◣筆記◥ 時尚採購課程(3)-採購工作與OTB試算part1.

上週以及接下來的課程正式進入採購的工作細節,這篇會先介紹時尚品牌的供應鏈,再帶到採購的工作型態以及OTB採購預算規劃的基本入門,更複雜的會在下次課程做講解。

時尚品牌供應鏈ECO system

從設計開始,由上到下可分為幾個主要工作:

  1. 商品設計開發:訂定商品的風格、主題,包含商品的色彩、布料、副料(像是釦子、拉鍊、卯釘等等)設定開發,並且進行打版、打樣。在台灣,工廠的開發通常也會由設計部門負責。
    *打版:將設計圖打在紙版上
    *打樣:照打出來的紙版用布料車成樣衣
  2. 商品管理:依據各國銷售數據及管理團隊的反饋規劃商品預算、款式及數量,做出最適當的商品分類(Product Assortment,商品銷售的系列及組合)。部分品牌總部會在訂貨會前3個月先搜集各國需要的預估款式及數量,為商品分類做精確的準備。
  3. 開發部門(sourcing):國際品牌的工廠開發通常會有獨立的部門或是外包執行。
  4. 採購部門(buying/purchasing):若工廠自行開發,那開發跟採購則在同一部門,從找工廠到管理一併處理。若工廠開發是外包,則會由採購部門對「整合工廠的企業」(例:聚陽、儒鴻、利豐等)進行溝通,包含議價、談判合作條件、掌握交期、反饋工廠問題等等。
  5. 物流/船務(logistic/shipping):負責工廠出貨時程以及後續相關流程,包含集貨、安排出貨港口、進出口文件處理、倉庫聯繫等。
  6. 倉儲:分成自建/委外兩種。量體較小的品牌通常有自己的倉庫,出貨彈性較大,物流的安排也會一併處理。量大的品牌倉庫連同物流傾向委外處理,採月結制。

各種採購型態簡介

  1. 自創品牌
    ►編列每季採購預算,作為款式數、各款數量的下單依據。
    ►商品系列規劃、上市波段切分
    ►每個波段上市的款式結構及數量
    ►訂貨手冊/業務預訂單製作
  2. 品牌代理
    國際品牌代理商則會參加「國際採購會議」,通常分成亞太區、北美區、歐洲區,會議前準備:
    ►編列每季採購預算
    ►品項或類別配比
    ►Style/Sku計畫- 款式數、各款數量規劃
    以上作為下單依據,在會議上即可進行訂貨
    ►下單
    ►品牌總部進行各國訂單彙整(可能會有斷貨、庫存不夠、原料不夠等問題)
    ►品牌總部寄出訂單確認給各國採購
    ►訂單調整
    ►訂單成立
  3. 經銷/選貨店selective shop
    經銷商、選貨店則會透過「國際服飾展覽」、或是到「各國批發城」如韓國東大門、中國虎門、法國st. dennis採購現貨(但有撞貨的可能),採購前準備:
    ►編列每季採購預算
    ►各品牌配比(經銷、選貨店內都會有多個品牌)
    ►各品牌的品項、類別配比
    ►Style/Sku計畫- 款式數、各款數量規劃
    以上作為下單依據,到場即可進行訂貨
    ►下單
    ►廠商進行訂單彙整與確認
    ►訂單成立、付款
    ►物流接手、出貨
    *鐘錶多為參展讓各國買手進行採購的型態

國際採購會型態

依進行的地點、內容、流程可分成三種:

  1. 依照供應鏈的結構決定會議地點,如開發工廠多在亞洲區的公司,大部分的會議會在香港或廣州舉行,以利下單後製作、出貨方便
  2. 春、秋兩大季的採購會在總部進行
  3. 採購會以及相關營運會議都一起在總部進行

