UX Case Study — Krealogi | Customer Relationship Management (CRM)
“This project is part of the UI/UX training program implemented by Skilvul (Skilvul.com), for Kampus Merdeka program held by Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia. Krealogi is the Challenge Partner. I am not working for nor contracted professionally by Krealogi.”
Overview
Krealogi adalah platform digital oleh Du Anyam terkait supply chain yang bertujuan untuk mempercepat pertumbuhan UMKM. Krealogi merupakan sebuah ekosistem yang didasari oleh pengalaman Du Anyam dalam menjalankan bisnis kriya di Indonesia. Krealogi menawarkan solusi yang menyeluruh, mulai dari menyediakan komunitas sebagai wadah berjejaring dengan pelaku usaha lainnya, pelatihan untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan UMKM, serta aplikasi ramah pengguna untuk membantu pencatatan kegiatan operasional dan membuat perencanaan strategis. Dari pengalaman menjalankan UMKM kriya sejak 2015, Du Anyam sangat memahami kendala UMKM dalam manajemen pesanan, produksi, persediaan sampai pengiriman.
Latar Belakang
Saat ini saya sedang mengikuti program Magang sebagai UI/UX Designer di sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pendidikan yang bernama Skilvul. Perusahaan ini menyediakan platform pembelajaran online berbasis web. Salah satu hasil pekerjaan saya sebelumnya adalah tentang pembuatan UI Desain terkait aplikasi Pembelajaran Digital, Untuk proses lebih lengkapnya tentang pembuatan desain aplikasi pembelajaran digital bisa kalian baca disini UX Case Study — DigiZ (Platform Pembelajaran Digital).
Selain itu, salah satu program yang diadakan oleh mitra Skilvul adalah adanya challenge partner. Apa yang dimaksud dalam challange partner ini? jadi, dalam challenge partner ini, peserta memilih perusahaan yang sudah di sediakan oleh pihak skilvul. Saya sendiri mengambil challenge partner Krealogi oleh Du Anyam. Apa itu krealogi? saya sudah memberikan sedikit gambaran pada bagian overview diatas.
Setelah memilih challenge partner, peserta diharuskan menyelesaikan permasalahan yang sedang dialami oleh perusahaan yang sudah mereka pilih. Terdapat beberapa permasalahan yang ada. Salah satu permasalahan yang dialami oleh Krealogi adalah belum tersedianya UI Desain terkait tentang Customer Relationship Management (CRM). Maka dari itu, saya dan tim ingin berbagi cerita mengenai proses saya dalam pembuatan UI Desain terkait Customer Relationship Management (CRM) guna untuk menyelesaikan masalah yang ada. Dalam pengerjaannya, saya berkolaborasi dengan 2 orang yang mengikuti program ini juga, yaitu Yusuf Rezza dan Suci aulia.
Singkatnya, tantangan dalam pembuatan UI Desain terkait Customer Relationship Management (CRM) ini adalah bagaimana kita dapat membuat suatu ide rekomendasi Desain UI/UX terkait fitur yang disediakan pengguna untuk dapat membangun dan menjaga hubungan dengan klien mereka (pelanggan dan vendor).
Objective
Tujuan utama dari penyelesaian proyek ini adalah saya dan tim diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang dialami oleh Krealogi terkait dengan Customer Relationship Management (CRM) ini dengan mengimplementasikan pengetahuan tentang Desain UI/UX dalam proyek nyata dari tahap pertama yaitu Design Thinking hingga final yaitu User Research & Usability Testing. Selain itu, kami juga ingin mengetahui tentang kegunaan, kemudahan, kebutuhan, keberhasilan, dan kepuasan dari ide solusi yang ditawarkan kepada target user. Adapun kebutuhan terkait Customer Relationship Management (CRM) yang dialami Krealogi adalah sebagai berikut:
- Fitur catat pesanan masuk baru memprovide catatan pesanan masuk, namun database klien belum dapat tersimpan sehingga hal ini menjadi peluang sebagai fitur tambahan yang mendukung kemudahan penjualan produk oleh user
- Memfasilitasi user untuk membuat kartu nama
User
Krealogi memiliki tiga tipe user yakni Vendor, Producer dan juga Seller. Vendor dan Seller merupakan pengguna yang ingin melakukan penjualan produk anyaman melalui platform Du Anyam dan platform online lainnya. Sedangkan Producer adalah pelaku produksi.
