Um olhar sobre a reunião de 1:1 em tempos de pandemia.

6 min readJun 13, 2020

Recentemente assumi um novo desafio em minha carreira, onde tenho lidado mais proximamente com gestão de pessoas. Nesse cenário tenho realizado com mais frequência, reuniões de diversos tipos e uma delas é a reunião de 1:1. Entendendo melhor cada reunião e seus objetivos, comecei a descobrir a importância da 1:1 e como ela pode ser um momento rico para o desenvolvimento da equipe.

Aprofundando um pouco mais, comecei a perceber que esse tem sido um momento difícil para todo mundo, temos lidado com vários questionamentos internos e com várias preocupações, que às vezes nos tiram o foco, além disso, reuniões tem sido cada vez mais constantes e um pouco mais cansativas. Comecei então a me questionar: como posso realizar as reuniões de 1:1 em tempos de pandemia de forma um pouco mais leve? Com essa pergunta em mente iniciei o planejamento que tem me ajudado na condução dessas reuniões. Compartilho nesse texto um pouco da minha reflexão e da forma como estou realizando.

Antes de começar, vale uma definição sobre o que é 1:1

Basicamente uma reunião, que acontece periodicamente entre duas pessoas. Pode ser entre colegas de equipe, entre um líder e uma pessoa que é liderada, entre mentores e mentoreados, etc.

Não vou abordar nesse texto o quão importante acredito que seja essa reunião, mas, vou deixar alguns artigos no final do texto, que me ajudam a entender porque esse é um momento tão importante para a gestão.

Dando importância ao que é importante

Confesso que algumas vezes me peguei começando esse momento sem o devido preparo, pulando de uma 1:1 para outra, sem parar e recordar sobre o tema que estava conversando com as pessoas anteriormente.

Eu que gosto muito de observar as pessoas enquanto elas falam, para entender em suas expressões se me fiz entender, fiquei com vergonha em vários destes momentos, quando encontrei o rosto do outro lado da tela me olhando com uma expressão de: ei, ta doidão? Eu já te falei isso antes! 🤪

Como estou em um processo de aprendizado sobre o tema, tenho feito experimentos e testes variados e até pouco tempo, estava focado basicamente no tempo e constância da 1:1. Porém, na evolução do processo entendi que não se trata apenas de tempo, mas, também da forma como cada reunião é feita e principalmente para quem ela é feita. Percebi que esse momento exige mais preparo, planejamento e empenho. Cada vez mais descubro que é muito mais sobre ouvir o outro do que falar.

Testando um novo modelo

Depois de testar formas variadas de fazer a reunião, me propus um novo teste, dessa vez, focado na qualidade da 1:1, seguindo alguns princípios:

Um momento do outro, não meu.
Conversa relevante.
Tempo adequado.
Acompanhamento.
Por favor, que não seja mais uma reunião chata, que poderia ser um e-mail.

Baseado nesses princípios, criei esse novo protótipo das reuniões de 1:1, onde tento propor um momento de parada e reflexão.

1. Antes da reunião, proponho um respiro

Resolvi me engajar na missão de propor o 1:1 como um momento para respirar, tanto para quem fala, como para quem ouve. Um momento de compartilhamento, mas, que seja um alento no meio das nossas tantas reuniões.

Conversando com algumas pessoas, pensando nas agendas e analisando como funcionam esses meus momentos com minhas lideranças, cheguei ao formato de 1:1 que estou começando a testar agora.

Para ajudar nesse momento, me pauto por alguns direcionais que são desdobramentos dos princípios que levantei antes:

Reservo 1 hora para essa reunião.
Mesmo que leve mais tempo ou menos, garanto esse tempo adequado nas agendas.
Dessa 1 hora, sempre reservo 10 minutos antes da reunião para respiração e planejamento de como será o 1:1.
Tento explicar no assunto do convite desses 10 minutos que não é uma reunião, disponibilizo um documento para ser preenchido nesse momento criando uma "tarefa" que permite recordar e respirar.
Olho sempre a agenda dos coleguinhas, para não sobrepor outras reuniões.
Procuro saber quando a pessoa funciona melhor. Eu. Por exemplo: funciono melhor depois do meio-dia.
Tento marcar as reuniões de 1:1 com bom período de antecedência, para que as pessoas se preparem de maneira adequada.
Evito desmarcar e quando desmarco proponho um novo horário seguindo os direcionais acima.

