Guía completa de la técnica Pomodoro

Descubre una de las técnicas más extendidas de productividad y gestión del tiempo. Al final del artículo te proponemos algunas aplicaciones para que puedas poner esta metodología en práctica.

Ser productivos. Que nuestro tiempo cunda. Terminar encargos y facturar por ellos. Ojalá todo fuese tan fácil, ¿verdad?

La mayoría de las veces, no somos realmente eficaces trabajando porque hemos caído en la trampa de la multi-tarea. Pensamos que si a la vez que voy haciendo esto puedo ir terminando esto otro. No nos damos cuenta de que debemos enfocar nuestra atención hacia una tarea para poder terminarla lo antes posible.

La mayoría de las técnicas de productividad basan su funcionamiento en dos aspectos: + La focalización en tareas evitando la simultaneidad. + Los periodos de descanso entre las mismas.

La técnica Pomodoro, con casi 30 años de historia, es una de las más nombradas y extendidas en la actualidad. Veamos cómo puede ayudarnos en nuestro día a día.

Qué es la técnica Pomodoro

La base es muy simple: encapsular tu tiempo en intervalos de 25 minutos.

Desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los 80, el éxito de la técnica está en el control del tiempo (mediante cronómetro, reloj o aplicación) para gestionar los intervalos de trabajo y descanso. Cada 25 minutos (o pomodoros) se realizan pausas de recuperación.

Esta técnica se basa en estudios que afirman que después de 25 minutos nuestra concentración cae en picado, por lo que se hace necesario hacer una pausa para mantener el nivel de productividad. Forzar que nos detengamos nos permitirá trabajar de forma más eficiente y durante mayor tiempo.

Cómo practicar la técnica Pomodoro

Uno de los aspectos más positivos de practicar la técnica Pomodoro es su sencillez. Vamos a analizar paso a paso cómo hacerlo correctamente.

Planificación de tareas

La parte inicial y quizás la más importante: dividir las tareas del día en bloques de 25 minutos.

Al principio cuesta. Basta con hacer este ejercicio para darse uno cuenta de lo mal que gestionamos nuestro tiempo.

Siempre desde este blog hemos incidido en el uso inteligente del tiempo. Especialmente con el correo electrónico, donde un uso inteligente, o incluso su abandono produce unos resultados realmente sorprendentes.

Cuando comiences a dividir tus tareas en bloques, te pasarán tres cosas: + Creerás que ninguna tarea eres capaz de hacerla en un pomodoro (25 minutos). + Habrás definido las tareas sin ninguna concreción. “Responder correos” es una tarea que puede ocupar 5 minutos, 2 horas o media vida. ¡Tienes que ser más concreto! + Posiblemente habrás planificado excesivos pomodoros. Esto siempre se debe a que estamos acostumbrados a pensar que cuanto mayor cantidad de horas dediques más productivo serás. Por lo general, se produce el efecto contrario.

En 25 minutos no somos capaces de terminar algunas de las tareas complejas a las que nos enfrentamos en nuestro día a día. ¿O sí?

Debemos intentar que los 25 minutos sea tiempo suficiente para finalizar la tarea que nos propongamos. Si necesitamos dividir una tarea grande en 2, 3 o 4 pomodoros, lo hacemos. Como comentábamos en otro de nuestros artículos sobre la finalización de tareas inacabas, lo importante es darnos la satisfacción de acabar y tachar de la lista.

Coge una libreta, una nota en tu ordenador o lo que se te apetezca. Planifica el día. Si no te da tiempo en 25 minutos de terminar una tarea determinada, trocéala en tareas más pequeñas.

Gestionando el tiempo

Queremos ser estrictos con los 25 minutos, pero no estar pendiente del reloj, ¿verdad? En realidad el término Pomodoro (tomate en italiano) viene de esos temporizadores de cocina con forma de frutas o verduras. Si quieres comprarte el original, ya que Pomodoro Technique® es una marca registrada, puedes hacerlo en su web oficial.

De hecho, el creador de la técnica recomienda el uso de dispositivos analógicos para el control del tiempo. Poner en marcha el temporizador de cocina de forma manual es una confirmación física de la disposición para realizar una tarea.

Aunque a priori parezca una técnica que te aísla de tu entorno, puedes practicar tambien el Pomodoro a pares, que consiste en realizar pomodoros en equipo con objetivos comunes.

Tenemos varias soluciones para controlar el tiempo sin preocuparnos por ello.