Tools
Tools yang kita gunakan untuk pengerjaannya adalah sebagai berikut:
- Figma : Untuk proses UI Desain, Wireframe, dan sebagainya kami menggunakan figma
- Google Spreadsheet : Digunakan untuk menyimpan jawaban responden saat kita melakukan user research.
- Google Document : Digunakan untuk membuat dokumen Stimulus User Research yaitu sebuah dokumen yang berisikan Research Objective, User Criteria, Scenario Research, Question List, Usability Metric (salah satu metode penilaian)
Design Process
Dalam kasus ini, Design Process yang kami pilih adalah menggunakan Design Thinking. Tujuan menggunakan Design Process ini adalah untuk memecahkan suatu masalah dengan kreatif dan fokus utamanya kepada User. Adapun pengertian umum dan tahapan Design Thinking yang kami kerjakan sebagai berikut:
1 — Empathize
Tahap Empathize, secara umum ini bertujuan membantu designer dalam mencari tahu pandangan & kebutuhan dari target user yang sudah ditetapkan dengan melakukan research dan lain sebagainya.
Dalam proses pengerjaannya, kami dipertemukan melalui platform digital untuk mengetahui lebih dalam tentang masalah yang di alami oleh krealogi ini. Berikut poin kebutuhan dari krealogi yang kami dapatkan untuk Customer Relationship Management (CRM) ini, yaitu:
- Fitur catat pesanan masuk baru memprovide catatan pesanan masuk, namun database klien belum dapat tersimpan sehingga hal ini menjadi peluan sebagai fitur tambahan yang mendukung kemudahan penjualan produk oleh user
- Memfasilitasi user untuk membuat kartu nama
Selain informasi yang kami dapatkan melalui pihak krealogi, kami juga melakukan research terhadap kompetitor yang ada terkait Customer Relationship Management (CRM) ini.
2 — Define
Tahap Define bertujuan untuk menjelaskan masalah yang dihadapi. Pada tahap ini, hal yang harus dilakukan adalah mendefinisikan permasalahan user dari hasil Empathise.
Pada proses pengerjaannya, ada beberapa bagian yang kami kerjakan seperti Pain Point, Affinity Diagram dan How Might We. Berikut penjelasannya:
- Pain Point merupakan poin permasalahan atau kendala yang dirasakan user atau pengguna terhadap suatu aplikasi yang ada. Kami menganalisa aplikasi krealogi dan menempatkan diri kami sebagai user serta kami memikirkan apa saja yang dapat dibuat terkait Customer Relationship Management (CRM). Berikut poin yang kami dapatkan:
Gambar diatas merupakan Pain Point yang kami temukan ketika melakukan analisa, Pengamatan saya pribadi untuk pain point ini dapat dilihat pada notes yang berwarna biru. Berikut saya jabarkan pain point yang saya pribadi temukan:
— Sulitnya memberikan atau membagikan kartu nama kepada pelanggan
— Sulitnya melakukan tracking pelanggan agar mempertahankan mereka untuk kedepannya
— Sulitnya mendapatkan info produk baru yang dikeluarkan beserta promosi yang ada
— Dapat melihat dengan jelas status pesanan
— User harus membuka aplikasi lain untuk dapat menghubungi pelanggan yang dituju meskipun sudah mencatat beberapa kontak di dalam aplikasi
- Affinity Diagram
Dalam diagram ini, kita harus mengola atau mengkategorikan pain points yang sudah ditemukan pada proses sebelumnya. Berikut pengerjaan yang kami lakukan.
