Políticas / Acordos / Normas da sua empresa

No final do filme acima mencionei o livro de cultura empresarial, um documento que pode servir para trazer clareza para sua equipe com relação às "regras do jogo" que eles estão jogando (e que pode reduzir drasticamente a quantidade e profundidade da entropia cultural* na sua empresa).

*entropia cultural é toda a energia que o sistema gasta só para se manter como está. Inveja, culpa, insegurança sobre estabilidade de emprego, busca por status, controle/burocracia excessiva são todos exemplos de entropia cultural.

É importante lembrar que esse documento pode ser vivo, ou seja, você pode atualizá-lo sempre que houver alguma mudança ou adição de acordos.

O nome desse documento não está escrito em pedra. Há um milhão de possibilidades:

Livro de cultura, Manual de políticas internas, Acordos do sistema, Manual de vivência, Manual de conduta, Regimento interno, Regras do jogo, Handbook e por aí vai!

O que deve estar no manual?

O que você achar que tem que estar lá! Algumas sugestões de perguntas a serem respondidas são:

. Qual a estrutura organizacional da empresa? Se tiver cargo, quais as atividades e responsabilidades deles e quem ocupa cada um? Qual o plano de cargos e salários? Qual o requisito para estar em cada cargo?

. Qual a diferença entre sócios e funcionários? Sócio pode ser demitido da operação assim como funcionário? Como é política de férias de sócio? Recebe décimo terceiro e adicional de férias? Tem cargo e horário como os outros?

. Qual o propósito, valores e estratégia da empresa?

. Política de férias: quantos dias, pode ou não quebrar, quando recebe o adicional de férias, pode tirar antes de fazer 12 meses?, como se decide quando cada um vai tirar férias?, pode-se vender férias?

. Licença maternidade e paternidade

. Política de contratação: qual o processo de validar a necessidade de uma nova pessoa, até que dia do mês pode-se contratar, como funciona processo seletivo (o processo em si, como a equipe pode indicar pessoas conhecidas ou até mesmo se candidatar para promoção ou transferência intera), quais os diferentes tipo de contrato de trabalho possíveis?

. Como funciona a política de horas extras?

. Como funciona o processo de demissão: que advertências formais e informais serão dadas antes, quando é justa causa?*, quando é imediata e não segue o processo de advertências? Que processos de mediação de conflito / reciclagem de treinamento / soluções alternativas serão buscadas antes de demitir?

*Na minha experiência o desempenho de muitos membros do time que estava muito diferente do que gostaríamos acaba melhorando principalmente quando sabem quais os acordos para sair da empresa. Em negócios com propósito, muitas vezes temos coração mole e vamos aceitando comportamentos que impactam muito o sistema até o ponto em que não aguentamos mais e a demissão acaba sendo uma surpresa para o funcionário. Ter esse processo claro pode ajudar bastante, inclusive evitando utilizá-lo! Eu era radicalmente contra essa ideia de punição, desconto, suspensão, etc, mas percebi o quanto nos ajudou a trazer mais clareza e até mesmo segurança sobre quão perto cada um está de sair.

. Uniformes: há necessidade de uniforme/padrão de vestimenta? Qual? A empresa fornece? De quanto em quanto tempo?

. Quais as medidas/processos de segurança e EPIs utilizados no dia a dia da operação.

. Qual o calendário de feriados do ano?

. Política de greve: quais os direitos dos funcionários e o que acontece quando aderem a uma greve (ex: 30/6/2017)? (nós fizemos esse no BDL em especial para deixar claro para os líderes que isso é um direito do funcionário)

. Políticas de compras: que tipo de compra pode ser feita e até que valor sem autorização? E quando precisa de autorização, deve-se pegar com quem? Precisa ter NF? Cupom Fiscal? Onde se pega dinheiro? Precisa-se fazer orçamentos?

. Políticas de benefícios e brindes. Há plano de saúde, odonto, vale alimentação? Há presentes ou alguma benesse para quem faz aniversário?

. Há controle de ponto? Como funciona o registro de horário para fins de fechamento de folha de pagamento?

Vale lembrar que acordos não seguem a regra de quanto mais melhor. Cada empresa terá no seu sistema necessidades mais latentes. O problema de definir coisas demais é que acordos importantes podem se perder no meio de um monte de informações que não são tão úteis (e são difíceis de manter atualizadas, comprometendo a reputação do próprio documento). Outro ponto, talvez óbvio demais mas que vale mencionar, é que regras às vezes devem ser quebradas. Quanto mais exceções à regra houverem, menos força têm os acordos vigentes, então pense com muito carinho antes de não seguir algo que está ali! Se começar a existir muita exceção, mate a regra!

Alguns exemplos inspiradores de manuais de políticas para mim são:

. Valve

. Vídeo que a Zappos fez sobre o deles

. Netflix

. Disqus

Estou procurando sem sucesso o da Semco que seria o único brasileiro dessa lista e é muito legal!! Mas não consegui. Se alguém encontrá-lo, pode comentar aqui? =D

Você sentiu falta de algo? Me ajuda a tornar esse documento mais completo :)

Abraços e bjs e inté a próxima!

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