Comment améliorer sa productivité 10 points clés

Pourquoi avoir besoin d’objectifs dans la vie ?

Beaucoup d’entre vous se posent cette question. Des objectifs vous permettent de donner un sens à votre vie, de vous motiver et de vous aider à avancer. Les objectifs sont de courts ou longs termes. Les deux sont importants pour votre avancement et progrès dans votre vie. Ne remettez plus à plus tard cet exercice qui va donner une autre tournure à votre vie !

N’attendez pas, passez à l’action, il n’y a pas de moment idéal !

1. Définir ses objectifs

Tout d’abord commencez à écrire vos objectifs sur une feuille de papier. Prenez le temps qu’il faudra car cette feuille sera la base de vos actions et donc résultats.

Une des meilleures méthode sur l’atteinte des objectifs et de ne pas trop s’en donner.

Pour cela, la règle de 3 de la méthode Agile results est idéale.

Commencez par fixer :

3–5 objectifs pour l’année à venir,
 3–5 objectifs pour le mois à venir,
 3–5 objectifs pour la semaine prochaine
 et 3 par jour pour toute la semaine prochaine

2. Plan d’action et résultats

En agissant, vous finissez toujours par avoir un résultat, positif ou négatif, et quel que soit le résultat, il vous aidera à avancer.

Les résultats journalier doivent vous aider à atteindre les objectifs de la semaine.
Les objectifs de la semaine doivent vous aider à atteindre les objectifs du mois et ceux des mois cumulés pour vous permettre d’atteindre les objectifs de l’année.

L’action n’apporte pas toujours le bonheur, sans doute, mais il n’y a pas de bonheur sans action. — Benjamin Disraeli

3. Utilisez de bons outils

Il est difficile d’obtenir de bons résultats si vos actions ne sont pas coordonnées, en particulier lorsque l’on travaille en équipe. Savoir qui fait quoi, à quel moment, est indispensable pour être efficace, et éviter de faire 2 fois les mêmes actions. Pour vous aider à optimiser vos résultats, l’usage des applications dédiées à la productivité est utile. Il en existe beaucoup sur le marché, et pour tous les usages.

Voici quelques un des plus utils :

Trello, pour organiser ses tâches. https://trello.com/
La suite gmail, Emails, Drive pour stocker ses fichiers en ligne et travailler en collaboration avec les autres, l’agenda pour gérer ses rendez-vous et les partager… https://gsuite.google.com/
Evernote, créer des notes synchronisés sur tous les appareils. https://evernote.com
Slack, pour discuter en temps réel avec son équipe et différents groupes https://slack.com/
Pomodoro, pour gérer son temps https://tomato-timer.com/

Spotify, pour se détendre de temps en temps en musique. Parce qu’on est toujours plus efficace lorsque l’on est détendu. https://www.spotify.com

Il est vain de faire avec plus ce qui peut l’être avec moins. — William of Occam

4. Mettre en place la weekly routines

Avoir une routine reste la meilleure façon de maintenir le rythme des tâches à accomplir dans la journée ou semaine. Cette organisation deviendra naturelle si vous persévérez dans le temps et vous déploierez progressivement moins d’énergie.
Installer cette routine au quotidien demeure le plus compliqué. Si vous rencontrez des difficultés à maintenir le cap, commencez par des petits changements dans votre emploi du temps, puis analysez ce qui pose problème.

Commencez simplement avec un tableau des jours de la semaine en y plaçant les activités que vous voulez faire :

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche

1 heure de sport
Passer du temps avec la famille
1 heure de lecture
Travailler 8h
Dormir 7h

Vous pouvez mettre en place des routines pour le matin “Morning routine”, la journée “Daily routine”, la semaine “Weekly routine” et le mois “Monthly routine”

5. Fixezvous des limites

Dans tout ce que vous avez à faire, fixez-vous des limites. Vous devez établir de nouvelles règles, c’est vous qui décidez votre emploi du temps. Vous ne pouvez pas tout faire et une journée ne dure que 24h.

Quelques limites que vous pouvez mettre en place :

  • Pas plus 3 objectifs par jour comme nous avons vu plus haut.
  • Apprendre à dire non.
  • Compartimentez votre agenda en ajoutant la durée des tâches.
  • Identifiez les vraies urgences avec une règle simple :

Ce que vous devez faire, ce que vous devriez faire, ce que vous pouvez faire

  • Commencez urgemment par ce que vous devez faire !

6. Déléguez, sous traitez

Tout faire soi-même implique deux énormes inconvénients :

  • C’est très chronophage et demande beaucoup d’énergie
  • Ça alourdit le poids de la responsabilité.

Dans quel cas mieux vaut-il déléguer ou sous-traiter ?
Qu’est ce que cela vous apportera ?

Déléguer et sous-traiter pour se concentrer sur sa valeur ajoutée

C’est un des principes fondamentaux du management : notre temps est limité, il faut donc bien le gérer. Or, voici les éléments indispensables d’une bonne gestion des priorités et des tâches :

  • Identifier les tâches à valeur ajoutée,
  • Identifier celles qui n’en ont aucune voire une très faible (à s’en débarrasser),
  • Identifier les tâches indispensables mais dont vous manquez de compétences ou de motivation pour les effectuer (à déléguer).