Hasilnya terdapat 5 kategori permasalahan, yaitu:
— Tracking Produk Management / Decision making
— History Performa Management
— Monitoring Performa Setiap Bulan
— Branding & promosi (ADS)
— Managment User
- How Might We
Pada dasarnya, tahapan ini adalah proses kami mencoba untuk menarik kesimpulan tentang apa yang bisa kami lakukan atau lebih tepatnya seperti hal apa yang dapat kami berikan nantinya kepada user untuk menyelesaikan masalah ada. Berikut How Might We yang kami buat.
3 — Ideate
Ideate bertujuan untuk mencari solusi dari masalah yang sudah ditentukan di proses Define sebelumnya yaitu masalah yang dihadapi oleh user. Pada tahap ini, dapat mulai berpikir out of the box untuk menyelesaikan masalah.
pada pengerjaanya, kami menganalisis How Might We yang ada berdasarkan masalah yang sudah di tentukan setelah itu kami mencari sebanyak-banyaknya solusi yang bisa memecahkan masalah tersebut atau yang mendekati dari How Might We yang ada. berikut hasilnya.
Setelah selesai menemukan solusi yang dapat kami ajukan untuk Customer Relationship Management (CRM) ini. Setelah itu, kami melanjutkan kedalam Priorization Idea, dimana dalam diagram ini kami berdiskusi dan menentukan ide mana yang akan menjadi prioritas dan akan di develop saat ini. kami menentukan 3 fitur baru yaitu:
- Perlu adanya fitur perbandingan antara bulan pertama dengan bulan lainnya
- Adanya fitur yang memungkinkan user untuk melakukan pengecekan terhadap status pemesanan berdasarkan satu pembeli dan memungkinkan button kontak yang akan mengalihkan ketampilan whatsapp
- Menambahkan fitur yang berisikan tabel statistik tentang jumlah pembelian pada setiap bulan dan berisikan data tentang pembelinya seperti nama, nomor, alamat dan lainnya.
Dalam melakukan priorization idea juga tidak sembarang dilakukan, kita harus memperhatikan faktor User Value dan effort. Mengapa kami memilih 3 fitur ini, karena menurut kami ide ini sangat dibutuhkan untuk User (User Value) dan memiliki Effort yang tidak terlalu banyak.
Setelah menentukan prioritas solusi ide yang akan dibuat, kami memasuki tahapan Crazy 8. Dalam tahapan Crazy 8, kami melakukan visualisasi kasar wireframe untuk setiap tampilan screen yang ada. Ini dapat dilakukan menggunakan kertas ataupun digital. Tahapan ini bertujuan untuk memvisualisasikan Wireframe yang sebenarnya.
4 — Prototyping
ada beberapa hal yang dilakukan dalam tahapan ini yaitu pembuatan userflow, pembuatan Wireframe, pembuatan UI Kit, pembuatan UI Mockup HI-FI (High Fidelity), dan Prototyping.
- Userflow
Tujuan pembuatan userflow adalah mempermudah kita sebagai desainer untuk mengarahkan user berdasarkan task yang ingin di capai. Berikut pengerjaannya:
Flow 1 Userlow — Membuat catatan pesanan dan menyimpan data customer
Flow 2 Userlow — Pencarian Riwayat Pesanan Customer
Flow 3 Userlow — Update status pesanan
Flow 4 Userlow — membandingkan penjualan pada waktu tertentu terhadap setiap customer
Flow 5 Userlow — Menghubungi Customer
Flow 6 Userlow — Branding (Pembuatan Kartu Nama)
Flow 7 Userlow — Branding (Promosi produk)
Flow 8 Userlow — Branding (Share Kartu Nama dan Promosi Produk)
- Wireframe
Wireframe dibuat untuk memberikan gambaran singkat tentang layouting content yang ada dalam screen yang akan dibuat nanti. Berikut wireframe yang kami kerjakan.