就老師的描述,以往傳統的訂貨會要大量的紙張紀錄,總部人員抱著層層疊疊的檔案夾資料穿梭在會議室,採購人員根據手上的選貨難以看出款式的全貌,總是很辛苦的把商品全部鋪在地上才看得出來挑選的分類是否平衡,然而拜科技所賜,現在已經有數位選貨系統讓整個訂貨流程更環保、更有效率,這邊放上Tommy Hilfiger的digital showroom示範影片供參考:

選貨店的經營定位與採購模式

不同於單一品牌以商品的風格為主角,Selective Shop則以「店」的定位為經營核心,品牌及商品可以自由搭配組合。

  1. 一般選貨店
    日本、韓國、香港、中國、泰國等國家都會是商品開發的範疇
  2. 以「精品」定位
    通常會選擇「歐貨」為商品主力,如法國巴黎、義大利米蘭、西班牙等
  3. 以「設計師品牌」定位
    ►新秀設計師商品為主
    ►新秀設計師搭配部分國際設計師品牌商品
    ►新秀設計師搭配國際設計師品牌限量商品

★★★OTB(Open To Buy)採購預算規劃

不論是自創品牌、代理商、經銷商或是selective shop,要訂貨前都需要做採購預算的規劃,而預算則由營業額預估以及銷售分析而來,若沒有營業額預估直接規劃採購預算,則有可能發生採購量過多造成庫存、或是採購量不足流失原有可能業績等問題。

開始計算前,先認識兩個關鍵詞:

✦銷售率:銷售量 / 進貨量×100%
有時訂貨量不見得會全部進貨,所以要以「實際進貨量」為基準。

例:進貨量1000件,從開始銷售到下架共賣出600件,銷售率則為
600件 / 1000件 ×100% = 60%

✦平均折扣:實際銷售總額 / 商品牌價總額×100%

例:某期間銷售件數為100件,實際銷售總額為50萬,這100件的牌價總額為100萬,平均折扣為
50萬 / 100萬 ×100% = 50%

開始規劃採購OTB:

✦營業額預估(業績預估)
依據公司訂出的業績成長KPI、去年度業績,推算接下來整年度的預估營業額。(這邊先不討論各店過去三年的成長率是否可能達成KPI)

例:本年度業績成長KPI為15%,去年度總業績為200萬,今年度的業績預估則為
200萬 ×1.15= 230萬

要做230萬的業績,不能只買230萬的貨,因為通常都會下折扣,且不會全部賣完,只買230萬就會達不到業績目標

例:採購230萬 × 新品平均折扣80% × 新品銷售率 70% = 業績128.8萬

因此必須用目標業績230萬依照預估的折扣及銷售率反推採購預算

例:___ × 新品平均折扣80% × 新品銷售率 70% = 目標業績230萬
___ = 230萬 / 0.8 / 0.7 = ★採購預算411萬
然而,還必須考慮到庫存,很多時候品牌會忘了還有舊貨,不斷花錢買新貨,造成庫存越積越多,庫存越多虧損越大,因此必須將舊貨做適當的處理,並把銷售狀況考慮進去。

✦庫存營業額預估

例:這一季有牌價總額80萬的庫存,以過去的記錄來看,舊貨促銷的平均折扣為50%,銷售率約為40%(舊貨通常尺寸、顏色不齊,銷售率不高),可推出庫存營業額為
80萬 × 50% × 40% = 16萬

目標營業額先扣掉預估庫存做到的營業額,再推出採購預算才是比較準確的做法

例:230萬-16萬 = 214萬
214萬 / 0.8 / 0.7 = ★★採購預算382萬

上週先從基本計算方式入門,關於營業額預估還需考慮到各店過去銷售狀況,視情況提出相對應做法,像是調整KPI、或是另辦活動、甚至展店達成業績。此外,計算出採購預算後,還需規劃各品項、款式、顏色、尺寸等訂貨配比,其實都是數學,但了解背後邏輯更為重要,可想而知下次課程應該是一大挑戰囉!

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