為什麼想寫這篇?
因為當初需要這個功能時,網路上居然找不到相關的分享(也或許我關鍵字沒goo對),幸好後來自己解決了,就來分享一下囉。
我將在這篇與您分享:
在Google表單收集到的回應會以時間排序,以向下新增一列的方式堆疊,很多時候資料累積一多,若不用搜尋功能的話要再看到新的回應就要往底下拉很久,本篇將使用巨集的方式,在每次收到新回應後自動重新排序,可以讓新回應的資料始終排列在最上面(時間近至遠/回應新至舊)。
我自己猜應該大部分點進這篇的人是上篇接續看下來的吧,所以背景我就不多介紹了,一句話交代就是:「表單回應太長了我只想看最新的回應給我顯示在最上面!」
方法2.使用巨集
你可能聽說過巨集,是個從字面上看不出意思的名詞,但在這邊可以姑且先理解為「很多動作的集合」,巨集的應用詳見維基百科,你會發現每個字你都認得,組成句子是在公啥碗糕 😢
但幸好我們不需要對巨集或程式語言有多大的認識,因為巨集提供了一個很人性化的功能,也就是「錄製巨集」,在錄製的過程中,程式會將你的每一個動作記錄下來,之後照本宣科地執行,可以想像成你教家裡的寵物去門口叼回今早門口的報紙(什麼劇情😅),之後你只需要一聲令下,他便會自動執行這個動作。廢話不多說趕快開始!
我一樣又模擬了一個表單回應,有需要的同學可以直接點連結複製。
步驟1.找到「錄製巨集」、給他點下去
動作1.點選「錄製巨集」,按鈕在上方工具列 → 工具 → 巨集 → 錄製巨集
一旦按下錄製後,中間下方會跑出正在錄製的小視窗,這時候就可以開始動作囉。
步驟2.開始錄製!
我們要先做一次「以A欄排序工作表」的動作
動作2.點選側邊向下🔽箭頭
(游標要移靠近一點才會出現)
動作3.選「排序工作表(Z→A)」
動作4.點選提示視窗的「儲存」
動作5.隨意為你剛錄製的巨集取個名稱,然後點擊儲存
(快速鍵可設可不設,在本次教學中設定的作用不大,可略)
在步驟2,我們完成了巨集的錄製,這樣的巨集執行後就能幫你重新排序A欄,新的回應就會被排在最上方(如圖八),但目前這樣的巨集只能被動的被執行,也就是我叫寵物去門口撿報紙,牠才會去撿報紙,但如果我不用開口牠就能每天都自動自發地完成,豈不是更完美?
因此,我們要將巨集設定成「只要有新回應就自動執行」,這樣就能確保,新的回應一直是在最上面,而我甚至連點執行巨集這個動作都省了。
步驟3.設定觸發巨集自動執行的條件
動作6.點選進入指令碼編輯器
(放心我們不需要碰到程式語言的,我也根本不會啊其實😅)
動作7.設定現有專案的啟動程序
從試算表錄製的巨集,會儲存在自己Google帳號底下的「Google Apps Script」,並以專案(Project)的形式供作者管理,可以理解成一般放在雲端硬碟的Google文件,只是這裡的文件內容是由程式語言所組成。
動作8.點選「新增觸發條件」
動作9.這裡我們設定兩個地方:1.觸發執行巨集的時機及2.報錯的頻率
- 觸發的時機:我自己是比較常設定為「提交表單時」,因為這樣可以確保每次收到回應後,就可以自動執行巨集,也就是自動排序,如果是其他選項的話嘛...
「文件開啟時」:算是一次性地執行,但在我使用文件的當下如果有收到新回應就不會有動作,在接收回應頻率很高的狀態下不適用,但如果你的表單已經設定停止提交或偶爾才收到一筆回應,倒是可以參考。
「文件內容變更時」:這個可能不適用我們這次的巨集,因為資料多的排序其實不像變更字級或是換個顏色可以及時完成,所以每更改一次內容就執行一次巨集的話,整個操作會變得卡卡(執行期間畫面會被帶著走)。
「編輯文件時」:其實我不是很確定這個和「文件內容變更時」的差異在哪裡,但如果這四個選項是依循頻率排列的話,猜測應該是「檔案」如果有變動的時候?知道的同學也麻煩留言跟我分享,我官方說明文件找不到阿😢
2.報錯的頻率:我通常都會設定最即時的「立即通知我」,因為我的表單可能一小時內就會有數十筆新回應,如果有執行錯誤的話,可能會是我手殘改到其他東西或是有什麼錯誤,怕會影響到其他正常提交的回應,所以設定「立即」可以讓我收到通知後及時排錯。
動作10.選擇你的Google帳戶
這邊直接選擇你一開始建立表單及相應生成回應試算表的帳號即可。
動作11.點擊「允許」
這邊要授權剛剛我們錄製的巨集能夠自動執行,也就是要賦予它能夠「在非你本人操作下自動作業」的權限。
然後就大功告成啦!
結果第二個方法隔了十多天才孵出來,沒想到步驟會比使用QUERY函數還多,雖然很多只是過場的啦,而且我自己還是比較喜歡使用巨集,每次看它自己動很是療癒,而且也不用再多一張工作表擺在旁邊。
還沒看過上篇《Google表單回應置頂_使用QUERY函數》的同學,歡迎也參考另一種方法呦,您也有其他類似的使用經驗嗎,歡迎留言和我分享你的方法吧!
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