Aplicaciones para iPhone / iPad

Si tienes uno de estos dispositivos, puedes usar alguna de las aplicaciones gratuitas disponibles. La mayoría de ellas ofrecen las mismas funcionalidades (temporizador, métricas e histórico): + Pomodoro Keeper Free. Disponible para iPhone y iPad, esta aplicación te permite llevar un seguimiento de los pomodoros que vas realizando, con métricas semanales. Dispone de versión premium de pago. + Droptime. A Pomodoro Timer. + Orange. Esta aplicación te permite también elegir el tiempo de trabajo y descanso de forma personalizada. + Focus Time. Esta aplicación de pago tiene también métricas avanzadas, sincronización con iCloud y análisis de tareas clave.

Aplicaciones para Android

De las [cientos de opciones que tenemos en Google Play] Store(https://play.google.com/store/search?q=pomodoro&c=apps), hemos seleccionado las que consideramos las cuatro mejores: + ClearFocus: Pomodoro Timer. De interfaz sencilla, te permite llevar un control sencillo de los pomodoros de la sesión. + Pomodoro Challenge Timer. Con una interfaz bastante atractiva, te permite generar tus propios logros para motivarte. + Pomodriodo Pro. Con versión gratuita, esta aplicación de pago te permite tener un histórico de pomodoros realizados.

Aplicaciones para escritorio

Si preferimos la aplicación directamente en nuestro PC o Mac, tenemos algunas opciones disponibles: + Focus Booster. Disponible para PC, Mac y Linux, tiene una versión en línea gratuita y una de escritorio de pago. La interfaz es muy atractiva y te permite tener múltiples métricas de productividad. + TeamViz. También multiplataforma, está pensada para trabajos en equipo. Tiene una versión gratuita y dos planes de pago. + Tomighty. Software libre para Mac y Windows.

Si tienes interés en bucear entre una montaña de opciones de escritorio, te recomendamos que visites este listado.

Gestionando los descansos

Tan importante como los 25 minutos de concentración total, son los 5 minutos de descanso entre pomodoro y pomodoro.

No vale “echarle un ojo al Facebook”. Descanso de verdad.

Levántate de tu puesto, camina, bebe agua, cierra los ojos por un momento.

Una buena práctica si tu trabajo es de oficina y tienes alguna ventana es mirar al horizonte. Esto relajará tu vista, acostumbrada a enfocar en corto hacia la pantalla de un ordenador.

Quizás lo más difícil en general de todos los métodos de productividad es la calidad de ese descanso, que suele ser más física que mental. No paramos de darle vueltas a la cabeza sobre lo que viene después.

Cada 4 pomodoros se recomienda una pausa más larga. El agotamiento acumulado va a impedir que podamos concentrarnos con la misma intensidad.

Críticas a la técnica Pomodoro

Esta técnica ha sido alabada y criticada a partes iguales. La mayoría de los defensores de la misma alegan un incremento sustancial en su productividad. La clave está en forzarte a descansar antes de acometer otro pomodoro.

Sin embargo, puedes sentirte agobiado por no tener tiempo suficiente.

Cada uno de nosotros es único, ¿por qué 25 minutos y no 15? La mayoría de sus detractores sostienen que 25 minutos como unidad de medida es demasiado estricto y no tiene en cuenta la complejidad de cada tarea.

Si trabajamos en un entorno donde recibamos continuas interrupciones no va a funcionar. Pero ni la técnica Pomodoro ni ninguna otra. Por eso es fundamental que revisemos si estamos trabajando en las condiciones que realmente necesitamos para poder sacar más trabajo adelante consumiendo menos tiempo para cada tarea.

La mayoría de los críticos a la técnica Pomodoro prefiere el TimeBoxing, que consiste a grandes rasgos en el bloqueo de tiempo personalizado para tareas prioritarias.

Conclusiones finales

Como todas las técnicas de productividad, debemos probarla y ver qué es lo que funciona con nosotros. Es posible que su práctica te abra los ojos hacia nuevos hábitos en el trabajo, aunque acabes finalmente desechando su uso.

Si tienes un día en el que estás realmente disperso, esta técnica te permitirá entrar en dinámica y aprovechar algo de tiempo sin procrastinar demasiado.

Trabajar un montón de horas sin parar no sólo no es productivo sino que tampoco es sano. Si un reloj de cocina con forma de tomate nos va a evitar que cometamos barbaridades con nuestro tiempo de trabajo…¡Bienvenido sea!

Y tú, ¿ya has probado la técnica Pomodoro? ¿Qué tal te ha funcionado? ¿Conoces otros métodos para ser más producivo?

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Originally published at getquaderno.es.