SLACK COME E PERCHE’
e le centinaia di integrazioni immediatamente disponibili !

Il vero segreto di Slack è la possibilità di integrarlo con un’infinità di servizi che facilitano il lavoro, ed in Xhub1 lo abbiamo recepito!
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Cos’è Slack e a cosa serve? la versatilità di Slack, è impressionante !
Slack è un e-mail killer… e non solo !
un e-mail killer, nel senso che ha anche lo scopo di diminuire il traffico di e-mail: infatti, molto spesso i messaggi in chat possono risparmiare lunghe e-mail e il corrispondente carico di lavoro (p.e.anche soltanto grazie all’assenza del campo dell’oggetto per ogni singola comunicazione). Il punto di forza di Slack è proprio il raggruppamento di tutti i canali di comunicazione interni all’azienda, al fine di rendere la comunicazione più semplice, rapida, organizzata, ed efficiente.
- Come funziona Slack?
- Quanto costa utilizzare Slack?
- Che cos’è uno Slack bot e come lo si installa?
- vantaggi di Slack
- Esempi di utilizzo di Slack
- Una panoramica sui comandi più importanti di Slack
Ma che cos’è Slack esattamente?
Al contrario di Skype, che è organizzato in chat chiuse, Slack offre una grande varietà di canali, che sono in generale meglio strutturati e comunque rapidamente accessibili, infatti le chat sono pubbliche e/ private secondo la modalità che si definisce. Lo scambio di informazioni attraverso Slack è multimediale, poiché si possono installare diversi file e formati multimediali direttamente in chat. Numerose piattaforme come p.e. Dropbox, Trello, GitHub, Google Drive e Twitter si connettono con Slack, con un click grazie al quale lo scambio di file tra i vari servizi fluisce senza intoppi.
Ma che cosa può fare esattamente Slack e cosa lo rende così interessante come tool di comunicazione interna?
La gestione dei progetti sta diventando frammentaria ? la vostra comunicazione ha bisogno di essere ricucita in un unico posto virtuale. Uno strumento di comunicazione più professionale di Facebook Messanger, meno dispersivo delle mail e meno invasivo di Whatsapp. Capita anche a te? Usi Google Calendar, Trello, Mail-chimp e altri strumenti, magari tutti contemporaneamente? Con Slack, potrai continuare ad usarli da un’unica interfaccia.
Slack li mette a tua disposizione nella stessa piattaforma e ti permette di condividerne l’utilizzo anche con i tuoi colleghi.
I vantaggi di avere tutto in unico posto sono numerosi:
- la produttività lavorativa aumenterà inevitabilmente, perché potrai canalizzare la maggior parte delle tue attività online in un’unica interfaccia;
- unificando il flusso di informazioni in un unico canale, eviterai che dei dati vadano persi nel passaggio da un tool all’altro;
- vedrai nascere e crescere nuovi progetti con molta più semplicità;
- lo stress causato dall’eccessivo multitasking sarà solo un ricordo lontano. Slack, con la sua interfaccia intuitiva e con le numerose estensioni ti permette di poter essere più produttivo e poter lavorare al meglio. Tutte le chat inviate sono archiviate per impostazione predefinita e si possono riaprire velocemente. Molto pratico è anche il fatto che con Slack si possono impostare anche numerose funzioni di calendario e di promemoria. Il punto di forza di Slack risiede nella comunicazione interna, come ad esempio in un’azienda.

Come funziona Slack e come si installa?
Prima cosa registrarsi sul sito di Slack. Per l’installazione accorrerà in vostro aiuto lo Slack bot. Diventerete in questo modo “Team Administrator”, avendo accesso a tutte le impostazioni disponibili. Non appena vi sarete registrati, dovrete chiedere ai vostri colleghi di registrarsi a loro volta all’interno del dominio aziendale in modo da poter essere riconosciuti facilmente.
Come amministratore dovete innanzitutto occuparvi di alcune impostazioni importanti che si possono modificare a seconda delle esigenze:
- La prima opzione riguarda le limitazioni per i messaggi, regolando chi può mandare messaggi in determinati canali, tutte le persone che vengono invitate e iscritte ad un determinato canale ricevono una notifica per i messaggi e tutto quello che succede in quel canale.
- Un’altra impostazione fondamentale riguarda la gestione dei canali e dei gruppi privati. Se non desiderate che i vostri dipendenti o in generale gli altri utenti siano in grado di istituire canali propri, dovrete disattivare questa opzione.
Per prima cosa occorre creare i channel. Sono canali dedicati a singoli argomenti o a unità lavorative: una azienda può decidere di creare channel dedicati al Marketing, alle Vendite, o Amministrazione, ecc; un altro scopo per la creazione dei canali può essere per funzionalità, come ad esempio il channel #help dedicato alla segnalazione di problemi tecnici, o acquisti per tipologia ecc...
I channel possono essere pubblici, e quindi visibili da tutti gli utenti del team, oppure privati, e dunque visibili esclusivamente ai membri del team invitati a far parte di quel canale specifico: questa impostazione viene scelta in fase di creazione del channel.

