E-mail é documento, sim!

MicroStone PC

A facilidade na comunicação virtual via e-mail vem, desde o início, agregando agilidade e rapidez aos atos da vida moderna, seja na forma de um simples “Ok, ciente”, seja o aceite de uma proposta de plano de negócio de milhares de reais, efetivando uma contratação de vulto para sua empresa.

A urgência da vida moderna e a fluidez das relações digitais retirou, em sua maior parte, a formalidade deste documento. É isso mesmo: e-mail é documento, sim!

Judicialmente, o e-mail tem força probante relativa, admitindo refutação de autoria ou envio, ou mesmo prova em contrário, mas também passível de autenticação por perícia, bem como, se coadunado ao conjunto probatório já produzido nos autos, pode ser valorado como uma e assim considerado.

A questão aqui nem é sua utilização no atual processo civil brasileiro, após intensa discussão doutrinária, legal e jurisprudencial; hoje, a aplicação do e-mail como evidência, ou registro de fato, atrelado ao fato ou negócio jurídico existente é plenamente aceita.

Importa destacar, apenas, a formalidade necessária no ambiente de trabalho e no uso do e-mail como ferramenta de uso corporativo, que, aparentemente, encontra-se em franco desuso!

Seu e-mail da firma não é meio hábil para: falar mal dos colegas (JAMAIS), zoar o torcedor do time adversário que levou uma lambada no clássico, chamar a colega de “Flor” e perguntar se ela se recuperou da cirurgia, menos ainda agitar o happy hour da sexta, ou o amigo secreto no fim do ano… Compartilhar fotos pessoais ou de eventos mais descontraídos, nem pensar!

Cadeias internas de e-mails, reverberando opiniões, procedimentos interiores e expondo a terceiros o dia-a-dia de uma tomada de decisões, deverão ter cuidado extra no manejo, nunca podendo ser enviadas para os de fora, sejam clientes ou colaboradores.

Veja, você não está acessando esta facilidade de seu PC, nem de uma conexão 100% segura — ao revés, esta possibilidade de comunicação lhe está sendo ofertada pela empresa que espera que você, ao entrar, respeite as políticas de privacidade e sigilo que aceitou ao se tornar um colaborador!

“Você está… Demitido!”

Um passo importante para avaliar se você está fazendo bom uso de seu endereço de e-mail corporativo é imaginar que a mensagem, eventualmente, possa ser citada como referência de tomada de providência numa reunião ou anexada à intranet da empresa, como passo em procedimento de um departamento.

A sua mensagem está polida, sucinta, formal e coerente com a posição que ocupa, o horário em que enviada, e a finalidade para ela esperada?

Repense. Passe adiante a ideia aos seus colaboradores e fique atento à sempre real possibilidade de perder seu emprego, pelo uso indevido do e-mail corporativo.

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