Come organizzare un evento senza cadere (troppo) nel panico

Sarà capitato a tutti di dover organizzare un pranzo o una cena. Magari anche un compleanno con tanto di festicciola a sorpresa. Per non parlare di un aperitivo tra amiche o di una riunione tra mamme. Bene, organizzare un evento o happening che dir si voglia non è poi così diverso.

Il più delle volte si tratta di miscelare cose e persone, mood e finalità più o meno palesi. Ragion per cui, un buon punto d’inizio è la ricetta.

Che cosa occorre per organizzare un buon evento?

Ecco gli ingredienti:

· Focus — Se è vero che una ragione dev’esserci , chiedetevi che cosa voglia festeggiare/celebrare/enfatizzare/presentare/lanciare il vostro evento. Perché organizzarlo, insomma? Desiderate lanciare un nuovo prodotto? Presentare una nuova iniziativa? Un libro? Un cortometraggio? Niente? (Ma se la risposta è niente, allora le strade percorribili sono solo due 1) fare un evento così rutilante da nascondere il fatto che dietro di esso non c’è nulla 2) rinunciare all’evento tout court.

· Pubblico — Un evento deve avere un pubblico, altrimenti perché organizzarlo? Ora, non c’è un pubblico migliore di un altro. C’è solo il pubblico che volete. Il pubblico che meglio si attaglia al vostro prodotto/iniziativa. Chiedetevi quindi: <<Qual è il mio pubblico e come posso catturare al meglio la sua attenzione?>>. Mai perdere di vista il pubblico. Si rischiano errori clamorosi. Tipo offrire coda di bue in umido… a un vegetaliano!

· Idee (brillanti) - È chiaro che la fantasia aiuta. Anche l’audacia. Se però le idee originali o anche solo passabili latitano e la spavalderia non è esattamente il vostro pane quotidiano, possono sostanzialmente bastare il senso pratico, il buono gusto e qualche (abile quanto discreta) scopiazzatura in giro.

· Tempo per sviluppare le proprie idee e verificarne fattibilità/costi — Il brainstorming iniziale è sempre efficace. Da esso nasce il progetto che prende poi forma da una programmazione attenta basata su domande semplici ma basilari. Quando organizzare un evento? Dove tenerlo? Quante persone invitare? Che caratteristiche imprimere ? E via di seguito. Una volta che si è trovata una risposta a queste domande, vanno richiesti disponibilità & preventivi. I preventivi vanno studiati e confrontati, la fattibilità assodata e le caratteristiche bloccate sulla carta. Sulla carta… ma soprattutto su un bel foglio di calcolo! L’evento va infatti prima creato e quindi quantificato.

· Fondi grazie cui passare dalla programmazione all’esecuzione del progetto — Non ci sono eventi gratuiti. Nemmeno a casa. Un pranzo casalingo costa, e così una cena. A maggior ragione un evento corporate, anche di piccola entità, ha il suo costo che va non solo quantificato, ma tenuto sotto controllo, dal preventivo (che va a mano a mano aggiornato) al consuntivo.

In breve?

Datevi un obiettivo, immaginate un pubblico, pensate a un luogo in cui realizzare il vostro evento e vestitelo con la vostra fantasia e coi servizi logisticamente necessari. Calcolate quanto vi costa il tutto e per finire aprite il vostro portafogli. Sarà il suo contenuto a dirvi in realtà che cosa potete fare di tutto ciò che avete programmato (o sognato). Ma non scoraggiatevi. A minacciare un evento non è tanto il budget quanto… la scarsa creatività!

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