Comme vous vous en doutez, sous-traiter consiste à se reposer sur un prestataire pour effectuer une tâche qu’on ne souhaite pas effectuer soi-même.

Voici les bénéfices de cette pratique :

  • Gain de temps,
  • Partenariats avec d’autres sociétés et contribuer à votre réseau,
  • Travailler avec des personnes plus compétentes que vous et gagner en qualité.

Déléguer et sous-traiter pour se libérer l’esprit

La sous-traitance vous permet de vous reposer sur un coach qui vous soulage du poids de la responsabilité qui peut vous décourager. Maintenant, vous avez l’esprit plus tranquille pour vous focaliser sur l’action et de vos ressentis. La responsabilité étant partagée, vous vous sentez dans un sens plus léger. Bien entendu, vous ne déléguez pas toute la responsabilité à l’autre personne, cela n’aurait aucun intérêt pour vous car par la même occasion vous déléguez tout votre pouvoir.

Vous pouvez compter sur quelqu’un d’autre que vous-même et cela vous permet d’aller plus loin que dans vos habitudes.

7. Cultivez l’ignorance sélective

C’est quoi l’ignorance sélective et pourquoi la cultiver ?

L’ignorance sélective est le filtrage sélectif avec suppression des informations non pertinentes.

La plupart des informations sont consommatrice de temps, négative, sans impact sur l’atteinte de vos objectifs et hors de votre zone d’influence.

Dites non à tout ce qui vous fait perdre du temps et ne vous apprends rien.

Cultivez l’ignorance selective afin d’avancer sereinement et d’en faire plus sans multiplier vos efforts.

8. Optimisez

Etes-vous prêt pour optimiser votre temps de travail ?

Optimisez votre temps de travail nécessite un effort conscient de votre part, or votre cerveau cherche de prime abord la simplicité. Il faut vous motiver pour pouvoir y arriver sinon vous vous retrouverez face à un obstacle.

A partir du moment où vous prenez conscience qu’optimiser votre temps de travail va vous permettre de réaliser quelque chose de vraiment important dans votre vie, vous vous donnerez les moyens pour atteindre votre objectif.

En définitive, posez-vous la question suivante : qu’est ce que cela va m’apporter d’optimiser mon temps ?

Pour le passionné de voile qui va pouvoir s’adonner davantage à son sport favori, pour celui qui est attaché à effectuer son travail avec soin et efficacité tout en ayant une vie familiale et /ou amicale accomplie, cet intérêt est vite perçu et il ne reste qu’à se pencher sur les aspects techniques : comment concrètement y parvenir.

Voici quelques points que vous pouvez réfléchir :

  • Que voulez vous être et avoir ?
  • Scanner et clarifiez votre objectif.
  • Vous définissez ce que vous devez faire.
  • Vous faîtes un point hebdomadaire sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
  • Vous mesurez votre progrès et continuez la boucle …

Optimiser son temps nécessite un petit effort au départ, qui deviendra avec le temps un savoir faire inconscient qui vous apportera des satisfactions jour après jour.

Et bonne nouvelle, il n’est jamais trop tard pour commencer !

9. Le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt

Vous serez tranquille le matin personne ne vous dérange, vous louperez les embouteillages et les transports bondés. Vous serez plus à l’aise pour travailler.

Motivés pour vous lever plus tôt ?

  • Coucher vous avant minuit.
  • Régler votre alarme pour vous réveillez 15 minutes avant le moment où vous devez vous lever.
  • Méditez quelques minutes.
  • Réfléchissez à ce que vous allez faire pour cette belle journée.
  • Faites du sport ou allez au travail en vélo.

10. Principe de Pareto, loi des 80–20

Comment distinguer en un coup d’oeil l’important du secondaire ?

Comment repérer là où vous devez concentrer vos efforts ?

La loi de Pareto vous apporte une aide précieuse pour évaluer très rapidement quels sont les points prioritaires.

En effet, par projection, ce principe se vérifie dans de nombreux domaines. La majorité des résultats ou des impacts, sont dus à une minorité des causes.

Voici quelques exemples :

  • 20% des gens possèdent 80% de la richesse
  • 20% des bugs sont responsables de 80% des plantages de logiciels
  • 20% des articles en stock représentent 80% du coût de stockage
  • 20% de vos vêtements sont portés 80% du temps
  • Et généralement 20% des clients font 80% du chiffre d’affaires.

D’où la seconde appellation : la loi des 20/80 (ou 80/20).

La répartition 80/20 reste théorique même si dans de nombreux cas, la distribution s’en rapproche. Elle offre néanmoins un point de repère intéressant pour étudier un sujet et prendre des décisions.


Maintenant que vous savez comment vous y prendre pour définir vos objectifs et aussi mettre en place un plan d’action pour concrétiser vos objectifs en rêve réalisé, tout en gardant en vue vos priorités dans votre vie.

Ce sera plus facile pour vous de faire le trie entre les tâches encombrantes de celles plus importantes de votre liste, pour ainsi vous libérer et vous permettre de profiter de votre vie en sous-traitant et vous concentrer sur l’essentiel !

A vos plumes et cahiers pour mettre en place dès aujourd’hui vos objectifs et votre plan d’action pour les réaliser !


Originally published at gilspringer.com.

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