Raporlama mı? İş Zekası mı?

“Raporlama” ve “İş Zekası” kelimelerini eşanlamlı olarak mı kullanıyorsunuz? Eğer öyleyse, bu yazıyı dikkatlice okuyun.

Raporlama ve iş zekası sıklıkla aynı şeyi ifade etmek için kullanılır fakat yanlıştır! Raporlama ve iş zekası arasındaki fark, başta grafikler olmakla beraber grafiklerdeki verilerin arasındaki ilişkilerdir. Nasıl karşılaştırıldıklarını anlamak için, bu iki işlevin ayrı işlerdeki kullanımlarına ve son kullanıcı ihtiyaçlarını nasıl karşıladıklarına bakmak gerekir.

Raporlama ve İş Zekası İki Farklı İş İhtiyacına Hizmet Vermektedir.

Aşağıdaki açıklamaları aklınızda tutun. Farklı rollere sahip raporlama ve iş zekası, kuruluşunuzda net hale gelmelidir.

Raporlama size şimdiye kadar olanları ve durumun ne olduğunu gösterir. Raporlar, insanların günlük (veya haftalık, aylık, vb.) işlerini daha iyi veya daha kolay bir şekilde yapmasına yardımcı olmak için standart veya iyi bilinen formatları kullanır. Belli veri gruplarına ya da kayıtlara odaklanır. Örneğin, günün sonuna kadar sevk edilmesi gereken tüm müşteri siparişlerine ilişkin bir günlük rapor, sevkiyat departmanına hızlı teslimatın mevcut işletme hedeflerini karşılamak için ne yapması gerektiğini gösterecektir.

İş zekası, işlerin neden gerçekleştiğini ve ileride iş performansını nasıl geliştireceğinizi gösterir. İş zekası genellikle birden fazla veri kaynağı kullanarak, varolduğunu bilmediğiniz veri ilişkilerini ve yeni iş olanaklarını keşfetmenize olanak tanır. Örneğin, iş zekası sayesinde sevkiyat performansını, müşteri memnuniyeti anketlerini ve taleplerdeki mevsimsel değişimleri analiz ederek karlılığı, rekabeti ve müşteri sadakatini en üst düzeye çıkarmak için sevkiyat takımlarını hangi zamanlarda ve nasıl artırılacağını organize edebilirsiniz.

İşletmelerin bu iki işleve de ihtiyaçları vardır.

Raporlarda genellikle aynı formatlar kullanılır. İnsanlar zamanla bu formatlara alışabiliyor ve ihtiyaç duydukları bilgileri bir bakışta görebiliyorlar. Yeni bir formatı anlamak için zaman ve çaba harcamaya ihtiyaçları olmuyor.

İş hedefleri ve koşullar geliştikçe, raporlamanın da değişmesi gerekiyor. Değişiklikler, uzantılar ve bazen tamamen yeni raporlar gerekebilir. Ancak bazı raporlama araçlarında, rapor formatları önceden tanımlanmış bir dizi şablonla sınırlı olabilir. Kullanıcılar, yeni bir rapor hazırlamak için sürekli BT departmanı veya raporlama aracı satıcısıyla iletişime geçmek zorunda kalabilirler. Bu kısıt, pahalıya mal olabilir ve işletmenin müşterilerine, pazar ihtiyaçlarına ulaşmasını engelleyebilir.

Diğer taraftan, iş zekası araçları genellikle hız ve esneklik göz önünde bulundurularak tasarlanır. Verilerinden eyleme dönüşebilen bilgileri elde etme süreci, kullanıcıların farklı ve yeni veri kaynaklarını birçok kez ve geçici yöntemlerle harmanlayabilmesine bağlıdır. Bazı iş zekası yazılımları hala BT uzmanlarından yardım almayı gerektirse de, bir iş zekası uygulaması ideal olarak teknik olmayan kullanıcıların operasyonel sorular sormasını, bunlara karşılık olarak anlamlı cevaplar almasını ve kavrayabilmesini kolaylaştırmalıdır.

Raporlama ve İş Zekası Arasındaki Yakınsaklık

Operasyonel sistemler giderek daha geniş rapor seçenekleri, daha fazla esneklik ve hatta analitik yetenekler sunuyor. Bu geliştirmelerden bazıları iş zekası uygulamalarını veya görselleştirme araçlarını sisteme entegre etmekten gelebilir. Benzer şekilde, iş zekası sistemleri daha interaktif hale geliyor ve son kullanıcılara gerçek zamanlı ve esnek sonuçlar veriyor.

Son kullanıcı ihtiyaçları teknoloji açısından ayrı olmasına rağmen, raporlama ve iş zekası araçları arasındaki fark azalıyor. Örneğin, doğru iş zekası sistemi ile, yukarıdaki örnekte olduğu gibi sevkiyat departmanı, bugünün siparişleri ile ilgili istediği raporu, tercih ettiği biçimde alabilir. Bundan sonra, en yoğun sevk gereksinimleri durumunda öncelikleri ve karlı ticareti belirlemek için veri tabanlı iş kararlarıyla iş zekasını kullanabilir.

Peki ne yapılmalı?

Raporlama araçları en iyi operasyon personeli tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Bu şekilde, işletme ihtiyaçları ve operasyonel eylem arasındaki gecikme en aza indirgenir — hatta yok edilir. Benzer bir şekilde, iş zekası araçlarının, ihtiyaç duydukları iş zekası bilgi tezlerini doğrudan üretebilen ve bunları iş fırsatlarına dönüştüren iş adamları tarafından kullanılabilir.

Şimdiye kadar sadece iş zekası yetenekleri olmayan bir raporlama aracı kullandıysanız, işinizi geliştirmenize yardımcı olma kabiliyetindeki sınırlamaları zaten açıkça görmüş olmalısınız. Burada bir veri ambarına, bir analitik platforma ve kısmen de olsa iş zekası yeteneklerini eklemeye çalışmak yerine uçtan uca hizmet veren ve maliyeti daha az tam kapsamlı iş zekası aracı bulabilirsiniz.