Pomodoro — помидорная техника для повышения личной продуктивности

Сегодня основатель Goalton.com делится своими наблюдениями о том как применять помидорную технику на практике — довольно простую, но в то же время чрезвычайно эффективную технику повышения личной продуктивности. Мы гарантируем, что прочитав эту статью и следуя нескольким совсем простым советам, вы сможете достигать результатов, которые будут минимум втрое превосходить ваши обычные.

Согласитесь, многим из нас знакомо ощущение когда ты вроде бы довольно много работаешь, стараешься, но в итоге все равно приходит ощущение впустую потраченного времени. А вместе с ним разочарование собой, кризис низкой производительности, путаницы в делах, уныния. Многие корят себя за отсутствие целей, недостаточную усидчивость, но часто истинная причина неуспеха не столь заметна и ускользает от вашего внимания. На самом деле наблюдения ученых за группами студентов, которые показывают хорошие результаты и группами, которые демонстрируют средние результаты выявили парадоксально простую закономерность — успешные люди меньше отвлекаются от работы.

Кто-то может подумать «что за ерунда?» и даже назвать это банальностью, но суть проблемы как оказалось лежит гораздо глубже. Давайте на простом примере попытаемся уловить в чем здесь коварство и подвох.

Представьте себе жонглирующего стеклянными шарами. Представили? Пусть это будет например, пять больших красивых шаров из хрусталя. Как вы думаете за счет чего жонглеру удается удерживать все шары в воздухе, не разбивая их? Ответ прост: в действительности жонглер удерживает в руках всего лишь 2 шара. Но при этом он довольно быстро переключает свое внимание между ними. Фактически весь его цикл можно описать следующим образом:

Принцип переключения внимания

Согласны? А теперь посмотрите на эту цепочку повнимательнее — что вы в ней видите?

Собственно на ловлю и переброску шара приходится лишь четверть действий, а остальные 3/4 это затраты на переключение внимания. Когда вы пишете текст своего выступления, а в это время вам приходит имейл или sms, то вы также на некоторое время переключаете свое внимание. Вам кажется, что это происходит на автопилоте, незаметно для вас и без вреда для процесса вашей работы. Но в действительности это далеко не так! Ваш мозг автоматически выполняет ровно ту же самую цепочку действий: переключает внимание на новое событие -> готовится к его обработке ->анализирует текст или заголовок имейла, принимает микро-решение ->переключает ваше внимание на прерванную задачу. Кстати, мозг не просто переключается на задачу, а заново проходит весь этот цикл (т.е. готовится, вспоминает на чем вы остановились, выполняет некую фоновую подготовительную работу и принимает микро-решение о следующем действии).

На этом примере четко видны сразу 2 подводных камня: во-первых, не все люди обладают способностью вернуться четко к тому же моменту умственного труда, некоторые что называется теряют нить и часто подолгу вспоминают что же такое до боли важное, только что ускользнуло от их сознания. Во-вторых, даже если вы относитесь к тем 5% людей, которые до мельчайших подробностей точно помнят на чем прервались, то даже в этом случае они тратят время на микро-переключения мозга. А теперь подумайте, что происходит с вашим мозгом если он прерывается то на сообщения в чате, то на телефонный звонок, то на чей-то визит или просто приветствие коллеги по работе. Правильно, ваш мозг только и занят бесконечными микро-переключениями и настройкой на обработку новых событий. В итоге большая часть вашего времени тратится впустую, а продуктивность катастрофически падает. Сравните последовательное выполнение трех задач, которое мы привели на рисунке и выполнение ровно этих же задач, но в режиме переключения между ними (мульти-задачность). Цена переключений резко возрастает даже на этом простом примере, а если задач (помех) становится больше, то не трудно видеть что потери на переключение начинают резко возрастать, съедая большую часть продуктивного времени.

