto de perguntas através de atividades. Uma boa estrutura para executar a atividade, acontece através de frameworks. Recorremos a um conjunto de frameworks para as atividades em grupo, ajustando-as liberalmente para se adequarem ao propósito e circunstância do evento. Dividimos em quatro tipos de atividades: Instigar, fragmentar, compor e engajar.
INSTIGAR
Para instigar demos às pessoas um problema para pensar. Aproveitamos o tempo para desafiar os participantes de uma maneira não restritiva a ponto de impedi-los de arriscar respostas. Trabalhamos de forma lúdica a construção de uma simples pergunta aberta para saber seu posicionamento sobre o Sienge. Usamos um cenário de cartas amor e término em que os participantes precisavam construir informações ou inspiração para fornecer respostas significativas dentro de um ambiente confortável. Dessa maneira criamos uma reciprocidade para levantar dores e problemas que fosse bem recebido pela equipe que trabalhará em cima dessas questões.
FRAGMENTAR
Para fragmentar, transformamos informações em construções menores tornando os dados mais fáceis de gerenciar. A fragmentação dessas informações foi um passo no caminho para o objetivo do workshop criando os blocos de construção para discussões mais profundas. Separamos atividades Post-its (escrever comando, cenários, jornadas), mesas redondas (discutir ideias, validar, entrevistar) e ferramentas universais (crazy 8’s, desenhar fluxogramas e telas) para que os participantes pudessem manipular cada item para revelar diferentes relacionamentos e conexões dentro do tema abordado.
COMPOSIÇÃO
Na composição juntamos todos os blocos construídos e combinamos pedaços ou elementos formando respostas mais complexas ao instigar. A composição acontece através de debates em grupos abertos criando vínculos de informações e coincidências entre os grupos. É uma fase quando os participantes estão curiosos sobre como os outros pensam, como modelam e aplicam seus processos. Grupos fechados já colocam suas construções em pauta dentro dos grupos pré-definidos, criando argumentos e acordos identificando forças de trabalhando em comum a favor e contra um objetivo desejado. Podemos unificar esses acordos através de esboços embasados nos elementos universais.
Para encerrar essa etapa, sempre convidamos voluntariamente uma pessoa para se levantar e compartilhar o que aprendeu — é uma ótima maneira de fazer as pessoas se concentrarem novamente e compartilharem esse conhecimento. Os exercícios podem ser silenciosos ou barulhentos, mas todos tendem a aumentar a energia na sala com trocas entre os grupos abertos.
ENGAJAMENTO
O engajamento vem para dar forças a composição. Uma composição não se sustenta sozinha. Fazer avaliações e escolhas sobre as criações — por mais desconfortável que seja — coloca as ideias no contexto do projeto. Nesta parte do ConstrUX, buscamos incentivar os participantes a se envolverem com o trabalho dos outros. Aqui utilizamos métodos que pediram a eles para nos ajudar a entender o que é importante. É uma forma de que eles revelem sua perspectiva e criem uma priorização mais responsável, afinal se tudo é importante, nada é importante. Utilizamos votação por pontos, através de adesivos e olha, as pessoas adoram adesivos. Pedimos que elas os colocassem nos blocos ou grupos que consideraram mais importantes durante as etapas de validação. Trabalhamos também incentivando a crítica construtiva através de feedbacks, que pode exigir educar os participantes sobre como fazê-lo de forma eficaz. Dito isso, essas discussões tendem a abrir os olhos e definir o tom certo para avaliar as criações através de outros pontos de vista. Ao contrário da votação por pontos, a crítica é mais poderosa quando os participantes têm a chance de revisar seutrabalho. Fizemos essa junção com as etapas de teste após a criação de elementos visuais, assimilando ao trabalho de um teste de usuários.
