© https://pixabay.com/en/pianist-piano-music-instrument-2225226

มี Soft Skill ติดตัวไว้ ช่วยให้ชีวิตการทำงาน (โค-ตร) จะดียังไง

ซีรีย์ที่สองของบทความ “(โค-ตร) จะดียังไง”.. ไม่ใช่! (แค่คิดชื่อบล็อกอื่นไม่ออก..)

มีใครเคยได้ยินไหมว่าจริงๆ แล้วทักษะในการทำงานเนี่ย สามารถแบ่งเป็นประเภทหลักๆ ได้อยู่สองประเภท คือ Hard Skill กับ Soft Skill

พูดย่อๆ สั้นๆ Hard Skill คือทักษะประเภทที่จำเป็นต้องมีเพื่อใช้ในการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จตาม job description ของเรา

แต่.. เวลาที่เราลงสนามทำงานจริงแล้ว มันจะมี “งาน” ที่ไม่อยู่ใน Job Descrition เกิดขึ้นเสมอ เช่น ต้องทำความเข้าใจในเนื้องาน, ต้องสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานทั้งในทีม และนอกทีม, ต้องจัดการตัวเอง, ต้องนู่น ต้องนี่ ต้องนั่น จนรู้ตัวอีกที ปัญหาก็รุมเร้าจนเราไม่มีความสุขกับการทำงานไปซะแล้ว หรือบางคนอาจตั้งข้อสงสัยในศักยภาพของตัวเอง ศักยภาพของเพื่อนร่วมงานไปเลยก็มี ฯลฯ

ตรงนี้ล่ะที่ Soft Skill จะมาช่วยให้เราปรับมุมมอง ปรับวิธีคิด ทำให้เราโตขึ้น มีภูมิคุ้มกันพร้อมรับมือแก้ไขปัญหายากๆ ที่รุมเร้าเราอยู่รอบๆ ตัว

หมายเหตุ 1: บล็อกนี้เรต ท. อ่านได้ทุกเพศ ทุกวัย ทุกสายงาน โดยเฉพาะใครที่เพิ่งจบใหม่ เพิ่งเริ่มทำงานปีสองปีแรก ❤

หมายเหตุ 2: ปรกติเราทำงานในสายงาน IT, Programming เนื้อหาเลยอาจจะค่อนไปทางนั้นนิดนึง คนอ่านอาจจะต้องจำลองสถานการณ์อื่นๆ นิดนึงนะ

ทักษะในการเจรจา สื่อสารให้ชัดเจน

© https://pixabay.com/en/workplace-team-business-meeting-1245776/

หนึ่งใน communication skill ที่สำคัญมากกกกที่เราอยากพูดถึงเป็นอันแรก

ขอยกตัวอย่างคลาสสิคๆ เรื่องนี้ละกัน คือแบบนี้ เคยกันมั้ยครับ ตอนคนเดินมามอบหมายงานก็ “ได้ครับพี่ จัดเลยครับผม” แล้วไป “ไอเ***ยยย งานเยอะสาสสสสส ไอพี่ * มึงมันบริหารงานไม่เป็นนน” ตอนหลัง

//เอ้า.. ใครเคย หรือยังเป็นอยู่ ยกมือขึ้น

จริงๆ เรามองแบบนี้ คือ เราได้สื่อสารออกไปดีแค่ไหนว่าเรา “งานล้นมือ”?

A: เราเคยได้ทำ task list ให้คนอื่นดูไหม ว่าตอนนี้เรามีอะไรอยู่ในมือ

มีเท่าไหร่จดมันออกมาให้หมด แล้วกางให้คนในทีมดูว่าตอนนี้เราถืออะไรอยู่เท่าไหร่ แล้วถ้าอยู่ๆ มีงานเร่งขึ้นมา เราก็จะได้ใช้ข้อมูลอันนี้แหละ ไปต่อรองกันกับทีมว่า ไอที่เร่งๆ เนี่ย สำคัญกว่าที่มีอยู่ตอนนี้มั้ย จะแทรกงานเร่งก่อนงานไหนดี แล้วรับได้มั้ยถ้างานที่เหลือมันจะขยับช้าลงไปอีก x วัน

ข้อดีสุดๆ เลยคือ ตอนนี้ทุกคนจะมองเห็นภาพรวมของกันและกัน อาจจะโชคดีคนในทีมเคยทำงานประเภทใกล้เคียงกันมา เราก็ขอคำปรึกษา หรืออาจสลับ task กันกับคนอื่นได้

คือเรามีครั้งนึง งานแบบ ล้นมือมากๆ ก็อธิบายกับลูกค้าไปว่า อันนี้คือ task ทั้งหมดนะ อันที่กำลังจะเติมเข้ามานี่มันสำคัญกว่างานปัจจุบันมั้ย ถ้าสำคัญ เอาบางจุดที่ไม่สำคัญออกก่อนมั้ย จะได้ทำอันนั้นทัน ฯลฯ สุดท้ายก็ happy ending (มั้ง 555)

B: เราเป็น type โอดครวญหรือ type อธิบาย?

