4 segreti per organizzare il database prospect (entrare in contatto con la persona amata)

Prima di iniziare a vendere bisogna avere a disposizione un gruppo di potenziali clienti sui quali agire. Per fare questo si devono prima selezionare le fonti dalle quali attingere e poi creare un database, nel quale inserire tutte le informazioni che si sono riuscite a racimolare.

Partiamo dalle fonti. È importante sapere qual è il nostro mercato potenziale: in base al prodotto o servizio che andrò a proporre, dovrò infatti individuare potenziali clienti differenti. Se vendo servizi di logistica, a esempio, escluderei a priori le aziende di logistica piuttosto che le piccole imprese formate da 1 o 2 dipendenti. Oppure, se vendessi servizi di manutenzione d’impianti industriali, oltre a escludere le aziende concorrenti alla mia, escluderei tutte le aziende che non sono di produzione.

Le fonti possono essere a pagamento o gratuite. Inutile dire che io prediligo quelle gratuite, ma, se si hanno dei soldi da spendere, è indubbio che acquistare un database già selezionato, con le aziende le cui caratteristiche fanno al caso vostro, sia molto più rapido e veloce. È anche vero che molto spesso queste liste acquistate sono incomplete e/o imprecise. Ciò è dovuto al fatto che le aziende ormai cambiano molto velocemente e quindi occorre “pulire” anche questi dati prima di poterli utilizzare. Naturalmente avere a disposizione, oltre al nome dell’azienda, anche il settore merceologico, il fatturato, i dipendenti e possibilmente anche i nomi dei referenti è un aiuto eccellente per le nostre attività future. Qualora non si abbiano fondi o non si voglia investirli in questo acquisto, si può tranquillamente creare un database usando le molte fonti esistenti sul mercato:

  • internet, che è l’unica fonte gratuita globale;
  • elenchi pubblicati da associazioni di categoria;
  • elenchi dei Comuni;

Spirito di Osservazione, che è forse l’unico strumento che ci permette di avere dati sempre freschi e aggiornati, di mappare il territorio e di verificare con i nostri occhi la realtà aziendale che si sta approcciando. Guardandosi attorno si possono scoprire realtà che non si trovano con le fonti precedenti e magari si scopre anche che utilizzano i nostri prodotti/servizi in modo molto consistente.

Credo che tutte le suddette fonti possano essere utili all’arricchimento del nostro DB. Tuttavia l’ultima è sicuramente una delle più “interessanti”. E’ un pò come conoscere una persona on-line e poi incontrarla dal vivo… non sempre quello che viene messo in vetrina poi corrisponde alla realtà dei fatti.

Per concludere la parte relativa alle fonti, il suggerimento più importante è di avere quante più fonti possibili. Anche se questo ci fa spendere del tempo apparentemente inutile, nel medio periodo ne trarremo sicuramente beneficio.

È come allenare una squadra di calcio con la panchina lunga: più giocatori si hanno a disposizione, più è facile per l’allenatore utilizzare le pedine giuste per raggiungere il risultato.

SEGRETO n. 1: acquisire informazioni da più fonti ci permette di avere più alternative al fine di raggiungere il nostro obiettivo.

Una volta capito dove e come trovare i dati, occorre organizzarli in modo razionale e fruibile, al fine di avere alcune informazioni più accessibili rispetto ad altre. Anche qui però occorre fare un distinguo legato al settore di appartenenza, in base al quale potrei avere bisogno d’informazioni legate a una funzione aziendale piuttosto che a un’altra.

Sicuramente i dati essenziali da avere a portata di mano sono:

  • ragione sociale e partita IVA (per identificare in modo univoco l’azienda);
  • indirizzo (per avere un luogo fisico dove recarci o inviare della documentazione);
  • telefono (che ci permette di metterci in contatto immediatamente con gli interlocutori);
  • interlocutore e relativo indirizzo e-mail (per colpire nel segno).

In questo modo si riesce ad avere su un’unica riga tutto ciò che ci interessa, a prescindere dal settore di appartenenza.

L’interlocutore merita un piccolo approfondimento: è molto importante individuare quello giusto. Il successo della trattativa, infatti, dipende molto dal fatto che si riesca a trasferire tutte le informazioni necessarie a chi deciderà l’acquisto del servizio. Per dirla in parole povere: se il mio interlocutore è colui che metterà la firma sul contratto, avrò maggiori possibilità di successo. Se si pensa alla fatica che bisogna fare per vendere un progetto a una o più persone, si può ben comprendere perché la trattativa rischierebbe di andare a monte laddove lo stesso sforzo lo dovesse fare a sua volta il nostro interlocutore nei confronti del decisore finale. È anche vero che molto spesso è lo stesso interlocutore a delegare qualche suo collaboratore per gestire la trattativa, ma in questo caso, se la persona è di assoluta fiducia, non ci impiegherà molto a convincere il suo capo. E’ come cercare di conquistare la persona amata cercando di convincere un suo amico/amica generico piuttosto che il suo migliore amico/amica

SEGRETO n. 2: scegliere il giusto interlocutore significa convincere una sola volta.

Naturalmente qualsiasi altro dato può essere importante per la trattativa. Esistono, infatti, degli strumenti di CRM (Customer Relationship Management — Gestione delle relazioni con i clienti) che ci permettono di mantenere traccia dei contatti avuti col potenziale cliente, dei modi con i quali si è realizzato questo contatto, di che cosa ci si è detti e di quando si dovrà contattarlo di nuovo. Oltre che di altri aspetti importanti quali: il fatturato annuo dell’azienda, il numero di dipendenti, il settore merceologico, le superfici delle aree uffici e produttive, la presenza di altre sedi e quant’altro possa venirci in mente.