Perguntas e Respostas: Os participantes fazem perguntas ao facilitador, que podem ser úteis ou não, dependendo de quem as faz. Quando as perguntas se esgotarem, você sempre pode fazer suas próprias perguntas ao público: ‘Quem ouviu algo interessante em seu grupo?’ por exemplo. Perguntas e respostas tendem a reduzir os níveis de energia, mas são ótimas para preencher o tempo extra.
Feedback dos participantes
O QUE COLETAMOS
Coletar os feedbacks após o evento é uma etapa tão importante quanto coletar as próprias informações. Ela vem como um regulador do que foi executado e abre espaço para entender melhor a visão da empresas perante nosso sistema e organização.
Recebemos 5 empresas durante o evento: Scire, Cury, LBX, Brasil ao Cubo e GND com participantes presenciais e contamos com a participação da Prevision como ouvinte, a fim de aprender com a UNIC como aplicar técnicas e como o time de Product Design se organiza para workshops de Discovery colaborativos.
Alguns pontos importantes entre os feedbacks coletados:
· Aproximação da Softplan e do Sienge
· Construção de networking
· Relevância do tema
· Framework.
REFLEXÕES APÓS CONSTRUX
O QUE APRENDEMOS
As oficinas de Design são ferramentas de aprendizagem para o futuro, trouxeram noções importantes sobre macro pontos dentro do tema de medição e contratos que serão guias para o desenho de uma nova solução e sendo assim podemos mapear seu desenvolvimento para 2023. Ao gerar melhorias para esse tema, também buscamos levar essa entrega para o Construsummit 2023 como uma construção custommer centric, onde no evento passado os clientes presentes ajudaram a chegar na solução ideal.
Os pontos levantados também revelam a necessidade de sinergia entre times da mesma jornada criando uma retroalimentação de informações por dores pendentes que poderão gerar um novo patamar de controle e monitoramento de obra. As fases de pré-obra, obra e pós-obra precisam estar alinhadas para gerar um olhar estratégico para planejado, realizado e medido. Precisamos nos preocupar com medição em tempo real, mobilidade no canteiro para criar um status de cumprimento de tarefas e avanço físico, de custos planejados e apropriados e assim um acompanhamento de contratos formalizados e mensurados.
O time também gerou reflexões próprias sobre o modelo de aplicação e engajamento. É inegável que estar presencialmente com usuários participantes eleva o nível de energia durante os workshops, mas a realidade e os custos de locomoção de ambos os lados querem um planejamento. Desse encontro duas lições foram tiradas:
O tempo online juntos é valioso, mas as ferramentas (Zoom, Teams, etc) são terríveis. Sobre a perspectiva de usuário, eles confundem o sentido técnico de estar junto (todos aqueles rostos olhando de pequenos retângulos, observando você) com o sentido social de estar junto (ao lado de uma pessoa, ao redor de uma mesa ou de frente para um quadro branco). O tempo online deve ser planejado para minimizar o estresse e maximizar o valor social. Além da competitividade da atenção com os participantes, onde me tela acabamos competindo com atividades simultâneas.
Também seria efetivo juntar as duas tardes em uma única data para que os participantes não saiam do evento. É comum uma perda de 30% dos participantes quando dividimos o workshop. As dinâmicas devem ser mais lúdicas para aumentar o engajamento e a estratégia de subdivisão de grupos em salas menores é importante para aprimorar o debate. Importante deixar claro no planejamento dos workshops que ocorrerem virtualmente: O objetivo: O resultado desejado de uma sessão de grupo, A estrutura: As regras de como as pessoas vão participar, As perguntas: As ferramentas que você usa para elaborar as contribuições dos participantes. Dessa forma conseguimos colher mais informações em um ambiente mais engajado e intimista com nossos participantes.
Matéria: Gabriela Dantas
Revisão: Fellipe Pacheco e Maria Luiza ViegasImagens: Todos os direitos reservados a Softplan.
Obrigada a todo time do Sienge pelo apoio.
Softplan, Transformando a Indústria da Construção
