如何在 Context Switch 間維持自己的生產力

看的懂這張圖的可以找我

以前在當工程師的時候,時間相對是被保護的比較好的。那時只要做大略的「時間管理」,劃分好哪個時間區段該做哪些事情即可。儘管偶爾會有突發狀況或者被中斷打擾的時候,不過都還在可控制的範圍之內。

隨著角色的轉換,現在的時間較為零碎,大大小小的會議間穿插著各式討論、詢問、突發狀況、1 on 1 等…要能有一段安靜的時間專注在自己該做的規劃/思考/寫扣非常有難度。常見的狀況是非常忙碌的一天過去了,但細心回想似乎很多自己該做的事都還沒有進度,原地踏步。

以下是我經過一段時間的調整後的一些心得,記錄在這給大家參考:

保護自己的時間

每個人都想要一點你的時間,但一直被予取予求的話,短時間內會有很充實,幫助了很多人解決了許多事情的錯覺,但回過頭來會發現自己需要做的事情遲遲沒辦法有進展。必須先優先學習保護自己的時間。

能夠不用去參加的會議直接拒絕,參加到一半發現不需要自己參加的會議直接告罪後離席。每週挑選固定的時間做自己的事,把會議/面試等排開在這個時段外,當建立起習慣後,別人自然也不會在這段時間來打擾你了。我自己是盡量不排週二,這天就可以專心做自己的事情。或者像我同事把每週一到週四下午兩點到四點的時間全部自己訂自己的會,讓別人在發開會邀請時無法在這些時段邀請他,這樣一週就能確保有八個小時不被打擾。

與其管理時間,不如管理精力

以前時間比較能自己掌握,做時間管理(Time Management)還行,但當你自己的時間非常零碎,較不受控時,做時間管理的效益非常低。這時可以試試精力管理(Energy Management)。

時間是有限的,精力則否。當你注重在管理時間上時,工時越長,你的精力就隨之降低,生產力反而下降。相反的,不如著重在如何維持/增強你的精力。

調整你的生活作息,讓自己有良好的睡眠品質;養成固定運動的習慣,增強體力;將精力最好的時段保留下來給自己,其他的時間給別人;藉由建立儀式性的行為,讓自己能快速進入高專注的狀態;找到能讓自己快速回復精力的活動;避免把自己燃燒殆盡、而是追求能快速的充電完畢,重返工作。

善用工具

工具應該是最不重要的一環,跟上面的概念一樣,以是否適合你個人習慣為主。這邊還是分享一下我覺得不錯的兩個工具:

NotePlan

NotePlan 是一個 Markdown 的筆記和 Todo 的軟體,特色是跟日曆的概念結合。最近也有新出一個類似概念的 Agenda ,但試用後我還是比較習慣 NotePlan。

值得一提的是他的檔案格式就直接是 Markdown, 存在你的 iCloud 裡面,一天就是一個單檔,所以萬一之後要 export 去別的地方也很方便。我使用的是 Setapp 的版本,用了一陣子以後覺得好用所以另外花錢買了 iOS 的版本,資料互通,任何場合不管手邊的裝置是什麼都很方便。

筆記的部分主要使用 HashTag 來做分類,可以搜尋內文和 tag, 目前累積了約半年多的資料,搜尋速度很快。

這個 App 我的用途主要是拿來紀錄每天的工作事項以及一些會議記錄。缺點是沒有檔案夾的概念,只有 tag 能用,導致文件一多會感覺比較凌亂,然後文件沒辦法插入圖片,有些需要圖文並茂的文件就不適合。

Workflowy

這個 App 是我之前跟高村長聊天時他推薦的,一直用到現在。整個 App 的功能非常簡單,就像是一大張白紙,一行一行把代辦事項打上去,做完的就畫線刪掉。

沒有多餘的功能,只有階層和排序而已。隨時可以 zoom in 到某個階層,專注在那個階層的事務中。每一個動作都有快速鍵能操作,用上手以後非常直覺快速。

我的用法大致是把私人專案和公司分在不同的階層,在裡面再各自去分類整理。工作時就只要切到屬於工作的那個階層,就不會被其他事項干擾。把比較簡單/比較立即能處理的用排序功能拉到前面,做完就劃掉。

以上兩個生產力工具是我用的比較順手,功能上也都很單純乾淨不複雜,推薦給大家。