Image: shutterstock

Productivity Diary #2: Berkenalan dengan Metode GTD (GTD 101)

Cerita minggu lalu…

Seperti yang dikisahkan sebelumnya, melompat dari pekerjaan kantoran ke pekerjaan independen (“kerja sendiri”) ternyata membawa konsekuensi pada produktivitas yang cukup rendah karena berbagai godaan dan keteteran mengelola waktu.

Selain itu, memulai usaha sendiri membuat saya harus mengerjakan atau terlibat langsung dengan berbagai aspek dalam mendapatkan pekerjaan karena tim tidak selengkap seperti kantor pada umumnya. Mulai dari proposal, kontrak, eksekusi, invoicing, keuangan sampai pajak, dll yang semua mempunyai pernak-pernik printilan sendiri-sendiri. Belum ditambah dengan kesibukan sebagai orang tua dari anak-anak yang masih balita, urusan keluarga besar, sampai isu harian seperti macet dan riuhnya kota Jakarta dan sekitarnya. Tanpa disadari, beberapa pekerjaan mulai ada yang terselip, appointment yang terlewati dan otak yang selama 24 jam/7 hari berusaha mengingat semua hal yang harus saya ingat dan saya tangani.

Cognitive Overload, begitu para ahli menyebutnya. Terlalu banyak yang harus dihandle oleh pikiran kita dalam satu periode. Kelelahan, dan kekhawatiran ada yang missed membuat saya terjebak dalam ritme yang rusuh dan gila. Crazy busy life.

Untunglah dengan bantuan internet terutama situs Lifehack, saya bisa berkenalan dengan sebuah metode yang disebut Getting Things Done.

David Allen:”From Crazy Busy to Mind Like Water

Tentu saja saya termasuk sangat terlambat mengenal metode GTD karya David Allen ini (bukunya terbit tahun 2001). Bahkan untuk saat ini masih taraf mencoba sambil dipelajari. Coba bayangkan orang yang sedang belajar nyetir mobil…nah kurang lebih itu level saya untuk metode ini.

Tujuan diary ini untuk mengundang para suhu untuk membagi pengalaman (Secara kebetulan, minggu lalu saya bertemu dengan teman saya, Adhy Hosen, dan karena membaca posting minggu lalu, ia bercerita bahwa ia pernah mengikuti seminar GTD langsung dari pemegang lisensinya di Asia Pasifik. Minimum saya tahu ada tempat bertanya).

Ketertarikan saya terhadap GTD terutama karena pandangan David Allen tentang bagaimana otak bekerja. Menurutnya, kebanyakan orang menggunakan otaknya untuk memproses, mengingat, menganalisa segala hal yang perlu kita pikirkan dan kita lakukan. Juga memproses semua informasi yang memnorbardir otak kita. Akibatnya pikiran kita menjadi “penuh” alias crazy busy. Ideal-nya, kata Pak David ini, pikiran harus seperti air: Tenang, jernih, mengalir. Hanya memikirkan hal yang perlu kita pikirkan di saat ini. Mind like water.

Oleh karenannya ia merekomendasikan kita untuk membuat sebuah proses yang sistematis yang menjadi external brain kita. Bayangkan seperti mempunyai semacam external card untuk handphone kita yang memori-nya sudah pas-pasan dan mulai lemot :)

Intinya: saya harus bisa meng-capture dan menuangkan semua yang ada di pikiran kita ke dalam bentuk tertulis (manual atau digital) dan mempunyai struktur untuk mengghandle itu.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan otak kita tidak terbeban oleh terlalu banyak pikiran.

Dari buku Getting Things Done, saya menggambarkan ulang diagram berpikir metode GTD ini:

Step 1: Capture

Manfaat terbesar setelah saya mulai mengikuti flow ini adalah sebuah kebiasaan untuk “menangkap” dan menulis semua yang ada di pikiran saya. Itulah yang disebut sebagai “stuff” dalam diagram diatas. APAPUN yang muncul di kepala, TANGKAP dan TULIS. Awalnya saya menggunakan sticky notes/post it untuk menuliskan. Anggaplah dalam pikiran saya sedang kepikiran beberapa hal misalnya:

  • Proposal yang harus dibuat untuk Clien A
  • Invoice yang harus dikirim untuk Client B
  • Rencana mengisi/furnishing apartment untuk disewakan
  • Teman kantor lama ngajak buka bareng
  • Anak-anak ingin berlibur

Semuanya saya tangkap dalam post it, dan saya masukkan ke dalam inbox seperti gambar dibawah ini:

Tanpa kita tulis, pikiran-pikiran itu mungkin akan berputar-putar terus di kepala saya, dan akan bertambah banyak dengan ide-ide lain yang muncul. Inbox ini akan terus bertambah banyak, oleh karena itu saatnya masuk ke Step 2.