มันจะมีเส้นแบ่งหนาๆ ระหว่าง บ่น-โอดครวญ กับ อธิบาย ในการโวยวายกับทีมว่า “กูไม่ไหวแล้วครับโว่ยยย”

คือเราเคยเว่ย มีอยู่ครั้งนึง เราไปบ่นๆ ให้คนคนนึงฟังว่างานมันเยอะมาก ไม่เอาแล้ว ไม่อยากทำอะไรแบบนี้แล้ว แล้วเขาบอกกลับมาแบบนี้ (กราบ ที่ทำให้เราเป็นผู้เป็นคนทุกวันนี้ 55)

“ลองปรับวิธีพูดดูสิ ลองพูดจากมุมมองของบุคคลที่ 3 ดู แทนที่จะโอดครวญเรื่องของตัวเอง ลองอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันแล้วประเมินให้อีกฝ่ายฟังว่าจะส่งผลเสียยังไงต่อบริษัท ต่อทีม ต่อลูกค้า ฯลฯ ถ้าเรื่องนั้นๆ เข้ามาแทรก”

เท่านั้นล่ะ เห็นธรรมเลยว่าตัวเองแม่ง สายโอดครวญนี่หว่า เราพูดแต่ผลประโยชน์ของตัวเองเป็นที่ตั้ง แต่ไม่เคยมองในมุมที่เป็นผลประโยชน์ของคนอื่นเลย

เมื่อก่อน

“พี่ A ผมไม่ไหวแล้วว่ะพี่ งานแม่งเยอะเรือหาย ถ้าพี่ให้ผมปั่นอันนั้นด้วยนี่ ผมร่างระเบิดแน่ๆ ว่ะพี่ พี่แม่ง รับงานมาทำไมไม่ถามกันก่อนวะ”

เดี๋ยวนี้

“พี่ A ตอนนี้งานที่ผมถืออยู่มี … (กาง task list ให้เขาดู) ถ้าเราจะเพิ่มอันนี้ พวกเราอาจจะต้องขยับบางงานออกไปอีก อาจจะส่งมอบ [งาน Z] ช้าไปอีกสัปดาห์ว่ะพี่ แต่เอางี้มั้ยพี่ ผมมีไอเดีย ไหนลองทำแบบนี้ๆๆ ดู งานนี้ส่งช้าหน่อย เดี๋ยวพวกเราไปเมคชัวร์กับอีกทีมว่า [งาน Z] รอได้มั้ย ถ้า [งาน Y] มันรีบจริงๆ”

ทริคคือ

• “เลิก” พูดว่าตัวเองจะเสียผลประโยชน์อะไร แต่ให้ลองพูดในมุมมองว่าอีกฝ่ายจะเสียผลประโยชน์อะไร
• อธิบายให้เคลียว่าสิ่งที่แทรกเข้ามาจะไปกระทบภาพรวมของงานยังไง
• ถ้าเป็นไปได้ ช่วยเสนอทางออก (ข้อนี้สำคัญนะ เป็นตัววัดภาพลักษณ์ของเราเลย)

คือการที่เรามีทักษะในการสื่อสารให้ชัดเจน นอกจากจะช่วยทั้งป้องกัน “งานล้น” ให้กับเราแล้ว ยังช่วยป้องกัน “งานล่ม” ให้กับทีมด้วย คือคนในทีมจะได้เห็นภาพรวมด้วยว่าอะไรเหลือ อะไรลัดคิวได้ อะไรที่ “ทีหลังก็ได้”

ทักษะในการปฏิเสธ

© https://pixabay.com/en/stop-shy-cover-hide-color-girl-863665

เรามองว่าหน้าที่สำคัญอีกอย่างนึงของเราในการทำงาน ไม่ใช่แค่ทำให้งานเสร็จอย่างเดียว แต่ต้องช่วยทีม ช่วยบริษัท “ป้องกัน” งานที่จะไม่เสร็จ ไม่ให้เกิดขึ้นด้วย

