La fórmula de la productividad personal

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Cuando uno se sumerge en el ámbito laboral va quedando cubierto, quiera o no, bajo la mirada, individual o colectiva, de lo que podríamos denominar ser productivo.

Esta mirada puede ser directa o indirecta, explícita o implícita:

Es directa cuando el ojo de la productividad está puesto sobre nosotros de forma individual.
Es indirecta cuando el ojo de la productividad está puesto sobre un equipo al cual pertenecemos.
Es explícita cuando el ojo de la productividad está formalizado en términos de objetivos y métricas por cumplir.
Es implícito cuando el ojo de la productividad está vigente pero sin necesidad de evidencias.

Sea como fuere, la paranoia de ser productivos nos recibe y nos comienza a demandar permanentemente.

Una concepción común de la productividad la define como el poder obtener de forma incremental e incesante, más y más resultados.

De la anterior concepción del término es interesante lo referido a lograr resultados pero no es tan interesante lo referido a hacerlo sin tropiezos (incremental, incesante, mas y mas!). El superarse es bueno pero la obsesión de hacerlo sin pausas puede ser muy estresante.

Yo prefiero ver la productividad de una forma más simple y, si se quiere, sana como la capacidad de alcanzar logros, independientemente de que cantidad.

Estando de acuerdo que para ser productivos necesito resultados doy cuenta que necesito configurar un motor interno para que dichos resultados lleguen. Deberemos configurar una fórmula interna que nos permita, con estrategia, tomar tareas, finalizarlas y manteniendo un ritmo sostenible de trabajo. En definitiva, necesitamos una fórmula de la productividad personal.

Vayamos entonces por descubrir cómo podría ser esa fórmula:

Hacer!

La ansiedad por producir nos lleva a ponernos enseguida manos a la obra. Nuestra máquina de hacer va en busca de todas las tareas posibles y se apasiona por obtener resultados.

Avanzamos pero las primeras sensaciones de “que sencillo es ser productivo” comienzan a diluirse con la aparición de las primeras dudas u obstáculos:

Por cada tarea ¿que sería exactamente lo que se necesita hacer?
Por cada tarea ¿que se espera como resultado final?
Por cada tarea ¿quien lo solicitó?
Por cada tarea ¿cual es su impacto o beneficio?
Por cada tarea ¿qué prioridad tiene?
Por cada tarea ¿que recursos se necesitan o hay que conseguir?

La fórmula Productividad = Hacer es a corto plazo dado que al poco tiempo de comenzar nos damos cuenta que no todo lo que flota por ahí es una tarea clara, detallada, específica.

Sufrimos problemas por no tener conocimiento de aspectos fundamentales de cada tarea y esto hace que debamos detenernos continuamente a recopilar esa información para luego avanzar.

Esta fórmula entonces está incompleta. Necesitamos algo que nos filtre y organice los pendientes…

Recolectar!

Luego de la ansiedad de hacer, comenzamos a darnos cuenta que no podemos ejecutar todo lo que llega a nuestras manos. Podemos toparnos con ideas vagas, objetivos muy grandes, actividades de alto nivel, basura que hay que desechar, entre otros.

Nuestro motor de productividad necesita de otro elemento que permita, de forma preliminar, recolectar los pendientes y filtrarlos de manera de preparar toda la información que luego necesitaremos.

Mediante la recolección podremos disponer al finalizar de un listado ordenado de tareas con toda la información necesaria para realizarlas.

Esta fórmula de Productividad = Recolectar + Hacer pareciera ser mucho mejor por contemplar un filtro previo que permite organizar lo que podemos tomar. No obstante, persisten ciertos interrogantes abiertos:

De todas las tareas disponibles ¿cual seleccionamos?
¿En que momentos conviene hacer cada tarea?
¿Que compromisos podemos asumir?

Una vez más, esta fórmula está incompleta. Ahora necesitamos algo que nos marque un ritmo para saber hacer en cada momento…

Planificar!

Con las tareas procesadas y listas para ejecutarse nos damos cuenta que éstas pueden ser infinitas pero el tiempo para hacerlas es finito con lo cual se necesita un espacio de pensamiento que permita aportar a nuestra fórmula algo referido al plano estratégico que nos ayude a decidir.

El elemento que necesita esta fórmula de productividad personal es la capacidad de planificar. Necesitamos estrategias que permitan aprovechar el limitado tiempo disponible que solemos tener las personas para trazar el próximo paso a partir del valor, la prioridad y demás detalles que cada tarea encierra.

Incluir la posibilidad de planificar en la fórmula era lo que nos faltaba. La productividad personal se consolida a partir de que tenemos un elemento que recolecta las tareas dejándolas listas para que otro elemento las resuelva en el momento que el elemento planificador lo decida.

Con la convicción de que nuestra fórmula puede funcionar podemos avanzar sin temores tras nuestros objetivos… bueno…aunque todavía una última pregunta nos queda por responder:

Todo parece bien pero con este andar el ritmo de trabajo se hace muy intenso
¿cuando podemos descansar?

Descansar!

Por más sistema de productividad personal que tengamos es imposible trabajar ininterrumpidamente.

Las personas no somos máquinas con lo cual mucho más que ellas necesitamos incluir opciones de descanso en nuestro trabajo diario.

La fórmula de productividad personal tiene que considerar nuestro descanso físico y mental como parte de su definición. En algún momento, debemos apagar las luces.

La fórmula

Considerando los operandos anteriores teníamos entonces:

Reflexionando sobre cada operando damos cuenta que no todos tienen el mismo impacto con lo cual podemos repensarlos y arribar a esta nueva propuesta:

El fundamento de nuestro trabajo diario estará dado por la implementación alternada de la recolección primera de tareas y la posterior realización de las mismas.

Además necesitamos de tiempo para realizar una buena planificación estratégica la cual puede incrementar exponencialmente el valor de los resultados, de ahí entonces su intervención multiplicadora.

Finalmente, somos conscientes que nunca seremos máquinas y que en algún momento activaremos nuestro modo de reposo (DESCANSAR = 1) para recargar las fuerzas necesarias que nos permitan, luego del break, recomenzar el ciclo.

Casualmente estoy ingresando en éste último modo con lo cual me despido. Saludos!

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