Faça mais com menos: 5 formas de otimizar seu orçamento de tecnologia
Por FRANKLIN MELO
Hoje a tecnologia é um dos maiores drivers de inovação e expansão de negócios nas empresas, mas também pode ser um grande desafio de investimento, principalmente em tempos de escassez de recursos e instabilidade fiscal e de mercado.
Atualmente vivemos uma potencial retração, em decorrência da previsão da manutenção das altas taxas de juros e discussões relacionadas ao arcabouço fiscal, além do menor apetite de investimentos de risco em todo mundo, por conta de toda instabilidade geopolítica.
As empresas têm lidado com cenários de restrição orçamentária, contenção de despesas e necessidades de otimização e, por conta disso, precisam encontrar maneiras de reduzir seus gastos em tecnologia sem comprometer a eficiência ou a competitividade, uma vez que os orçamentos de TI podem se tornar rapidamente inflacionados, se não houver ações eficazes de gestão.
Neste artigo, vamos apresentar algumas maneiras de otimizar custos para atender às necessidades do negócio.
1- Priorização de investimentos em TI
A priorização de investimentos é um processo vital para qualquer empresa que busca otimizar seu orçamento de tecnologia.
Para realizar essa priorização, é importante que a empresa tenha clareza em relação aos seus objetivos estratégicos e compreenda como a tecnologia pode ajudar a atingi-los.
Essa clareza é essencial para que os investimentos estejam alinhados com as prioridades e com o momento da empresa, trazendo um retorno importante sobre o investimento.
Ao priorizar os investimentos em TI, é preciso levar em consideração a real necessidade de cada projeto ou despesa operacional. É importante avaliar se a solução é crítica para a empresa e se é possível encontrar alternativas mais econômicas que atendam às mesmas necessidades.
Outra abordagem importante é ter discernimento de quais despesas podem ou devem ser postergadas e qual o limite diante do risco desse congelamento de investimento e de despesa.
Também é importante que a empresa esteja preparada para abandonar soluções que não estejam mais atendendo às suas necessidades.
Para executar uma boa priorização, existem diversas ferramentas disponíveis que podem ser utilizadas para alinhamento da estratégia com aprovação e priorização de projetos, realizando uma boa gestão de portfólio.
2- Redução de despesas Opex
As despesas Opex são os custos operacionais recorrentes da empresa, como as despesas com a equipe de TI, licenças de software e manutenção de equipamentos. Para otimizar o orçamento de tecnologia, é essencial reduzir esses custos constantemente.
Costumo dizer que as despesas devem ser regularmente cortadas da mesma forma que nossas unhas, pois a falta de monitoramento pode nos deixar cair em armadilhas operacionais muito difíceis de serem gerenciadas.
O resultado disso é a perda de produtividade operacional e capacidade de inovação. Na minha experiência de mercado, vejo que as maiores inovações aconteceram em tempos de escassez, na busca de oportunidades de reduções.
Uma forma de diminuar as despesas Opex é através de automação.
A automação pode reduzir os custos de manutenção de equipamentos, softwares e processos, liberando as equipes de negócio para trabalhar em projetos mais estratégicos,e também pode aumentar a eficiência operacional, reduzindo custos desnecessários em tarefas repetitivas ou sujeitas a falhas humanas.
Automatizar processos é muito importante para tornar as áreas de apoio ainda mais produtivas, permitindo o crescimento em escala das corporações sem a necessidade de ampliação equivalente de estruturas de pessoas destas áreas.
3- Soluções de nuvem para alavancagem da transformação digital
As soluções em nuvem são ótimas aliadas para gestão eficiente dos recursos tecnológicos, seja para agilidade da entrega de soluções complexas como Big Data, Analytics ou IA; ou simplesmente para viabilizar a transformação de investimento (Capex) de curto prazo em despesas (Opex) diluídas para longo prazo.
Em vez de manter um data center próprio, muitas empresas estão migrando para clouds (como AWS, Azure, Google Cloud e outras) que podem ser dimensionadas de acordo com a demanda.
Há ainda a opção de um modelo híbrido — uma parte da operação fica em nuvem pública e outra em nuvem privada, tendo como grande vantagen a flexibilidade de adaptação às demandas (podendo ser ampliada ou reduzida ao longo do tempo), implicando em velocidade para necessidades imediatas de redução de capacidade e consequente custo.
As soluções em nuvem também podem trazer benefícios em relação à segurança da informação e backup de dados, com redução de riscos dos planos de continuidade de negócios (PCN). Além disso, possuem modelos de pagamento flexíveis, o que permite às empresas reduzir seus custos de TI.