Цена переключения между задачами (by Goalton.com)

Так как же быть? Ведь на имейлы все равно надо отвечать, звонки периодически совершать, а с коллегами по работе надо обмениваться информацией. К счастью есть очень простая техника, позволяющая решить сразу все проблемы. Суть ее состоит в том, чтобы непрерывно заниматься намеченным делом на протяжении определенного промежутка времени, а потом делать краткий плановый перерыв, в ходе которого заниматься всем тем что вас так отвлекало. Часто эту технику называют «помидорной» (pomodoro technique), потому что для ее реализации достаточно завести себе обычный кухонный таймер, которые частенько делают в форме помидоров. Давайте внимательно рассмотрим помидорную технику, чтобы разобраться во всех нюансах.

Первый важный момент в помидорной технике — это определение времени непрерывного труда и отдыха. В принципе вы можете установить для каждой из этих фах свое собственное значение, но научно обоснованными являются соотношения 25 минут работы и 5 минут отдыха. Мы бы могли сейчас подробно описать почему это так исходя из физиологии работов нейронов мозга, но позволим себе сэкономить ваше время и укажем это соотношение как четко доказанный постулат: 25+5 мин.

Второй важный момент состоит в том, что таких «25+5» циклов вы можете сделать только три штуки. Опять же не будем вдаваться в физиологию человека, а просто скажем, что четвертая 25-ти минутка должна закончиться большей фазой отдыха, чем обычно. А именно в 20 минут. За это время происходит восстановление всех функций мозга, но не успевает пропасть его рабочий настрой. Если вы вспомните учебу в школе, то там были маленькие перемены, а была одна большая. Так вот эти 20 минут — аналог той самой большой перемены. Способность к умственной работе подростков и взрослых абсолютно одинакова, главное соблюдать строгий график чередования фаз нагрузки и не пренебрегать отдыхом.

Теперь когда мы знаем основной принцип продуктивной работы, давайте разложим по полочкам как следует правильно пользоваться им для получения блестящих результатов.

Для начала вам нужно подготовить объем работы. Для этого вы должны взять свой список дел на сегодня (todo list) и отранжировать его по степени важности. Сверху обязательно должны быть 2–3 самых важных дела, тех от выполнения которых вы получите максимальный результат. В системе Goalton такие дела имеют ярко-красную отметку с восклицательным знаком, поэтому пропустить их невозможно. Также очень удобным является создание отдельной канбан-доски (режим Workflow) на которой вы можете иметь несколько списков-столбцов, например «сделать», «в первую очередь», «в работе» и «готово». Если вы используете спринт-технику, о которой мы рассказывали в этой статье, то у вас будут схожие списки дел.

После того как список дел подготовлен, вам необходимо запустить свой таймер на 25 минут. Это может быть программа для смартфона или таймер-помидор с кухни — абсолютно не важно. Главное, что в течение этих 25 минут вы НЕ ОТВЛЕКАЕТЕСЬ НИ НА ЧТО. Совсем ни на что. Уберите смартфон, выключите в нем wi-fi, закройте дверь от посторонних шумов, включите спокойную музыку и работайте только над задачей номер 1 из вашего списка дел. Поначалу вы обнаружите что усидеть 25 минут невероятно сложно — что ж, тем эффективнее для вас будет эта техника. Если вы будете спонтанно вспоминать о каком-то неотложном деле, то не смейте переключаться на него, сколь бы малым оно вам ни казалось. Просто запишите что-то вроде «перезвонить Джону» на бумажку и продолжайте работать.

Помидорная техника повышения продуктивности (by Goalton.com)

По истечении 25 минут обязательно прекратите (временно) работу и встаньте. Неважно можете ли вы продолжать работать дальше. Все равно сделайте микро-паузу в 5 минут. Это время необходимо не вам, а вашему организму. Не насилуйте его! Если вы что-то изучали, то за это время прочтенный материал уложиться в вашей голове наилучшим образом. Не думайте над тем над чем вы сейчас работали! Не начинайте новое большое дело или важный телефонный разговор, требующий умственных усилий. Отдыхайте и восстанавливайтесь. Разомните ноги, выпейте стакан воды, сделайте гимнастику или отправьте sms — сейчас все это можно. Но ровно через 5 минут вновь запустите свой таймер и продолжите работу.

