Membuat Grafik 4 Kuadran Dengan Excel

Pada kesempatan kali ini, saya akan membahas tentang Grafik 4 Kuadran. Grafik 4 Kuadran adalah representasi visual yang membagi data atau variabel ke dalam empat kuadran atau bagian berdasarkan dua dimensi. Pengelompokan ini membantu mengidentifikasi pola, tren, atau karakteristik dari data yang diukur. Biasanya, sumbu horizontal dan vertikal digunakan untuk mewakili dua dimensi yang berbeda.

Umumnya, kuadran tersebut dinamakan berdasarkan kriteria tertentu, seperti “tinggi rendah” atau “positif negatif.” Berikut adalah contoh beberapa klasifikasi umum untuk Grafik 4 Kuadran:

1. Kuadran I (Positif Positif):

• Data pada kuadran ini memiliki nilai positif pada kedua sumbu.
• Representasi dari kombinasi variabel yang baik.

2. Kuadran II (Negatif Positif):

• Variabel pertama memiliki nilai negatif, sementara variabel kedua memiliki nilai positif.
• Posisi ini mungkin menunjukkan bahwa ada aspek yang perlu diperbaiki.

3. Kuadran III (Negatif Negatif)

• Data pada kuadran ini memiliki nilai negatif pada kedua sumbu.
• Memerlukan perhatian lebih, karena kedua variabel berada pada posisi yang rendah.

4. Kuadran IV (Positif Negatif)

• Variabel pertama memiliki nilai positif, sementara variabel kedua memiliki nilai negatif.
• Mungkin menunjukkan kekuatan pada satu aspek dan kelemahan pada aspek lainnya.

Contoh penggunaan Grafik 4 Kuadran adalah dalam analisis kinerja bisnis, penilaian risiko, atau pemetaan strategi. Perusahaan atau organisasi dapat menggunakan grafik ini untuk memahami posisi mereka dalam hal dua dimensi tertentu dan mengambil tindakan yang sesuai.

Studi kasus yang akan digunakan adalah data Customer Service, sesuai dengan hal yang saya hadapi sehari-hari. Saya bekerja di sebuah perusahaan telekomunikasi, yang mana wilayahnya meliputi Jabodetabek Jawa Barat. Di wilayah tersebut terdapat sekitar kurang lebih 100 kantor pelayanan.

Tugas masing-masing CS adalah melakukan pelayanan terhadap Customer. Di mana dalam pelaksanaan tugas tersebut CS, secara umum dapat dibedakan menjadi dua, yaitu pelayanan atau penjualan. Seorang CS harus dapat menjalankan kedua tugas tersebut dengan baik. Tidak boleh pelayanan baik, namun penjualan tidak baik, begitu juga sebaliknya. Bahkan yang sangat tidak diperbolehkan adalah keduan tidak baik.

Untuk melihat penilaian terhadap CS, maka akan dibuat dalam Grafik 4 Kuadran. Untuk data excelnya dapat didownload pada link berikut ini:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WCDu3n-IAjY22B0Nl0SFrCy15n7M2OJH/edit?usp=sharing&ouid=114037472135325326402&rtpof=true&sd=true

Silakan terlebih dahulu donwload file tersebut untuk memulai pembuatan Grafik 4 Kuadran.

Terlihat ada 20 CS pada kolom B, dengan nilai penjualan pada kolom C dan nilai pelayanan pada kolom D.

Selanjutnya pada kolom E buatlah kolom Nilai Total di mana nilainya ada rata-rata dari nilai penjualan dan nilai pelayanan. Adapun rumus pada cell E2 adalah ‘=AVERAGE(C2:D2)’ kemudian tarik saja rumus tersebut sampai dengan cell E21 sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.

Langkah selanjutnya adalah pada baris paling bawah nama CS, carilah nilai rata-rata, nilai minimum dan nilai maximum, dengan rumus:

# AVERAGE pada cell C22 dan D22

# MIN pada cell C23 dan D23

# MAX pada cell C24 dan D24

sehingga di dapat nilai seperti berikut ini:

Jika sudah, selanjutnya adalah membuat “batas bawah dan batas atas nilai penjualan (Sumbu X) atau nilai Penjualan” dan “batas bawah dan batas atas nilai pelayanan (Sumbu Y) atau nilai Pelayanan”.

Nilai ini digunakan untuk mengatur Grafik pada posisi tengah baik secara “horisontal/sumbu X” atau secara “vertikal/sumbu X”, dengan adanya nilai ini Grafik akan tampak lebih rapi dan terfokus pada titik di mana nilai penjualan dan nilai pelayanan berada.

Rumusnya adalah untuk batas bawah “Nilai Minimum” dikurangi dengan 1%, sedangkan batas atas “Nilai Maksimum” tambahkan dengan 1%. Sehingga hasilnya adalah sebagai berikut:

Selanjutnya adalah membuat titik koordinat untuk garis pemisah pada nilai penjualan dan nilai layanan. Nilai dari garis ini akan memisahkan menjadi 4 bagian grafik.

Nilai garis penjualan adalah:

Koordinat bawah: rata-rata nilai penjualan (C22) dan nilai minimum layanan (D23) dikurangi 2%, sehingga hasilnya adalah 51% dan 56%.

Koordinat atas: rata-rata nilai penjualan (C22) dan nilai maximum layanan (D24) ditambah 2%, sehingga hasilnya adalah 51% dan 92%.

Nilai garis layanan adalah:

Koordinat bawah: nilai minimum penjualan (C23) dikurangi 2% dan rata-rata layanan (D22) , sehingga hasilnya adalah 35% dan 78%.

Koordinat atas: nilai maximum penjualan (C24) ditambah 2% dan rata-rata layanan (D22) , sehingga hasilnya adalah 35% dan 78%.

