El interés de los interesados

Tech&Design

Bien dicen que el mejor maestro es el tiempo, y vas aprendiendo conforme los años pasan, en esta iniciativa que hemos tomado de cada viernes, estamos exponiendo que hacemos y como lo hacemos, y ahora nos toca hablar de algo que el tiempo nos ha enseñado.

Es parte de una metodología, y es qué, aunque todos quieran ser ágiles, hay otros procesos que no debemos perder de vista, como esos “clásicos” que nunca faltan y, se convierten en procesos de mejores prácticas internas:

“El tip #1; para un proyecto exitoso, es prioridad identificar e involucrar a todos los interesados”

Y es cierto que eso es recomendación, de los qué si saben, como los señores del Project Management Institute, que lo observaron, anotaron y recomendaron hace tiempo, pero en el libro se ve bien, como muchas cosas, luego en la práctica se nos olvida, después de todo el proyecto “ya le urge al señor tal y tal” y ya vamos un <<poco>> atrasados.

¿Qué cosa es un interesado (stakeholder)?, realmente es algo simple; todo aquel que le afecta o le puede afectar de alguna manera el proyecto, y nuestro primer comentario, va en este sentido, que identifiquemos e involucremos a todos los interesados, para que puedan externar sus necesidades desde sus trincheras.

Y es que no es lo mismo, lo que un proceso de seguridad informática exige, de uno de auditoría informática, aunque estén complementados en algún punto, no son lo mismo y tienen referencias diferentes, y generalmente se dan por el ciclo de vida del proyecto, es decir, nace/ se desarrolla y prueba de manera simultánea/ se instala para producción y generalmente en este último punto, se detectan “los que nos faltaron”.

Y es típico que a “los que nos faltaron”, por la razón que sea, nos ayuden con algunas trabas, unas por mero coto de poder, y para que “aprendamos” que debemos tenerlos en cuenta, con cara de “no joven” para instalar en producción, debemos analizar todos, hacer varios formatos y hacer solicitudes para la infraestructura, que por cierto es otra área, luego debemos ir con telecomunicaciones y levantar otro requerimiento, si lo hubieran hecho desde el inicio, seguro ya fuéramos avanzados (todo con una voz muy peculiar) y no tendríamos estas trabas, pero siempre les decimos y no hacen caso, pero los apoyamos sin problema …

¡Y en verdad no es su culpa, y tienen toda la razón!, todos formamos parte de un proceso que de seguirlo es posible que tengamos resultados similares, por eso exponemos con mucho gusto esta habilidad que hemos adquirido.

Ya que logramos identificar la mayor parte de los interesados, y es que sucede algo interesante, en cuanto tienes una o dos áreas de interesados, y les comentas cuál es el objetivo, empiezan a apoyar y ayudan a identificar al resto de interesados, con esta técnica se puede tener un 90% de los interesados: ¡es casi una garantía!, pero no te emociones aún por favor, apenas es una parte, y lastimosamente es la más fácil, todo el mundo se emociona porque por fin, a “alguien” se le ocurrió hacer las cosas bien, ese ánimo se va perdiendo conforme avanzas, pero para eso tenemos el tip #2, y es:

“El tip #2: Es de vital importancia, mantener el interés de los interesados”

Para esto, se genera un plan de comunicación, o un proceso, para buscar que los interesados justamente no pierdan interés, se logra dando actividades a cada uno, no para que trabajen y dejen de molestar, sino para apalancar todas esas actividades que se pueden dar como avanzada del proyecto.

“El interés de los interesados es directamente proporcional, al sentido de la pertenencia colectiva”

Espero que hayas puesto cara de interesante su frase, se supone que podrías leerla más de una vez, no porque sea buena, sino para dar por certeza que su fundamento es correcto, pero en palabras más simples es: “tanto peca el que mata la vaca, como el que le detiene la pata”, es decir, qué si logramos que el proyecto sea de todos, así apoyaremos y compartiremos el resultado.