การปฏิเสธไม่ใช่เรื่องร้าย เราเคยกลัวการปฏิเสธคนอื่นเพราะกลัวถูกประเมินว่าไม่มีคุณภาพ แต่เอาเข้าจริง การตกปากรับคำอะไรอะไรที่มัน “เกินกว่ารับไหว” มา ทำให้บางทีงานที่เราทำส่งกลับไปก็ไม่ได้คุณภาพตามไปด้วย (บางทีต้องรีบเผาๆ ให้จบๆ ไป)

แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะให้อยู่แต่ใน safe zone ที่เราทำไหวนะครัช
บางทีเราก็ต้อง challenge ตัวเองบ้าง แต่แค่ประเมินให้ดีๆ ว่าอันไหนคือการ challenge อันไหนคือการทำร้ายตัวเองและทีม แล้วใช้ “ทักษะในการเจรจา สื่อสารให้ชัดเจน” ในการอธิบายสถานการณ์ และปฏิเสธสิ่งนั้นๆ ออกไป

ทักษะในการอ่านเบื้องลึกของเบื้องลึก

© https://pixabay.com/en/building-city-tower-school-people-2603793

สมัยก่อนตอนขับรถใหม่ๆ พ่อเราจะสอนว่า “อย่าขับจี้ตูดรถชาวบ้าน”, “ให้เว้นระยะห่างระหว่างรถตัวเองกับรถคันหน้าอย่างน้อยครึ่งคันรถ”, “อย่ามองแต่รถคันหน้า ให้มองทะลุกระจกรถคันหน้าไปอีกคันด้วย (ถ้าเขาไม่ติดฟีล์ม ถถถ)”

อ๊ะ จริงๆ เรื่อง Defensive Driving Skills นี่ก็อยากเขียน.. บล็อกอื่นนะๆ ถถถ

ง่ายๆ คือให้ขับรถแบบคอยอ่านสถานการณ์บนถนนอยู่ตลอดเวลา เวลาเกิดอะไรขึ้นจะได้หลบ จะได้เลี่ยงทัน

จำได้ว่ามีอยู่บล็อก หรือวีดีโอที่ใครซักคนพูดขึ้นแล้วเป็น quote ที่คนแชร์ถล่มทลาย

“ลูกค้ามาซื้อสว่าน ไม่ใช่เพราะเขาอยากได้สว่าน แต่เพราะเขาอยากได้รู”

ทำงานก็เหมือนกัน อยากให้ลองฝึกในการมองให้ทะลุ requirement ที่ได้รับมา มองให้ออกว่า pain, objective ของคนที่ร้องขอคืออะไร อย่าเพิ่งไปดุ่มๆ ทำไปทั้งๆ ที่ตัวเองก็ไม่เข้าใจว่าทำไปทำไม

การที่เรายิ่งรู้เบื้องลึกของเบื้องลึก ยิ่งเราเข้าใจ ยิ่งเราอ่านใจว่าคนที่ขอให้ทำ task แบบเนี้ย จริงๆ เขาอยากได้อันนี้ หรือเขากำลังติดปัญหาอย่างอื่นอยู่กันแน่

ทริคคือ

• “ถาม”.. เป็น verb ที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง (และเป็นอะไรที่เราๆ มักไม่กล้า กลัวถามแล้วคนรู้ว่าเรากำลัง “ไม่เข้าใจ”)
• “เชื่อมโยง”.. พอได้คำตอบแล้วอย่าเพิ่งด่วนสรุปว่าคำตอบนั้นคือ final answer แต่ให้ลองเชื่อมโยงดูกับ request อื่นๆ ก่อน ว่ามัน make sense มั้ย หรือมันกำลังนำเราไปสู่คำตอบอื่นๆ หรือปล่าว
• “ถามย้ำ”.. เอ้า พูดไปแล้วนี่หว่า ข้ามๆ (ก็แค่อยากให้รู้ว่าการ “ถาม” มันสำคัญนะจ๊ะ)

อ่านเกมให้ขาด คนที่ทำงานกับเราก็ประทับใจ “เออ มันไม่ได้สักแต่ทำ แต่มันใส่ใจเว่ยเฮ่ย” เราเองก็ภูมิใจ “กูว่าแล้วววว”

win-win เนอะ

ทักษะในการมองภาพมุมกว้าง

© https://stocksnap.io/photo/Y2D24MYUQU

Solving problem มันก็เหมือนเล่นลูกบิดรูบิค ถ้าเราเอาแต่โฟกัสในการแก้ปัญหาด้านเดียว พอลองพลิกดูอีกด้าน อ้าว! เละซะงั้น…

