Monitoramento de Impressoras : seu negócio está seguindo as tendências do mercado?
O Monitoramento de Impressoras é um termo que vem sendo inserido no mercado de Outsourcing de impressão cada dia mais. Muito requisitado tanto pelos provedores de outsourcing quanto pelos clientes finais que fazem a utilização das impressoras. Mas afinal, o que vem a ser o monitoramento de impressoras?
Definição
Se perguntarmos ao nosso Dicionário: monitoramento, teremos a seguinte resposta:
Ok Gustavo, mas, ainda estou confuso(a), o que seria monitorar?
Percebeu onde quero chegar? Monitorar uma impressora significa que estamos acompanhando sua utilização, sua performance. A Importância de ter os dados para sua empresa é extremamente grande, os ativos da sua empresa devem ser monitorados e acompanhados de perto, mesmo que estejam longe fisicamente. Tudo o que acontece com sua impressora, precisa ser analisado. Impressoras são ativos que demandam atenção, e possuem diversos itens que devemos acompanhar, alguns deles são:
Contadores — Faturamento ágil e confiável
Acompanhar a quantidade de páginas que sua impressora está imprimindo é sem dúvidas uma das formas mais comuns de se faturar a volumetria utilizada na impressora. É através dos contadores físicos das impressoras que saberemos o quanto cobrar do cliente. Monitorar os contadores garante que o provedor possa acompanhar as quantidades de páginas impressas em cada impressora, não somente para o faturamento para também para encontrar picos de impressão e compreender os comportamentos de uso dos clientes. Além é claro, da possibilidade de realizar análises para identificar a hora certa de trocar os seus equipamentos.
Eventos — A Vida da sua impressora pode ser acompanhada
Lembra do “compreender os comportamentos de uso dos clientes” que comentei anteriormente? Pois então, eu tenho certeza que se você possui um contrato de outsourcing, você também presta serviço de manutenção nos equipamentos locados para seus clientes — e arrisco dizer algo mais a fundo: você trabalha de forma reativa, ou seja, atende seu cliente quando ele faz a abertura de um chamado.
Quando monitoramos os eventos de uma impressora, conseguimos acompanhar seus erros, problemas, falta de gaveta, toner e até mesmo se a impressora parou de comunicar com o sistema ou não está sendo utilizada pelo usuário (impressora sem imprimir é dinheiro investido sem rendimento).
Suprimentos — O seu rendimento está aqui!
Preciso dizer que suprimentos é um item importante para um provedor de outsourcing? O suprimento ele sem dúvidas é o material que faz todo o rendimento de um contrato acontecer. Mas, ao mesmo tempo, é também onde mora o maior perigo para provedores pois, se o suprimento for utilizado de forma não prevista ou até mesmo não utilizado, isso pode resultar em sérios problemas.
Monitorar os suprimentos pode ser e será a solução para que possa acompanhar o uso, possuir dados atualizados e inteligentes, previsões de uso e área de cobertura são extremamente importantes serem acompanhados, inclusive este será um assunto para um próximo artigo.
Como monitorar impressoras?
Para monitorar seus ativos você precisa se preparar para as demandas de instalações, acompanhamentos, e claro, para a vasta quantidade de dados que você terá nas suas mãos. Por onde começar? Primeiro, recomendo a estruturação da sua equipe. Tenha pessoas que trabalharão focadas exclusivamente com o monitoramento dos seus ativos. A quantidade de recursos pode variar de acordo com a quantidade de impressoras e contratos além claro, da quantidade de demandas com demais atividades que o mesmo irá exercer, por isso eu comentei sobre o foco no monitoramento.
Quer uma dica? Para você que vai iniciar o monitoramento do zero, tenha um recurso fixo e um de backup. Dessa forma, você poderá aumentar os recursos conforme a quantidade de impressoras monitoradas foram aumentando. Agora, é importante ressaltar que: à medida que as impressoras entram para o monitoramento, elas também podem ser perdidas e para isso, esteja pronto para recuperá-las. O Software para monitoramento é extremamente importante escolher aquele que tenha maior capacidade de monitoramento para os modelos de equipamentos do qual você trabalha. Como alguém que trabalha com o NDD Print há mais quatro anos, obviamente, recomendo ele por haver compatibilidade com os mais diversos modelos de equipamentos e incrível capacidade de gestão.
Perdi minhas impressoras do monitoramento. E agora?
Perder impressoras, ou seja, elas ficarem off-line é algo normal e mais comum do que você pensa. Isso nem sempre é resultado de falhas em software ou na própria impressora, mas sim das situações e cenários nos quais as impressoras estão inclusas. Clientes podem mudar a infraestrutura de rede, segurança, ou até mesmo mover a impressora de local em avisar o provedor.
Exatamente para isso que comentei anteriormente, esteja preparado para recuperá-las. Identificar essas situações poderá ser algo bem simples quando sua equipa já possuir conhecimento e estiver trabalhando com as melhoras práticas do mercado. Não se preocupe, impressoras são ativos e estão nas mãos dos clientes, desta forma, você precisa na verdade é ficar atento e a postos para a ação.
Minha equipe está preparada para monitorar?
Essa dúvida é bastante comum e tenho certeza que ao ler este artigo você também se perguntou isso. Posso te dizer que, caso você já monitore algumas impressoras, saiba que, ter 1% das maquinas monitoradas já avança sua operação em 1% para o novo conceito de mercado. Agora, para aumentar esse número, prepare-se para estruturar seus processos, equipe e trabalhar com total dedicação e quem sabe alcançar a média de 80% das máquinas monitoradas.
Agora, me conte: onde você trabalha/sua empresa, como é a sua operação de monitoramento de impressoras e quantos equipamentos já estão sendo monitorados hoje?
Minha empresa diante do mercado, como será que estamos?
Uma dúvida que acompanha muitos gerentes e até mesmo os integrantes de uma equipe de monitoramento, é saber se os resultados e seus processos estão dentro das tendências que o mercado de Outsourcing vem seguindo. Afinal de contas, saber se meus resultados são o suficiente para minha empresa se destacar na minha região, não é algo simples de se analisar, ou pelo menos não era. Há sim uma movimentação no mercado para monitoramento de um indicador único, capaz de avaliar a operação e resultados do monitoramento de impressoras de um provedor e mostrar como a empresa está diante dos padrões de mercado. Score Único é termo que vem cada dia mais sendo procurado e se tornando uma referência para equipes de monitoramento alcançar ótimas notas e se destacar da concorrência e claro, clientes cada vez mais procuram empresas destaques com ótimos indicadores de operação.
Indicadores como:
- Eficiência do monitoramento (parque passível de monitoramento e parque total de máquinas locadas);
- Relação de equipamentos perdidos e recuperados;
- Média de tempo sem resposta que impressoras ficam sem se comunicar;
- Organização e classificação das impressoras;
Esses e outros indicadores são capazes de compor um único score e mostrar à empresa como seus resultados estão se saindo diante de todo um mercado que a cada dia que se passa evolui ainda mais.
A NDD como sempre liderando o mercado de estratégias para outsourcing, traz o Score único para provedores que fazem parte do NDD Copiloto, desta forma contam com especialistas de mercado para acompanhar e levar sugestões com base nas melhores práticas para aumentar cada vez mais sua posição em relação ao mercado.
E você, como está diante do mercado da sua região? já parou para pensar que aumentando a sua eficiência, seus resultados aumentam junto?
Entre em contato com a NDD caso tenha interesse em analisar seu Score e acompanhar as tendências de mercado.