Dopo i channel, nella pagina Setting & Permission del workspace si possono andare a definire tutti i dettagli, come ad esempio quando consentire l’editing o la cancellazione dei messaggi, inserire emoji e messaggi personalizzati, gestire i permessi per l’integrazione di app, scegliere se visualizzare il nome e cognome degli utenti, oppure cambiare nome e url al workspace o aggiungere una icona, e altre funzioni utili oltre che a come impostare l’orario di Do Not Disturb, per indicare in che orari non devono essere inviate notifiche.
Terminate le impostazioni, e invitate i membri del team. Ci sono due possibilità: inviti individuali o di gruppo attraverso la pagina “Admin”. I vostri collaboratori ricevono quindi la comunicazione e possono unirsi direttamente al network del team, o ai singoli canali.
Come funziona Slack per il desktop?
Il programma può funzionare sia attraverso il browser sia scaricando l’app per il desktop. Nel caso poi si decida di usare Slack in azienda , ci sono anche client per iOS, Windows e Android. Slack esprime il proprio pieno potenziale di tool onnicomprensivo nel momento in cui installate anche l’App (iOS / Android) e l’App per il desktop (Mac / Windows): in questo modo riceverete notifiche all’arrivo di nuovi messaggi e rimarrete aggiornati anche se la finestra del browser è chiusa.
Le reazioni positive a Slack sono correlate anche al fatto che la sincronizzazione delle cronologie delle chat funziona bene su tutti i dispositivi integrati, che è un vantaggio indubbio per la cultura aziendale.
Quanto costa utilizzare Slack?
Slack si propone come fornitore di servizi più che come software convenzionale. Perciò è possibile provare inizialmente il servizio in modo gratuito. Il software verrà non soltanto messo a disposizione, ma anche amministrato e aggiornato.
L’installazione di un account Slack è gratuito per un numero illimitato di utenti, per cui teoricamente l’intera azienda può configurare un proprio account e provare tranquillamente tutte le funzioni, prima che si richieda qualunque tipo di pagamento. La restrizione per l’archivio è di 10.000 messaggi per l’account gratuito. Per ogni account gratuito sono a disposizione 5 gigabyte per i file.

Con Slack sono possibili comunque tre tipi di account: oltre al piano gratis, si può scegliere l’opzione standard, che costa circa 6 euro al mese e può tenere in archivio un numero di messaggi illimitati. Per ogni account standard sono disponibili inoltre 10 gigabyte; infine, si ha diritto al supporto premium. L’account plus con i suoi quasi 12 euro al mese è un po’ più caro, ma ricompensa mettendo a disposizione 20 Gigabyte per utente.
Che cos’è uno Slack bot e come lo può installare?
Slack offre due tipologie di bot: App bot e bot personalizzati. Ciascuno è appropriato per fini diversi e offre differenti funzioni. Ogni team può utilizzare un proprio bot nei rispettivi canali; questa opzione è possibile attraverso le impostazioni del tema. All’interno di un canale Slack, i bot possono fare praticamente tutto ciò per cui vengono programmati. Ma come funziona Slack con i bot?
Dopo aver deciso cosa debba fare il bot personalizzato, potete preparare il vostro canale basandovi sul bot. Iniziate con il creare un’interfaccia utente. Dovete innanzitutto scegliere un nome utente per il vostro nuovo bot. Quest’ultimo può essere fino a 21 caratteri. Il nome comunque non può essere semplicisticamente “Slackbot” e il bot non può avere lo stesso nome di uno dei canali del vostro team.
Agli App bot immediatamente utilizzabili appartiene il bot to-do, che si può facilmente aggiungere al canale scelto. Non appena avrete attivato il bot to-do, tutti coloro che fanno parte del canale hanno accesso alle sue funzioni. Se un membro del canale dà il comando “/todo list”, compaiono tutti i compiti che sono stati inseriti nella lista. Attraverso il bot si possono inviare compiti e promemoria a tutti i membri del team. Non appena una persona ha terminato il compito, può mettere una spunta verde nel messaggio bot.
Vi sono un gran numero di App bot installabili immediatamente, che possono essere utilizzati per diverse finalità: ad esempio c’è un bot per le statistiche (Statsbot), un bot per i sondaggi (Polly), e uno con il quale si possono ricevere e inviare e-mail direttamente con Slack (MailClark). Lo spettro dei bot e delle loro funzioni è ampiamente diversificato: dai bot per analizzare le statistiche fino a quelli che inviano Smiley divertenti. Il numero degli App bot è davvero considerevole e cresce giorno dopo giorno.