Una gran lección, que me gustaría compartir es la estrategia como se avanza con múltiples interesados, que realmente vean valor en el proyecto y no solo sea “más trabajo” para “lograr algo que alguien pidió”

Tip #3: Los interesados se involucran realmente: cuando le sumas valor y le restas problemas

Suena muy obvio, pero en la práctica es más complejo detectar lo que suma valor, ya que si lo dejas para el final se convierte en problema (es un mantra y no tiene discusión, no porque lo diga, sino porque lo hemos visto y padecido en el tiempo), para ilustrar y dar un poco de publicidad a Tech&Design, haré una breve descripción de un proyecto de canales digitales típico y, donde estaremos viendo en acción los 3 tips, para el interés de los interesados.

1.- Identificando interesados

Para un canal digital, se identifican los siguientes interesados de manera típica:

· Producto

· Banca Digital

· Base de datos

· Operaciones

· Normatividad

· Seguridad Informática

· Auditoría de Sistemas

· Marketing

· Desarrollo de sistemas

· QA

· Infraestructura

Claro que depende del tamaño de la organización, que tenga un responsable diferente por cada área, sin embargo, observamos que deben contar con todas las áreas, para operar de la mejor manera.

Una vez que hemos identificado a todos los interesados, debemos establecer un aporte para cada uno, quiero decir, un valor agregado por área, pongo algo simple para ejemplificar:

El reto para mantener el interés de los interesados es identificar en que les ayuda integrarse desde el inicio del proyecto

· Producto: La oferta de los productos que diseñó y, la generación de oportunidades de venta, todo para cumplir metas de negocio

· Banca Digital: Establecer el medio de exposición de la entidad, estableciendo el escaparate de innovación/noticias/propuesta de valor y la ventana al mundo

· Base de datos: Conocer y documentar los estándares internos que se manejen, les garantiza que el producto que reciben puede ser mantenido y será comprensible desde el primer momento

· Operaciones TI: Conocer y revisar los procesos para los pases entre ambientes, para desde etapas muy tempranas, conocer el impacto en el plan de trabajo

· Normatividad: De inicio se les presenta, la lista de elementos que se identifican por parte de Tech&Design, como temas normativos relacionados al sector financiero, y se complementan con los comentarios internos

· Seguridad Informática: Tech&Design propone un esquema tripartita de seguridad informática (OWASP/De la industria financiera/De la experiencia de Tech&Design) y se complementan con lo observado por la entidad

· Auditoría de Sistemas: Tech&Design informa los procesos de definición en términos de auditoría, para que la entidad financiera los avale y los complemente, se basan en términos de pistas de auditoría y control de información

· Marketing: Se les informa de la experiencia del cliente, la innovación que genera más oportunidades de negocio, y siempre alineados con sus manuales internos

· Desarrollo de sistemas: Es un tema importante, para tener claro las plataformas de software que usan, el lenguaje de desarrollo, para temas de soporte posterior, siempre es bueno tener temas muy estándar, para evitar “casarse” con un proveedor

· QA: Para todo el tema de desarrollo orientado a pruebas, se busca tener matrices de pruebas y conocer el alcance del desarrollo

· Infraestructura: Los fierros tardan, todo el mundo lo sabe, por ello es importante tener lista la arquitectura donde se va a vivir el canal digital, y es típico que preguntan a los de negocio, ¿cuántos usuarios esperan?, concurrentes, horarios de atención, etc.

· Oficina de Proyectos: Tema de entregables, tiempos, costos, pruebas y, sobre todo, el proceso de control y avance del proyecto

Cuando los interesados empiezan a interactuar entre ellos, estamos logrando el primer tip con mucho éxito, y propiciando que el segundo se dé con más naturalidad, los interesados deben estar informados todo el tiempo, en períodos establecidos para puntos de control del proyecto.

Si logras sumar valor y restar problemas, los interesados se interesan y se agrupan para el proyecto

Los retos para esta área de conocimiento de proyectos son los siguientes:

· Identificar interesados

· Establecer procesos de comunicación para los interesados

Identificar donde sumamos valor a sus áreas, para restar problemas El objetivo final es: Mantener el interés de todos los interesados, porque como dice en PMI:

El éxito de un proyecto es la satisfacción de las necesidades de todos los interesados

Saludos y gracias a todos los que nos leen.

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