ทุกอย่างมันมี consequence ของมันอยู่ ผลลัพธ์ของเหตุการณ์ที่จบไปเหตุการณ์นึง จะส่งผลอะไรบางอย่างต่อเหตุการณ์ที่กำลังจะมาถึงในอนาคตเสมอ

คือบางทีเรามัวแต่โฟกัสกับการทำอะไรซักอย่างนึงแล้วลืมคิดถึงผลลัพธ์ที่จะเกิดกับคนอื่นๆ

ถ้าเรามองภาพรวมความเชื่อมโยงของทีม, ของบริษัท, ของลูกค้า, ของ requirement ออกยังจะช่วยให้เรามีไอเดีย มีความคิดสร้างสรรค์ที่จะสร้างอะไรเจ๋งๆ ออกมาได้อีกด้วย

ทริคคือ

• ฝึกมองภาพรวมให้ออกว่าผลลัพธ์ของการกระทำของเราอย่างนึงเนี่ย จะส่งผลต่อทีมไหน ต่อใคร ต่ออะไรบ้าง ลิสท์มันออกมา
• เช็คให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายได้รับสารจากเรา, “ผู้ก่อเหตุ” เรียบร้อยดี
• ถ้าไม่แน่ใจว่าใครที่จะมีเอี่ยวจากผลลัพธ์ของเราบ้างก็ “ถาม” เลย
• เหมือนแก้ปัญหาลูกบิดรูบิด เราจะโฟกัสแค่มุม แค่ด้านของเราอย่างเดียวไม่ได้ ต้องพิจารณารอบๆ แล้วคิดเผื่อเหตุการณ์ของด้านอื่นด้วย

ทักษะในการเข้าใจผู้อื่น

© https://unsplash.com/photos/6uii2WcaUAc

เป็นข้อที่อยากพูดต่อจาก ทักษะในการอ่านเบื้องลึกของเบื้องลึก และ ทักษะในการมองภาพมุมกว้าง และเป็นข้อที่เรารู้สึกว่าสำคัญมากอีกข้อ

Put yourself in someone’s shoes

คือ idiom นึง ที่บอกว่า ให้ลองคิด ให้ลองมอง ในมุมมองของอีกฝั่งดูบ้าง จะได้เห็นมุมมองที่ต่างออกไป

บ่อยๆ ครั้ง โดยเฉพาะในสายงาน IT ที่ developer มักจะคิดว่า “User is stupid” (ขอโทษสำหรับ user ทุกคนด้วยครับ 😆) แต่ถ้าเรา take แค่ว่า “User is stupid” มันก็แค่นั้น กลับกันถ้าเราตั้งคำถามว่า “ทำไม” ผู้ใช้งานถึงไม่เข้าใจระบบของเรา มันจะก่อให้เกิดการวิจัย การวิเคราะห์ การพัฒนา และนำไปสู่สิ่งที่ดีกว่าได้ โดยที่เราอาจจะคิดไม่ถึงเลยก็ได้ (บางทีมันก็เรื่องเล็กๆ แต่ยิ่งใหญ่)

ทักษะนี้เป็นหนึ่งในทักษะที่เราไม่รู้จะให้ทริคยังไง.. วิธีการพัฒนาทักษะนี้คงเป็น “สังเกตคนเยอะๆ” แล้วลอง “ตั้งคำถามถึงสาเหตุที่เขาทำอะไรแบบนั้น” เยอะๆ ลองคิดหลายๆ มุม
อ้อ และที่สำคัญเลยคือ “ห้าม judge” (เข้าใจว่ายาก) ถ้าเราอยากเข้าใจคนอื่น เราต้องพยายามไม่เอาสมมติฐานจากประสบการณ์ตัวเองเป็นที่ตั้งแล้วตัดสิน แต่รวบรวมสมมติฐานจากรอบๆ ตัวแล้วประเมินถึงความน่าจะเป็น (ของสาเหตุ) เอา

ทักษะในการ Be Active & Take Responsibility

© https://unsplash.com/photos/Q8FHN3qSq2w

สารภาพมา ใครเคย blaim ลูกค้าว่า “ทำไมไม่ส่ง detail / draft ของงานมาซักที เลยกำหนดเวลาละเนี่ย ใครจะไปทำทันวะถ้าส่งมาตอนนี้” (หมายถึง blaim ในใจ..)

A: Take Responsibility

ตอนเราใหม่ๆ ได้รับงานมา ก็ทำๆ ให้มันจบๆ ไป งานจบไม่ได้ ติดนั่นนี่ ก็โบ้ยว่า เออ ทีมนั้นไม่ส่งไอนั่นมา ทีมนั้นไม่ทำแบบนี้ ลูกค้าไม่เอาข้อมูลมาให้ซักที ฯลฯ

พอโตขึ้นมาหน่อยก็มาเรียนรู้ทีหลังว่า เออ ทำงานนะ ไม่ใช่แค่ just get your shit done but take it as your responsibility

ใครจะวางใจมอบหมายงานใหญ่ๆ ให้เราได้ ถ้าเราไม่สามารถแก้ปัญหา จัดการอุปสรรคต่างๆ ด้วยตัวเองได้ จริงมะ?

เราต้องเรียนรู้ที่จะ solve อุปสรรคต่างๆ ด้วยตัวเองด้วย

B: Be Active

อย่ารอให้ปัญหาเข้ามา แต่คาดคะเนว่าปัญหามันจะมาแน่ๆ แล้วพุ่งเข้าหาปัญหาเพื่อป้องกัน

แต่ ถ้าเราต้องรองานจากคนอื่นจริงๆ ล่ะ จะทำยังไงให้ทุกคนวางใจว่าทุกอย่างยังเป็นไปตามแผน (หรือทำยังไงให้ทุกคนรู้ล่วงหน้าว่าแผนกำลังจะผิดพลาด)

คำตอบง่ายมากเลย Be Active ครับ

ไม่ต้องรอให้คนเดินเข้ามาถามเลยว่า “แก งานเป็นยังไงบ้างแล้ว”

แต่เรานี่ล่ะ ที่รู้ตัวดีที่สุดว่างานมันกำลังจะเลท เพราะรอ … อยู่ ก็อธิบายกับทีมเลย ว่า “ตอนนี้งานกำลังจะเลทไปนิดนึง เพราะกำลังรอลูกค้าส่ง data มาอยู่นะ ตอนนี้ผมตามไปแล้ว ถ้าเขายังไม่ส่งมา เดี๋ยวพรุ่งนี้จะปรึกษากับเขาถึงผลกระทบอีกที”

อย่าลืม, เสนอทางออกด้วยเสมอ เวลาที่อะไรๆ มันผิดแผนขึ้นมา

DON’T WORK PASSIVELY!

Take Away

Soft Skill เนี่ย จริงๆ ไม่ใช่แค่เอาไปใช้กับการทำงานออฟฟิศนะ ทั้งงานบริการ ทั้งการใช้ชีวิตประจำวัน สามารถนำ Soft Skill ไปปรับใช้ได้หมดเลย นอกจากจะช่วยให้เรามีความเป็น professional มากขึ้นแล้ว ยังทำให้เรามองโลกในแง่บวกมากขึ้นอีกด้วย (มองอะไรเป็นเหตุเป็นผลขึ้น)

อย่างเราเอง ตอนทำงานใหม่ๆ โลกมันสีเทามากเลย อะไรก็ไม่รู้ประทังเข้ามา ไอนั่นก็เยอะ ไอนี่ก็แยะ แถมคนก็ไม่เข้าใจ เจ้านายก็จะเอา ลูกค้าก็จะบ่น ฯลฯ

วันนี้พอมองกลับไป ชัดเลย ว่าเราเองนั่นล่ะ ที่ไม่โปรพอจะ handle สถานการณ์พวกนั้นได้แล้วไปโทษนั่นโทษนี่

อยากเชียร์ให้ทุกคนมี soft skill พวกนี้ติดตัว แล้วจะพบว่ามันจะส่งผลต่อวิธีคิดในการจัดการอุปสรรคระหว่างการทำงานได้แบบ ค่อนข้างเยอะเลยทีเดียว

ปล. ยังมีอีกหลาย Soft Skill ที่อยากพูดถึง แต่กลัวบทความมันจะยาวเกินอ่าน คราวหลังนะ! 😆

ถ้าชอบกด clap your hand ซักทีสองที / แชร์ให้เพื่อนอ่าน
หรือถ้าใครมีความคิดเห็นอะไรเพิ่มเติม คอมเมนท์แลกเปลี่ยนกันได้นะ 😄

🖖