— Userlow — Membuat catatan pesanan dan menyimpan data customer
— Userlow — Pencarian Riwayat Pesanan Customer
— Userlow — Update status pesanan
— Userlow — membandingkan penjualan pada waktu tertentu terhadap setiap customer
— Userlow — Menghubungi Customer
— Userlow — Branding (Pembuatan Kartu Nama)
— Userlow — Branding (Promosi produk)
— Userlow — Branding (Share Kartu Nama dan Promosi Produk)
- UI Kit
pada tahapan ini kami mendokumentasikan tentang ukuran dan font yang digunakan, warna yang digunakan, dan komponen-komponen yang dapat di gunakan berulang kali kami dokumentasikan disini. Tahapan ini bisa dilakukan pada saat mengerjakan UI Desain juga. Berikut hasilnya.
- UI Mockup HI-FI (High Fidelity)
pada tahapan ini output yang dihasilkan adalah UI Design yang sudah siap digunakan atau diuji kepada user. Berikut beberapa contoh hasilnya.
- Prototyping
Berikut adalah prototyping aplikasi krealogi dengan fitur Customers Relationship Management yang sudah kami buat dan sudah siap untuk di tes dengan responden pada saat user research.
5 — Testing
Saya melakukan testing internal terlebih dahulu bersama dengan tim, kami berdiskusi apakah UI Desain sudah sesuai yang kami harapkan dan berjalan dengan semestinya. Kami sempat melakukan beberapa kali revisi terkait UI Desain ini, ini kami lakukan karena kami ingin memberikan yang terbaik sebelum nantinya di testing dengan user. Setelah kami merasa yakin bahwa ini sudah berjalan dengan semestinya, kami melakukan User Research bersama dengan responden kami yang merupakan pemilik UMKM kue kering, snack, dan lainnya. User Research bertujuan untuk memastikan dan mencari tahu tanggapan user tentang ide yang kita ajukan.
Hasil Usability Testing
Berikut kami sertakan hasil User Research yang telah kami lakukan.
Hasil dari responden kami cukup memberikan kami banyak pandangan baru dan masukan terkait UI Desain yang ada yang bahkan sebelumnya tidak terfikirkan oleh kami, serta keterangan informasi apa yang harusnya sangat dibutuhkan oleh user nantinya.
Design Iterasi
Setelah melakukan user research, kami menyadari bahwa ada beberapa hal yang mungkin harus diperbaiki dalam segi informasi yang diberikan dan juga dalam segi UI Desain yang di suguhkan, maka dari itu kami melakukan beberapa revisi seperti dibawah ini.
Berikut dokumentasi terhadap User Research yang sudah saya lakukan.
Kesimpulan
Saya dan tim berpendapat bahwa Desain Desain fitur ini sudah memenuhi point — point dari kebutuhan krealogi terhadap fitur CRM. Kami berharap kami dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang dialami oleh pihak krealogi.
Secara keseluruhan tantangan ini dapat saya katakan sangat menarik dan bagus serta banyak sekali pengalaman-pengalaman penting yang saya dapat, baik dari kerjasama tim maupun dari responden. Tantangan yang saya alami dalam proyek ini menurut saya cukup sulit mengembangkan suatu aplikasi yang sudah ada dibanding membuatnya dari 0, mengapa demikian, karena aplikasi yang sudah ada sudah mempunyai kerangka dan sistemnya, sehingga jika kita ingin mengembangkan itu maka kita harus memahami secara detail tentang aplikasi tersebut.
Saran dan Rekomendasi
rekomendasi terhadap solusi produk ini untuk perbaikan di masa mendatang, yaitu:
- Adanya fitur yang memungkinkan user untuk melihat wilayah mana yang memiliki pembeli paling banyak sehingga nantinya dapat membantu user untuk melakukan pengambilan keputusan.
- Fitur notifikasi untuk mengingatkan pengguna tentang penjualan yang sedang berlangsung.