Sehingga nilai secara keseluruhannya adalah sebagai berikut:

Langkah selanjutnya adalah membuat grafik dari nilai-nilai yang sudah ditentukan sebelumnya.

1. Blok cell C2 sampai dengan D21.

2. Klik menu Insert > pada Charts pilih Scatter > More Scatter Charts..

3. Pilih Scatter yang sebelah kanan dan klik Ok

4. Pada Chart Title ganti judulny sebagai contoh adalah “Kuadran Customer Service”

5. Agar tampilan terfokus ke titik-titik yang telah ada, maka klik 2x pada angka 0% sumbu X sehingga akan ada tampilan sebagai berikut ini:

6. Selanjutnya nilai Minimum dirubah menjadi 0,36 dan Maximum menjadi 0,66 sesuai dengan nilai pada cell C26 dan C27, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut:

7. Lakukan hal yang sama pada Y dengan klik 2x pada nilai 0% dan sesuaikan nilainya dengan nilai pada cell C29 dan C30, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut:

8. Kemudian buatlah garis vertikal dan horisontal untuk membagi diagram menjadi 4 bagian. Klik kanan pada area diagram dan pilih Select Data.

9. Pilih Add untuk menambahkan sebuah nilai

10. Beri nama sumbu X (penjualan) pada Series X values blok nilai pada cell C33 dan C34, sedangkan untuk Series Y values blok nilai pada cell D33 dan D34 sehingga hasilnya seperti ini, dilanjutkan klik Ok

11. Ulangi langkah nomor 9 dan beri nama sumbu Y (layanan) pada Series X values blok nilai pada cell C37 dan C38, sedangkan untuk Series Y values blok nilai pada cell D37 dan D38 sehingga hasilnya seperti ini, dilanjutkan klik Ok, selanjutnya klik Ok

12. Selanjutnya klik Ok, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut ini:

13. Kemudian dari titik-titik yang baru saja ditambahkan, dapat dihubungakan dengan sebuah garis, caranya adalah pada bagian kanan “Major Gridline Options” klik dan pilih “Series X”

14. Selanjutnya adalah pilih Line > Solid line dan dapat diatur warna, ketebalan, jenis garis dan lain-lainnya.

15. Ulangi dengan memilih “Series Y” sehingga hasilnya adalah sebagai berikut ini:

16. Sekarang diagram sudah terbagi menjadi 4 bagian, selanjutnya adalah menampilkan nama Customer Service, yaitu dengan cara, klik salah 1 titik pada diagram dan klik tanda + pada bagian kanan diagram dan pilih Data Labels > More Options

17. Kemudian pilih Label Options dan pilih Values From Cells

18. Kemudian pada Select Data Label Range blok cell B2 sampai dengan B21 yang selanjutnya diakhiri dengan klik Ok

19. Hasilnya adalah sebagai berikut ini:

20. Langkah selanjutnya adalah menampilkan Axis Title dengan cara klik tanda + pada bagian sebelah kanan diagram dan pilih Axis Title, kemudian beri nama Nilai Penjualan dan Nilai Layanan. Hasilnya adalah sebagai berikut ini:

21. Langkah berikutnya adalah menamai masing-masing bagian dengan cara klik menu Insert > Text > Text Box, kemudian letakan posisinya mulai dari kiri atas, kiri bawah, kanan bawah dan kanan atas, seperti berikut ini:

22. Secara keseluruhan grafik 4 kuadran sudah selesai, adapun untuk hal lain seperti format warna dan lain dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut hasil akhirnya:

23. Selanjutnya dapat disimpulkan hasilnya analisanya, sebagai berikut ini:

• Dalam diagram terdapat 20 Customer Service dengan Nilai Penjualan pada sumbu X dan Nilai Layanan pada sumbu Y, yang posisinya tersebar dan terbagi pada 4 kuadran dengan kata lain terdistribusi merata di seluruh bagian.
• Rata-rata Nilai Penjualan adalah 51%, dengan nilai minimum 37% dan nilai maximum 65%.
• Rata-rata Nilai Layanan adalah 78%, dengan nilai minimum 67% dan nilai maximum 90%
• Pada Kuadran I (Penjualan buruk & Layanan baik), terdapat 3 CS terletak di kuadran ini. Dalam hal ini kemampuan penjualan CS perlu ditinggkat oleh ketika CS tersebut melayani pelanggan, gali lebih dalam informasi terkait keluhan dan kebutuhan pelanggan, dan tawarkan produk yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
• Pada Kuadran II (Penjualan buruk & Layanan buruk), terdapat 6 CS terletak di kuadran ini. Perlunya peningkatan kemampuan dalam hal layanan ataupun penjualan, perlu sekali memahami kembali SOP pelayanan dan pengetahuan akan produk yang ada.
• Pada Kuadran III (Penjualan baik & Layanan buruk), terdapat 4 CS terletak di kuadran ini. Perlunya peningkatan kemampuan dalam hal layanan, berikanlah pelayanan dengan memahami kembali SOP pelayanan.
• Pada Kuadran IV (Penjualan baik & Layanan baik), terdapat 6 CS terletak di kuadran ini. Secara keseluruhan CS sudah memenuhi kriteria yang diinginkan, hal ini dikarenakan nilai Penjualan dan nilai Layana sudah baik, sehingga hal ini perlu dipertahankan atau lebih bahkan ditingkatkan.
• CS pada Kuadran IV ini perlu diberikan apresiasi bahkan dapat diberikan reward sebagai dorongan untuk tetap mempertahankan kinerja dan tentunya menjadikan motivasi untuk CS yang ada di kuadran I, II dan III.
• Secara umum diperlukan pelatihan, program pengembangan keterampilan, atau strategi komunikasi untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan.