钉钉的群聊协作还可以怎么做

文\葛灿辉,极客公园产品观察家,搜索产品经理,极客一枚,只做搜索。请关注微博/微信公众号:@灿辉说搜索

最近钉钉让我很烦恼!

我是一个钉钉的重度用户,作为一个平台型的产品经理,工作中非常依赖钉钉群跟各个项目组保持协作沟通,粗略的统计了一下我曾经加入并且最近一周在使用的群组就有30多个。

下图是我的钉钉首屏,置顶的全都是我加入的群组。

加入这么多的群组,导致我每天都会收到大量的群消息提醒,曾经因为休假2天就有500多条未读的消息。

为了防止漏看,我要花很多时间对群组消息进行过滤,这大大加重了我本来就很繁重的工作负担,而且效率也很低,因为好多消息都是无用的。更严重的是项目组中不止我一个人碰到了这个问题,有好几次我发在群里面的重要消息,而且@了相应的同学,但是仍然会有人漏看。

问题很明显:钉钉的群协作方式让大家信息严重过载了,而且随着工作和项目的积累,这种过载只会越来越严重。

一个本来应该提高沟通协作效率的工具,却反过来降低了工作的效率,怎么破?

我们先来分析梳理一下。

钉钉会导致用户信息过载

钉钉群跟QQ群有些类似,让沟通从简单的一对一变为多对多,为大家共同的讨论提供一个相对固定的空间,方便用户进行多人即时沟通对话。这种简单的沟通机制解决了多人通信的问题,但是又产生了新的问题:

  1. 沟通话题不够聚焦,容易被其他人打断。随着参与讨论的人数的增加,这种多人沟通机制很容易造成讨论话题的分散,往往在讨论一个问题的时候就会有人乱入插入其他的话题,无形中增加了大家沟通的成本。
  2. 讨论为实时进行,需要参与同学即时参与,否则很容易错过讨论的时机 当然为了解决这个问题,钉钉有@人的机制来呼唤制定的同学参与讨论。
  3. 群消息提醒分散人的精力,工作被打断,无法有效聚焦 对于那些像我这样加入了30多个群的同学,应该深有体会。每时每刻,每个群都有消息蹦出来,甚至在同一时间还会收到多个@,让人应接不暇。
  4. 消息碎片化,后期收集整理成本高 即时聊天工具沟通有短平快的特点,这就导致了一个项目或者一个事情往往分散在好几个不同的地方,如果不进行后期的整理,大家信息获取很容易遗漏错乱,如果进行后期整理往往又要求把对话从头至尾全部看完,这非常耗费我们宝贵的时间和精力,效率低下。
  5. 缺少上下文。一旦所有的事情都在同一空间讨论时,唯一的分隔符就是时间,而讨论会缺少上下文。你很难说出“这次聊的是有关这份文档”这样的话,因为那份文档最终是放在别处的,对话与原始材料源是脱钩的。如果你晚点去看那份文档,又不清楚是不是有有关这份文档的对话发生,因为对话是在其他地方进行的。文档与会话分离是一个很微妙的点,但同时又是特别重要的点。

消息量大,而且又零散没有结构,用户肯定会信息过载。

解决之道就是帮助用户对消息进行分类和整理。

针对上面的问题,灿辉做了一番产品研究,发现slack解决得非常好。

Slack是一个帮你架设「团队内部通讯平台」的免费服务(对小型团队来说Slack免费版就可以满足需求),我们可以在Slack中架设自己公司部门内的独立通讯系统,而如果我和不同团队合作时,我可以在不同团队之间的Slack通讯平台做快速切换。 就像是一个团队在运作时,需要一个公开的布告板,一个闲聊的茶水 间,针对一些计划必须各自开说明会、讨论会,而每个项目小组的成员又不时需要闭门开会,这时候,这些沟通分组要怎么样才会简单又有效率?Slack就能帮助团队解决这个问题。 它让团队之间的沟通变得更加有条理,但是同样简单即时,而且甚至更有趣。

