Perché odio le telefonate e i meeting di persona e amo le email

Nel mio lavoro (amministro una azienda che fa UI Design e sviluppo web e app) i rapporti umani con i clienti sono fondamentali per far proseguire i progetti.

Oltre al rapporto umano, è di fondamentale importanza capirsi e far capire ai clienti con cui si lavora il risultato che si andrà ad ottenere. 
Perché è facile dire "fammi una app", ma la verità è che poi il sito, o l'app, o il sistema di lancio via app dei missili spaziali, il cliente non ha la minima idea di come lo vuole, e va guidato.

Questa premessa per spiegare che l’organizzazione dei progetti è importantissima. Se si è poco chiari, lo sviluppo prende brutte pieghe e succede che:

• il progetto subisce un ritardo
• il risultato è diverso da quello che il cliente si aspettava (vedi immagine)
• bisogna costruire e ricostruire più volte parti del software considerate terminate (e quindi si fa ritardo)

Tutto ciò genera tensione, invece il ruolo di una azienda che si occupa di costruire prodotti digitali è proprio di rendere il processo il più semplice e lineare possibile, evitare la tensione e consegnare un prodotto nelle aspettative.

Introduciamo il concetto di telefonata e meeting

In questo marasma di design, revisioni del design, revisioni del prodotto, appunti scritti su post-it, segnalazioni di bug e quant’altro, si aggiungono le telefonate e i meeting di persona.

Cos’hanno di sbagliato le telefonate e i meeting?, si chiede ingenuamente Mario Rossi. Il problema di questi mezzi è che:

1. Non lasciano una traccia scritta. Ciò implica fare il doppio del lavoro: parlarsi, decidere, infine riscrivere quello che si è detto.
   Usando le email, invece, tutto il processo viene documentato e sarà a disposizione per il futuro, così da evitare discussioni su quello che era stato concordato.
2. Quando mi telefoni stai interrompendo il lavoro che sto facendo. Non è meglio ricevere gli aggiornamenti quando mi sto dedicando al tuo progetto?
3. Nel caso di un meeting dobbiamo trovarci nello stesso posto. Spostarsi: una perdita di tempo colossale.
4. Non sono necessarie.

Perché non sono necessarie? Lo dico per esperienza. Di recente ho lavorato con un cliente americano: durante tutto il progetto ci siamo sentiti esclusivamente via email. L’app sviluppata per lui è arrivata nella TOP25 delle app più scaricate nella sezione editoria degli Stati Uniti. Non so neanche che voce abbia.