Las 3 claves para aprovechar un tablero de trabajo

by Gastón Guillerón

El tablero de trabajo es un término muy difundido en ámbitos y contextos laborales.

Los tableros de trabajo son utilizados como radiadores de información y pueden implementarse en una diversidad de formas, tanto digitales como físicas.

Vamos a proponer una definición simple para tomar de referencia:

Un tablero de trabajo es una herramienta que visualmente le permite a una persona o equipo gestionar el flujo de su trabajo.

Un tablero de trabajo suele estar compuesto de dos elementos esenciales.

  • Las bandas, las cuales representan el ciclo o etapas que el trabajo sigue.
  • Los ítems de trabajo, los cuales representan la unidad de trabajo que se gestiona. Suelen graficarse como tarjetas o fichas.

Este es un ejemplo de tablero de trabajo, físico:

Este es otro ejemplo de tablero de trabajo, digital:

Aunque muy sencillo de entenderlos, muchas veces su uso genera experiencias frustrantes debido a los inconvenientes que pueden sucederse si no se respetan las 3 claves para aprovechar un tablero de trabajo.

1) El diseño del tablero debe ser representativo del trabajo

Disponer de un tablero de trabajo no es solamente crear bandas arbitrariamente y comenzar a agregar fichas o tarjetas.

Debemos tener cuidado porque así como es muy fácil iniciarse, también muy fácil es comenzar a quedarnos sin respuestas.

¿Las bandas representan la realidad de como fluye el trabajo?
¿La granularidad de los ítems es la correcta?
¿Es lo mismo que cada ítem represente una tarea o debería ser algo más general, como un objetivo?
¿Cualquier ítem se puede tomar para resolver o hay prioridades? ¿Cuáles son?
¿Quiénes son los responsables de cada ítem?
¿Cuál es el alcance de cada ítem? ¿Cuándo se sabe que está finalizado el mismo?
¿Es necesario localizar rápidamente ítems?¿cuando? ¿hay que clasificar los ítems de alguna forma?
¿Los ítems tienen fechas de vencimiento? ¿Cómo las identificamos?
¿Usaremos algún software para el tablero o lo representamos de forma física?

Preguntas como estas no hacen más que poner de manifiesto la importancia y complejidad que tiene diseñar un tablero de trabajo representativo que se enfoque en delinear las respuestas que apliquen según el caso.

2) Debemos disponer de un plan de uso acorde

Supongamos que ya tenemos nuestro tablero, diseñado como corresponde y listo para ser utilizado. Ésta novedad nos lleva por unos días a estar revisándolo, actualizándolo, viendo que mejorarle, en definitiva a usarlo todo el tiempo y según como nos imaginamos.

Pero sucede que este ideal dura poco y con el correr del tiempo las cosas se empiezan a complicar:

Aparecen ítems que no están ubicados donde corresponde.
Aparecen ítems que solo tienen título y ninguna descripción.
Aparecen ítems sin responsables asignados.
El tablero completo se comienza a desactualizar porque no se mantiene.

El punto aquí es muy sencillo: el equipo no definió de qué forma planea usar ese tablero. Al no haber un plan, el uso se impulsa sin una estrategia clara y al tiempo se genera un desorden que confisca la herramienta al olvido.

Un plan de uso es la guía factible y sostenible que le indica al equipo, entre otras cosas, en que momento puede consultar el tablero, en que momento agregar, modificar, eliminar o mover ítems, en que momento se agregan los detalles y quienes son los responsables en cada caso.

3) Repensar periódicamente los puntos 1) y 2)

Un diseño y un plan de uso pueden ser los correctos en un determinado momento y dejar de serlo en otro. Dos ejemplos:

  • Como los ítems de trabajo representan tareas, se hace tedioso el mantenimiento diario del tablero. Es recomendable cambiar la granularidad del tablero para que cada ítem represente algo de mas alto nivel, como por ejemplo, un objetivo.
  • Los días viernes se hace complicado revisar el estado completo del tablero porque el equipo llega cansado por la semana de trabajo. Es recomendable cambiar el plan de uso para considerar una revisión gradual y por día.

Obviamente estas incomodidades comienzan a aparecer con el uso y son naturales. El traspié se da cuando no se les presta atención y se deja pasar el momento de repensar las mejoras con lo cual se termina trabajando con tableros que ya no son tan útiles como lo eran en los inicios.

Si no se apuesta a una revisión periódica del diseño y plan de uso de un tablero, uno puede caer preso de la inercia de usar algo por conocido pero cada vez menos efectivo.

En conclusión, los tableros de trabajo son herramientas muy sencillas de comenzar a aplicar y de gran utilidad si se los diseña correctamente, se planifica para usarlo de la mejor forma y cada tanto se revisa que todo marche sobre rieles.

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