Slack: vantaggi e svantaggi
La qualità dello scambio personale attraverso le e-mail negli ultimi anni è molto deteriorata, infatti, mentre dieci anni fa, dal 50 al 60 percento delle e-mail era inviata da una persona ad un’altra, oggi soltanto dall’8 al 10 percento. L’altro 90 percento consiste di e-mail generate automaticamente: pubblicità, ricevute, commenti Facebook, notifiche di nuovi follower su Twitter e via dicendo.
Quindi Slack contribuisce in modo determinante al miglioramento della comunicazione interna. Slack può fare veramente la differenza: rispetto a impersonali e-mail di gruppo, un messaggio in un canale Slack è una conversazione in tempo reale, che alleggerisce il tono della comunicazione e invita alla partecipazione. Con Slack si possono integrare attraverso connettori già pronti decine di altre funzioni.
Per gestire il work-life balance, in Slack è presente anche la funzione “Non disturbare”. All’interno dei canali si possono inoltre cambiare gli intervalli di tempo nei quali un determinato membro del team riceverà le notifiche dei nuovi messaggi. L’invio di messaggi push può per esempio essere limitato nel periodo tra le 8:00 e le 19:00. Tutte le notifiche al di fuori di questa fascia oraria verranno consegnate al membro del canale la mattina seguente.
Un vantaggio importante del programma è sicuramente l’ampiezza della funzione di ricerca, attraverso la quale è possibile trovare velocemente non soltanto file e messaggi, ma anche parti di documenti inviati, poiché la funzione di ricerca di Slack esamina tutto. Se si invia qualcosa attraverso Slack, lo si può sempre ritrovare.
Esempi di utilizzo di Slack
Volete aggiungere un compito personale alla lista di to-do senza condividerla con tutto il team? Scrivete il compito in questione come messaggio in un canale qualunque, premete invio e contrassegnate questo messaggio con una stella. Tutti gli elementi così contrassegnati saranno visibili in una lista separata all’indirizzo “http://your-team-url.slack.com/stars".
La sezione “starred items” si può utilizzare tranquillamente anche come lista to-do. Non appena avrete svolto il compito prefissato, potete togliere la stella, facendo in questo modo scomparire il compito dalla lista.
Le emoji personalizzate sono certamente una caratteristica molto amata di Slack. Grazie a questa funzione le immagini più disparate si possono trasformare velocemente in smiley fai da te, che si possono poi inserire nelle chat. Se necessario gli amministratori possono anche limitare l’utilizzo degli smiley, per evitare che il tono del canale diventi troppo colorito.
Una panoramica su alcuni comandi di Slack
@channel
Un canale (channel) si può paragonare ad una chatroom per discussioni o attività a tema. A seconda delle impostazioni possono partecipare soltanto alcuni utenti oppure l’intero team. Per mandare una notifica a tutti gli utenti del canale, vi basta scrivere @channel e poi inserire il vostro messaggio.
@username
Per inviare la notifica soltanto ad una persona del canale, scrivete nel @username. In questo caso la notifica arriverà soltanto alla persona a cui è indirizzato il messaggio.
DM
Scambio di messaggi diretti/privati tra voi e un’altra persona del canale.
Private Group
Funziona allo stesso modo di un canale, ma soltanto su invito. Utile come sala “a senso unico” per eventi, discussioni rapide o riflessioni varie.
@here
Questo comando è praticamente identico a @channel, con la differenza che riceveranno la notifica soltanto gli utenti che sono online e attivi in quel momento.
Conclusioni….
Abbiamo visto che Slack offre di default tutti gli strumenti per poter lavorare efficientemente con i propri colleghi e con il network esterno, eliminando alla base l’utilizzo di varie altre applicazioni a favore di un workflow più lineare e coerente. Se come me per motivi di lavoro siete alla ricerca di un modo nuovo di lavorare e relazionarvi con i vostri colleghi, il mio più grande consiglio è quello di creare un account su Slack magari inizialmente gratuito!

Giorgio
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