Кстати, очень удобно для концентрации внимания использовать режим фокуса в Goalton. Скройте на время все другие задачи и работайте только над единственной задачей из вашего списка дел. Только над ней и ничем больше. Выполнив первую задачу, переходите к следующей и так до тех пор пока ваш список дел не превратиться в приятный глазу чеклист со всеми синими пометками галочек выполненных дел.

При этом помните что каждый четвертый перерыв в работе должен быть большим. Это идеальная возможность привести в порядок ваш рабочий стол, прогуляться до кофейного автомата, прослушать голосовую почту, проверить почтовый ящик и чат мессенждера, но лучше просто расслабится и подышать или сделать небольшую прогулку. Крайне важно не заниматься чем-то сложным, иначе ваш разум не сможет переработать и реорганизовать все то, что вы изучали и как результат, вы не сможете достигнуть лучших результатов на вашем следующем помидорном интервале. Очевидно, что как и ранее на протяжении этого перерыва вы также не должны думать о том, что вы сделали во время последней помидорной фазы.

В конце статьи дадим еще пару полезных советов. Во-первых, будет очень здорово если вы будете вести учет выполненных помидорных циклов. Это даст вам возможность правильно оценивать свою усидчивость и концентрацию на работе. Чем больше помидоров вы сделаете в течение дня, тем лучше для вас. Сравнивайте ваши дни между собой и вы заметите явный прогресс.

Второй совет для тех кто хочет применить помидорную технику в группе, например для проведения коротких планерок и мозговых штурмов. До начала совещания напишите на доске его цель, то есть что конкретно должно стать результатом вашего обсуждения. Тогда вы всегда сможете концентрироваться на основной задаче и прерывать любителей поболтать на разные темы — просто скажите им что эту историю вы с удовольствием выслушаете в ходе ближайшей пятиминутки или на большой перемене. Для отслеживания прогресса в ходе самого мозгового штурма обязательно применяйте инструмент ментальные карты (режим Mindmap в Goalton) о котором мы подробно рассказывали в этой статье.

И, наконец, третий совет который поможет вам не терять позитивный настрой во время работы по помидорной технике, а зачастую наоборот будет лишь подогревать ваше желание пройти цикл до конца. Он прост — установите себе награду за выполнение каждого цикла. Она может быть двоякой. Например, вы можете разрешить себе что-то от чего были вынуждены отказаться ради выполнения рабочей фазы цикла. Это означает, что если во время работы вам вдруг жутко захотелось посмотреть новости в соседней вкладке браузера, но вы побороли эту минутную слабость и продолжили упорно работать не отвлекаясь, то теперь можете позволить себе это действие. По началу вы будете долго привыкать к помидорной самодисциплине, поэтому такие награды будут весьма кстати. В дальнейшем по мере роста вашего самоконтроля можно назначать себе другие вознаграждения, не связанные напрямую с отвлекающими факторами. Например, вы можете разрешить себе купить что-то или сходить в кино. И тогда вы испытаете двойную радость — вы увидите что ваша продуктивность резко возросла и у вас получается сделать все задуманное и одновременно обнаружите что свободного времени для личной жизни у вас стало намного больше.

Попробуйте практиковать помидорную технику управления делами и времени прямо сегодня и продержитесь хотя бы одну неделю. Мы уверены, что вы оцените ее по достоинству и будете впечатлены своим результатом. Также рекомендуем прочитать статью Тони о 8 базовых принципах успеха для достижения цели.

Искренне Желаем Удачи и высоких результатов в работе.

источник: https://goalton.com/blog/pomidornaya-texnika/