Quando avremo organizzato tutte le informazioni in modo razionale, la mia esperienza m’insegna che è meglio classificare i clienti, possibilmente in tre fasce:

1. Gruppo A: clienti che voglio e quindi devo acquisire a tutti i costi, che per comodità chiameremo clienti “Best” (potrebbero anche chiamarsi “Paperino” ovviamente). A questi clienti assegnerò anche una “data di scadenza” entro la quale credo sia ragionevole acquisirli. All’interno di questo gruppo inserirei i clienti che utilizzano il mio servizio con aziende concorrenti e che mi permettano di avere fatturati elevati a buoni margini, clienti ad altissimo potenziale e/o clienti detti “opinion leader” che, con il loro nome, mi diano la possibilità di crearmi referenze di tutto rispetto.

2. Gruppo B: aziende che vorrei acquisire perché mi permettono di aumentare il mio portafoglio. Per comodità chiameremo questi clienti “Second Best”. All’interno di questo gruppo metterei le aziende che utilizzano il mio servizio magari con numeri non rilevanti, ma che mi permettano di avere uno zoccolo duro sul quale basare le mie previsioni future (tanti piccoli clienti.)

3. Gruppo C: tutti gli altri che non appartengono ai suddetti gruppi. Lo chiameremo “Lista”.

L’importanza di questa suddivisione risiede nel fatto che, per acquisire determinati clienti, bisogna avere con loro un continuo e costante contatto che dovremo gestire compatibilmente con il tempo a nostra disposizione. Diversamente, salvo che il nostro DB sia solo di 20/30 aziende, si rischierebbe di disperdere l’attenzione su troppi bersagli, tralasciando magari i più interessanti. Facciamo un rapido calcolo: le mezze giornate a disposizione in una settimana sono 10; se vogliamo avere successo nelle vendite (qualsiasi esse siano) dobbiamo dedicare agli incontri con i clienti almeno l’80% del nostro tempo. A questo punto, per le attività di contatto telefonico e amministrative/burocratiche, ci rimangono solo 2 mezze giornate (8 ore). Quanto tempo richiede un contatto telefonico con un cliente che ci permetta di parlare con il giusto interlocutore? Tra chiamata, attese varie, convenevoli e colloquio, mediamente 5 minuti. Questo significa che ho a disposizione circa 24 contatti utili a settimana (2 h effettive di contatti utili), il che significa 96 contatti al mese. È chiaro che, se il mio DB contiene 1000 potenziali clienti, la mia frequenza di contatto con il singolo interlocutore diventa circa di uno ogni 10 mesi. In 10 mesi possiamo stare certi che nella migliore delle ipotesi il cliente si è già dimenticato di noi, nella peggiore ha già affidato l’esecuzione del nostro servizio ad altri.

SEGRETO n. 3: suddividere il database clienti in tre fasce d’importanza ci permette di non disperdere le energie e di contattare il singolo cliente più spesso.

Ancora una volta dovremo fare un distinguo secondo il settore di appartenenza: più il servizio che vendo è complesso, più tempo avrò bisogno per acquisire il cliente, meno saranno i clienti che inserirò nella fascia “Best” del mio DB. A mio avviso un numero accettabile di clienti “Best” va da un minimo di 20 per i servizi/prodotti più complessi, che richiedono quindi processi di vendita più lunghi, fino a un massimo di 50 per quelli più semplici. L’ideale è avere con questi clienti un contatto telefonico reale (ossia parlare con l’interlocutore giusto) almeno una volta al mese (vedremo in seguito come fare), pertanto organizziamoci in modo tale che ciò possa avvenire.

Per i “Second Best” invece è più difficile calcolare quanti debbano essere. Oltre alla variabile della tipologia di servizio che vado a offrire, infatti, in questo caso dovrò valutare anche un aspetto che tratteremo più avanti, ovvero le tipologie di approccio che intendo utilizzare. Tra le 50 e le 200 aziende potrebbe comunque essere un numero congruo. Per questa tipologia di clienti cercheremo di adottare una politica di contatto altrettanto frequente dei “Best”, ma diversa dalla telefonata (o meglio alternata alla telefonata). In questo modo cercheremo di conciliare il tempo a disposizione con la necessità di far sentire al cliente la nostra presenza.

Infine, ci sono le aziende “Lista” che sono, come dicevamo, tutti quei clienti potenziali che non rientrano nelle categorie precedenti. Potenzialmente possono essere tutte le partite IVA esistenti. Sono clienti per i quali non nutriamo un particolare interesse, ma che possono essere utili ai fini della quantità di fatturato che vogliamo produrre. Ovviamente starà a voi decidere da quale livello di grandezza di cliente partire, per questo non posso darvi cifre in relazione alla grandezza di questa parte del DB. Anche in questo caso, gli strumenti di contatto utilizzati dovranno avere comunque una frequenza mensile e per questo saranno sicuramente diversi dalla telefonata. Dovranno prevedere dei tempi di realizzo che non superino i 30/60 minuti al mese.

SEGRETO n. 4: inserire nel database un numero di clienti congruo e utilizzare strumenti adatti per ogni gruppo, al fine di contattarli almeno una volta al mese.

Concludendo metaforicamente l’analisi relativa all’organizzazione del data Base è come avere un’agenda di potenziali fidanzati/fidanzate con i quali voglio avere una costante relazione in modo che, una volta conquistati si possa concludere con un matrimonio duraturo… più è selezionata l’agenda, più interessanti saranno i potenziali fidanzati/fidanzate e più probabilità avrò di sposare quello giusto :).

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