Step 2: Clarify

Selain pikiran terkait pekerjaan atau urusan rumah tangga, banyak sekali pikiran-pikiran atau ide-ide yang bermunculan. Baca buku inovasi, muncul ide. Lihat orang jualan batu akik dan sukses, jadi pengen jualan batu akik. Liat orang kaya karena korupsi, pikiran langsung emosi (dan ada sedikit penyesalan kenapa ngga ikut korupsi aja hahaha..).

Yang dulu belum saya jadikan kebiasaan adalah melakukan klarifikasi terhadap ide-ide dan pikiran saya, untuk melihat apakah ada ACTION yang bisa kita lakukan? Sekarang dengan GTD, ide-ide yang TIDAK ADA ACTION, langsung di BUANG, atau kita simpan di dalam folder Wishlist alias kapan-kapan dilihat lagi, ataupun saya simpan di folder Referensi kalau berupa informasi/dokumen/brosur yang menarik. Intinya buang atau taruh di tempat yang gampang. Terus LUPAKAN.

Untuk “stuff” yang perlu ACTION, pertanyaan pertama:

Apakah bisa dilakukan dalam 2 menit atau kurang? Kalau YA, just Do it. Dalam contoh diatas, misalnya mengirim Invoice ke Client B.

Jika perlu lebih banyak waktu, pertanyaannya apakah perlu kita delegasikan ke orang yang lebih tepat (Delegate) oleh karena itu masuk kategori Waiting for untuk kita cek dari waktu ke waktu (contohnya Furnishing Apartment, atau kita tunda (Defer) karena memang saatnya belum perlu (Calendar) contohnya Buka Bareng, atau kita tunda untuk menjadi Next Action setelah yang Do it selesai.

Jika action itu perlu persiapan dan beberapa langkah, maka saya akan masukkan dalam kategori Proyek. Dalam GTD, definisi proyek adalah apapun aktivitas kita jika tidak bisa dilakukan dalam sekali action. Dalam contoh saya, saya memasukkan aktivitas Proposal ke Client A dan Kids Holiday Trip dalam kategori Proyek. Kenapa? Karena dua-duanya perlu planning yang perlu beberapa kali diskusi, telepon dan merangkumnya.

Nah, sekarang isi pikiran saya berubah menjadi seperti ini:

Setiap hari saya akan memprioritaskan melihat “Calendar” hari itu, dan memprioritaskan bagian “Do it”. Setelah itu baru “Next Action” dan “Waiting For”.

Step 3 (Organize), Step 4 (Reflect), Step 5 (Engage) akan disambung minggu depan, karena untuk mengatur ini dalam dunia yang serba digital saya mendapatkan bantuan dari berbagai aplikasi terutama trio maut Trello, Evernote dan Dropbox.

The External Brain

Mungkin cara saya menggunakan metode GTD masih belum tepat. Namun sejak mulai membiasakan diri dalam pola berpikir dan bertindak seperti flow diagram diatas, saya mendapatkan manfaat yakni pikiran saya menjadi jauh lebih tenang.

Kepala yang dulu sering penuh, mumet dan mulai memperlihatkan tanda-tanda pikun (lupa appointment, 3 x ketinggalan handphone saat melewati scanner di 3 bandara yang berbeda, selalu lupa tempat parkir :)) lambat laun menjadi lebih sedikit beban-nya.

Sekarang saya mengandalkan otak kedua saya untuk menyimpan dan mengelola banyak hal, dan otak di kepala saya untuk hanya memikirkan hal terpenting di saat ini.

Mind like water? Belum. Masih Jauuuh…

Lebih happy? Sudah :)

Saya sambung minggu depan…jangan lupa komentar dan tips-tips/best practice-sharing nya. Tujuan saya adalah bisa lebih produktif, tidak terlalu pada metode atau aplikasi. Jadi semua gaya dan saran saya terima dan akan dicampur-campur sendiri ala bartender!