我从自己这段时间使用Slack经验中,归纳出以下几点特色:

消息自动分流:在大团队中分子频道、开私群组

这一功能的目的就是引导用户按照讨论的话题来创建群组,而不是根据需要参加讨论的人员来创建群组。

Slack 可以在一个团队中依据不同项目开设不同的讨论频道,让消息分流,而机密的谈话则可以开设私密子群组让特定人加入参加闭门会议。

频道本身就是从讨论的话题出发,让用户在消息发出之前对消息进行预分类,让消息实现了预分类和整理,大大降低了消息接收者的处理成本。

频道默认所有团队成员都可以见到,这给团队创造了一个透明分享的氛围,促进了团队成员之间的共享写作。

私有频道则在围绕话题讨论的同时,还可以确保信息的范围,适合于需要小规模讨论的情况。

即时讨论、延迟讨论

透过前面的消息分流分组, Slack 可以减少实体会议与麻烦邮件,不同的频道或群组里可以随时展开会议,甚至让成员在任何时间加入讨论。

搜寻重点,历史回溯

Slack 免费版可以搜寻最近的10000 则消息,并且任何新成员加入后都可以回溯每个频道之前的历史消息内容,衔接讨论进度。

快速好用的搜索下拉提示:

全面丰富的搜索结果,消息对话、文章、文件等等都可以搜索。

资讯共享,任务指派

频道是对所有团队成员公开的,所以每个人都能知道团队里不同的意见、资料与进度,让资讯共享,更进一步Slack可以在消息中指名对象,可以利用来指派任务,或是让每个成员追踪与自己有关的讨论或消息。

任何用户可以用@ 去召唤另外一个用户,也可以用# 去召唤一个频道。

然后用户可以集中看到所有提及自己的消息:

强化互动,不干扰工作

整个Slack 平台让团队的沟通可以开诚布公,促进交流互动。但是Slack 上的分流机制又让每个人可以决定自己要专注的讨论,让沟通不会干扰工作。

或许钉钉可以多向slack学习学习:-)

关于作者

葛灿辉,极客公园产品观察家,搜索产品经理,极客一枚,只做搜索。请关注微博/微信公众号:@灿辉说搜索发布和转载请保留上述作者信息并注明出处。

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最近钉钉让我很烦恼!

我是一个钉钉的重度用户,作为一个平台型的产品经理,工作中非常依赖钉钉群跟各个项目组保持协作沟通,粗略的统计了一下我曾经加入并且最近一周在使用的群组就有30多个。

下图是我的钉钉首屏,置顶的全都是我加入的群组。

加入这么多的群组,导致我每天都会收到大量的群消息提醒,曾经因为休假2天就有500多条未读的消息。

为了防止漏看,我要花很多时间对群组消息进行过滤,这大大加重了我本来就很繁重的工作负担,而且效率也很低,因为好多消息都是无用的。更严重的是项目组中不止我一个人碰到了这个问题,有好几次我发在群里面的重要消息,而且@了相应的同学,但是仍然会有人漏看。

问题很明显:钉钉的群协作方式让大家信息严重过载了,而且随着工作和项目的积累,这种过载只会越来越严重。

一个本来应该提高沟通协作效率的工具,却反过来降低了工作的效率,怎么破?

我们先来分析梳理一下。

钉钉会导致用户信息过载

钉钉群跟QQ群有些类似,让沟通从简单的一对一变为多对多,为大家共同的讨论提供一个相对固定的空间,方便用户进行多人即时沟通对话。这种简单的沟通机制解决了多人通信的问题,但是又产生了新的问题:

  1. 沟通话题不够聚焦,容易被其他人打断。随着参与讨论的人数的增加,这种多人沟通机制很容易造成讨论话题的分散,往往在讨论一个问题的时候就会有人乱入插入其他的话题,无形中增加了大家沟通的成本。
  2. 讨论为实时进行,需要参与同学即时参与,否则很容易错过讨论的时机 当然为了解决这个问题,钉钉有@人的机制来呼唤制定的同学参与讨论。
  3. 群消息提醒分散人的精力,工作被打断,无法有效聚焦 对于那些像我这样加入了30多个群的同学,应该深有体会。每时每刻,每个群都有消息蹦出来,甚至在同一时间还会收到多个@,让人应接不暇。
  4. 消息碎片化,后期收集整理成本高 即时聊天工具沟通有短平快的特点,这就导致了一个项目或者一个事情往往分散在好几个不同的地方,如果不进行后期的整理,大家信息获取很容易遗漏错乱,如果进行后期整理往往又要求把对话从头至尾全部看完,这非常耗费我们宝贵的时间和精力,效率低下。
  5. 缺少上下文。一旦所有的事情都在同一空间讨论时,唯一的分隔符就是时间,而讨论会缺少上下文。你很难说出“这次聊的是有关这份文档”这样的话,因为那份文档最终是放在别处的,对话与原始材料源是脱钩的。如果你晚点去看那份文档,又不清楚是不是有有关这份文档的对话发生,因为对话是在其他地方进行的。文档与会话分离是一个很微妙的点,但同时又是特别重要的点。

消息量大,而且又零散没有结构,用户肯定会信息过载。

解决之道就是帮助用户对消息进行分类和整理。

针对上面的问题,灿辉做了一番产品研究,发现slack解决得非常好。

Slack是一个帮你架设「团队内部通讯平台」的免费服务(对小型团队来说Slack免费版就可以满足需求),我们可以在Slack中架设自己公司部门内的独立通讯系统,而如果我和不同团队合作时,我可以在不同团队之间的Slack通讯平台做快速切换。 就像是一个团队在运作时,需要一个公开的布告板,一个闲聊的茶水 间,针对一些计划必须各自开说明会、讨论会,而每个项目小组的成员又不时需要闭门开会,这时候,这些沟通分组要怎么样才会简单又有效率?Slack就能帮助团队解决这个问题。 它让团队之间的沟通变得更加有条理,但是同样简单即时,而且甚至更有趣。

我从自己这段时间使用Slack经验中,归纳出以下几点特色:

消息自动分流:在大团队中分子频道、开私群组

这一功能的目的就是引导用户按照讨论的话题来创建群组,而不是根据需要参加讨论的人员来创建群组。

Slack 可以在一个团队中依据不同项目开设不同的讨论频道,让消息分流,而机密的谈话则可以开设私密子群组让特定人加入参加闭门会议。

频道本身就是从讨论的话题出发,让用户在消息发出之前对消息进行预分类,让消息实现了预分类和整理,大大降低了消息接收者的处理成本。

频道默认所有团队成员都可以见到,这给团队创造了一个透明分享的氛围,促进了团队成员之间的共享写作。

私有频道则在围绕话题讨论的同时,还可以确保信息的范围,适合于需要小规模讨论的情况。

即时讨论、延迟讨论

透过前面的消息分流分组, Slack 可以减少实体会议与麻烦邮件,不同的频道或群组里可以随时展开会议,甚至让成员在任何时间加入讨论。

搜寻重点,历史回溯

Slack 免费版可以搜寻最近的10000 则消息,并且任何新成员加入后都可以回溯每个频道之前的历史消息内容,衔接讨论进度。

快速好用的搜索下拉提示:

全面丰富的搜索结果,消息对话、文章、文件等等都可以搜索。

资讯共享,任务指派

频道是对所有团队成员公开的,所以每个人都能知道团队里不同的意见、资料与进度,让资讯共享,更进一步Slack可以在消息中指名对象,可以利用来指派任务,或是让每个成员追踪与自己有关的讨论或消息。

任何用户可以用@ 去召唤另外一个用户,也可以用# 去召唤一个频道。

然后用户可以集中看到所有提及自己的消息:

强化互动,不干扰工作

整个Slack 平台让团队的沟通可以开诚布公,促进交流互动。但是Slack 上的分流机制又让每个人可以决定自己要专注的讨论,让沟通不会干扰工作。

或许钉钉可以多向slack学习学习:-)

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