Uma das maiores preocupações dos CEOs de grandes empresas é com a segurança da informação e privacidade de dados. Na verdade, se bem estruturada, a nuvem pode oferecer várias camadas de segurança mais eficientes que uma infraestrutura proprietária, além de poder contar com serviços gerenciados de segurança da informação muito mais benéficos para as empresas e com menor risco e custo.
Importante observar que um projeto de transformação digital alavancado pela nuvem precisa ser ancorado em uma arquitetura em ondas (waves) que possa conciliar um roadmap com estratégia de migração inteligente.
Nesse processo, revisitar os contratos atuais de hardware, software e outsourcing é fundamental para que este investimento seja justificado da forma mais adequada possível.
Não podemos esquecer ainda que contratos de serviços com stakeholders internos precisam ser renegociados e revisitados, além de estarem alinhado com a cadeia de suprimento de tecnologia, ou seja, mudar a estratégia de serviços para o conceito on-demand (Pay-As-Use).
4- Avaliação criteriosa de fornecedores
Muitas empresas não se dão conta de que podem estar pagando mais do que deveriam por suas soluções tecnológicas. Isso ocorre principalmente porque muitas vezes os contratos são feitos a longo prazo e os preços acabam se tornando defasados em relação ao mercado.
Uma boa iniciativa é realizar uma revisão nos seus fornecedores de tecnologia, pois pode ser que você esteja pagando mais por soluções que não atendem completamente suas necessidades, ou que possuem recursos desnecessários.
Compare-as com outras opções disponíveis no mercado: soluções de startups costumam ser mais baratas e, em alguns casos, soluções open-source podem ser um bom caminho.
Porém, realize essa avaliação com bastante cautela e atenção. A escolha de um novo fornecedor deve levar em conta diversos fatores, como confiabilidade, segurança, suporte técnico e custo-benefício.
No caso de ferramentas open-source, reforce seus processos de gestão de mudança e gestão do ciclo de vida das aplicações, de forma a mitigar riscos de bugs ou códigos maliciosos no seu ambiente.
5- Arquitetura organizacional orientada a serviços (outsourcing)
Muitos gestores e executivos de tecnologia acreditam que a internalização de TI é a melhor maneira de mantê-la sob controle e com custos bem gerenciados, minimizando riscos ao negócio.
Na verdade, acreditamos exatamente no contrário: utilizar estruturas de serviços é sempre mais eficiente do que manter uma estrutura robusta interna.
Uma equipe enxuta de TI com serviços por parceiros ou softwares (SaaS) permite que o foco da sua organização esteja onde é mais importante.
É necessário levar em conta que, em condições adequadas de gestão e governança, quanto maior é a sua equipe de tecnologia, maior é o número de conexões de comunicação e esse crescimento é exponencial, por exemplo: uma equipe de 4 pessoas possui 6 conexões de comunicação, ao passo que uma equipe de 8 pessoas possui 28 conexões.
Já quando trabalhamos em modelos de outsourcing ou serviços, é possível manter uma equipe de gestores de contratos de TI e permitir que empresas especializadas em determinados serviços possam agregar maior valor à sua organização.
Se pensarmos que, se temos um problema de saúde, procuramos um especialista, um cardiologista, um oncologista, um ortopedista, na area de tecnologia é a mesma coisa:
Se precisamos de uma equipe de Help-Desk devemos procurar empresas especialista em Help-Desk, que sabem escalar e possuem processos de gestão de serviços (SLAs); se precisamos de uma Squad de desenvolvimento, é melhor recorrer a uma empresa que tenha escala e flexibilidade em gestão do ciclo de desenvolvimento, e assim por diante.
Uma estrutura organizacional precisa considerar apenas aquilo que é proprietário ou exclusivo a sua organização: atividades e pessoas que possuem expertise específica devem ser mantidas internamente com job description claro e plano de sucessão bem estruturado.
Conclusão
O gerenciamento do orçamento de tecnologia é um processo contínuo e que requer atenção constante. Para otimizar o orçamento de tecnologia, é importante que as empresas realizem a priorização de investimentos em TI, reduzam as despesas Opex, migrem suas operações para a nuvem, reavaliem fornecedores e contem com uma boa estrutura de serviços.
Com essas práticas em mente, as empresas podem otimizar seu orçamento de tecnologia e garantir sua competitividade no mercado.
Em caso de dúvidas a respeito de estratégias, metodologias ou frameworks a serem utilizados na gestão de investimentos ou despesas em tecnologia, entre em contato com a nossa equipe para apoiarmos você em seus desafios.
Franklin Melo, CEO da Gubertech