2. Durante a reunião, escolho bem minhas perguntas

**Lembra dos 10 minutos?**
Durante a reunião de 1:1 utilizamos o documento que foi preenchido nesse tempo, como um direcional para a conversa.

Tão importante quanto definir um tempo de qualidade para reunião são as perguntas que fazemos. Vejo a 1:1 como um misto de entendimento sobre as dores, dificuldades, empoderamento e sobre dar valor as conquistas, para abordar esses pontos, procuro focar em alguns grandes tópicos:

Qual seu sentimento da semana?
Quais as conquistas da semana?
Quais questões estão em aberto e como você pode resolvê-las?
Assuntos gerais.

A partir desses grandes tópicos aprofundo o assunto e tento outras perguntas mais focadas na situação apresentada. Não existe uma regra de como fazer, quando ouço mais do que falo geralmente a conversa fluí de forma bem natural.

Já conhece o banco de perguntas para 1:1 do First Round? É um guia de perguntas bem completo, que pode ser excelente para esse momento. Ah! Ele está em inglês, mas, a leitura é bem simples, até para quem não é fluente.

3. O fim da reunião

Por último, mas não menos importante, faço uma recapitulação do que falamos durante a 1:1 e tento finalizar a reunião cerca de: 5 a 10 minutos antes do tempo previsto, garantindo assim uma pausa caso exista uma próxima reunião e ainda sobra um tempo final para falar sobre outro tema de forma despretensiosa e tranquila.

**Você tem valorizado o tempo?**
Em tempos de reunião por vídeo, tempo é artigo de luxo, é importante que saibamos gerenciar bem.

Algumas observações importantes

Eu não uso os pontos acima como regras, porque existem momentos onde é necessário deixar o roteiro de lado e conversar sobre outras necessidades que existam para momento, isso é uma espécie de "acordo natural" que acontece no começo da conversa. Reforço a importância de ouvir ativamente e falar quando for necessário.

Quando bem planejada, qualquer reunião, inclusive a de 1:1 pode ser muito mais do que um simples alinhamento, pode ser um momento rico que ajude nas tomadas de decisão, em direcionais estratégicos, entre outras coisas, mas, isso é assunto grande e para outra hora.
Sobre esse tema o Will Matos escreveu um texto onde ele conta um pouco de como As reuniões de Design estão mais interessantes no PicPay.

Vale lembrar que: reuniões, geralmente exigem bastante esforço de concentração e em tempos de pandemia podem exigir ainda mais.
Use com moderação.

Para concluir

Você pode estar se perguntando: legal, qual foi o resultado disso? Surtiu efeito? Os testes deram certo? Dá pra aplicar para outras pessoas? Tem uma receita que funcione? e por aí vai.

Nesse momento preliminar, posso dizer que os resultados tem sido bem positivos, que as pessoas tem gostado desse formato e que o proposto tem surtido efeito, mas, como falamos de relação com pessoas, não existe receita mágica que vá funcionar para todo mundo, porque as pessoas são diferentes umas das outras e pode ser que isso funcione super bem com algumas delas, mas, com outras não.

Por isso quando me proponho a olhar para esse tema, só posso terminar dizendo aquelas palavras que já estão até meio batidas, mas que nunca deixam de ser verdade: ouça as pessoas, tenha empatia e se coloque no lugar do outro, a riqueza de uma boa conversa está na voz do outro.

Obrigado pela leitura

Se você me aguentou até aqui, eu queria muito te agradecer por ter lido meu primeiro artigo no Medium, foi escrito com muito carinho e cuidado e também uma pitada de medo e timidez hehe.

Por isso, se puder deixar sua opinião sobre o texto e se quiser aprofundar a conversa, fica a vontade, pode usar os comentários aqui em baixo, pode ter certeza que eu respondo :)

Ah! Um agradecimento especial a: minha irmã, meu cunhado, Victor Campanha, Hideki Katsumoto, João Paulo Villa Mello, Gabriel Silva que me ajudaram cedendo um tempo pra me dar várias dicas e revisar o texto.