Logística, jugando ajedrez como un Supply Chain Manager.

Escuchando música — AC/DC para los curiosos que deseen saber — en una mañana de domingo, quise compartir con ustedes una fracción de este fascinante mundo del supply chain management, un mundo del cual pocos saben, pero del que todos somos participes.

Recuerdo mi rutina a inicios de 2014, diseñando el departamento de supply chain para una aerolínea comercial en la cual trabajo, como era de esperar — y como la lógica nos lo indica a todos — no es lo mismo plantear un par de ideas en una hoja de papel, que darle vida con personas a lo largo y ancho del mundo.

Lo primero que aprendí, es que para tener éxito en el mundo de la logística, debes entender y reconocer que tu campo de acción no se limita a tu las personas bajo tu cargo o tu sistema informático de compras. Tu campo de acción, tu “tablero de ajedrez” es global, desde el polo norte hasta el polo norte, desde tu escritorio — ese donde tan cómodo estas sentado — hasta china.

Pero un tablero de ajedrez no tiene sentido si no tienes piezas, ¿cómo podrías jugar una partida sin un ejercito que te ayude a ganar la batalla? lo segundo que debes entender y comprender es que esas piezas — así como tu tablero — también son globales, tus proveedores, agentes de carga, agentes de aduanas, las aduanas en sí — las cuales valga el comentario, son tan diferentes de un país a otro — altos ejecutivos de tu empresa tienen una injerencia en tu partida.

Como toda partida de ajedrez, el objetivo es ganar, en el caso de un Supply Chain Manager (SCM) el ganar se traduce a colocar los recursos requeridos en cantidad, calidad y tiempo oportunos de acuerdo a los requerimientos de tu cliente interno. Y es que SCM es precisamente eso, una garantía de que los recursos — materiales, equipo, herramientas, personal — estarán donde deben estar, cuando deben y en la cantidad que deben.

Ahora tenemos claro, cual es el tablero, sus piezas y su objetivo, pero aún falta un ingrediente primordial en esta maquinaria llamada logística, algo que es propio de cada SCM, algo inherente a su existencia misma, su creatividad, pues de ella dependerá como mover cada una de las piezas en el tablero, para lograr el objetivo. Ese es el tercer punto a tener claro, hay que aprender a pensar “out of the box”.

Les contaré una experiencia personal, hace un par de meses me encontraba alegre, un día viernes, listo para salir del trabajo a descansar y relajarme, para pasar un fin de semana lleno de música, siestas, comida y bebida. De pronto suena el teléfono “Dr. Montano, tenemos una emergencia, necesitamos este repuesto a mas tardar el domingo o las operaciones peligran para el día lunes!”, el mensaje fue claro, no? en mis manos tenia los resultados de la empresa.

La primera movida, mis proveedores, hay que conseguir ese repuesto a como de lugar, cuidando el costo pero principalmente el tiempo, recuerden es viernes hora de salida (5:00 p.m.) eso implica que tenia menos de 48 horas para conseguir la parte, inspeccionarla, aceptarla, trasladarla hacia mi país y liberarla de aduana, todo ello en fin de semana.

Luego de un par de docenas de llamadas, al fin el repuesto fue ubicado, la complicación es viernes por la noche!. Haciendo uso de retorica y oratoria, tuve que convencer al proveedor de llamar a su equipo de control de calidad, para que inspeccionaran y liberaran la pieza, luego de un par de llamadas de negociación, al fin! tengo la pieza (sábado 3:00 a.m.).

La segunda movida, ahora hay que trasladar la parte que esta en Washington D.C hacia El Salvador, todos los vuelos sobre vendidos, couriers como FedEx, UPS, DHL, me ofrecen movilizar la pieza hasta el lunes a.m., eso implica que la tendría en EL Salvador hasta la tarde de ese día y fuera de aduana hasta el martes. Completamente inaceptable! es hora de pensar out of the box, como diablos movilizo esa pieza?

Luego de varias llamadas con mi agente de carga, llegamos a una solución, movamos la pieza a otro estado vía terrestre y luego vía aérea hacia El Salvador, manos a la obra, la pieza esta en tránsito y llega a mi país el domingo a las 7:00 p.m. pero la aduana es gobierno! y el gobierno como todos sabemos ni locos trabajan en domingo.

Tercera movida, mi agente de aduanas, altos directivos de la empresa y contactos en la aduana misma, luego de otro par de docenas de llamadas logramos convencer a la aduana de hacer horas extra en domingo, trasladar un contador vista hacia el aeropuerto y empezar con los tramites para liberar la parte.

Cuarta movida, mi agente de carga, la parte ya estaba en mi país, pero las agencias de carga deben cumplir con rigurosos y burocráticos procedimientos para des consolidar las cargas, registrarlas, organizarlas y preparar su documentación para entregarla a los agentes aduaneros de sus clientes. Como era de esperar, un avión lleno de carga que llega domingo por la noche, toma toda la madrugada completar con estos procedimientos, pues bien, yo no tenia toda la noche, tenia un par de horas!.

Nuevamente, haciendo uso de esa fina retorica y oratoria — que valga el comentario, no tengo idea donde aprendí — logre convencer al agente de carga de presionar a su equipo y hacer un trabajo que toma alrededor de 3 a 4 horas en tan solo 45 minutos.

Listo! la pieza esta afuera de aduana, domingo a las 9:00 p.m. ya en manos de mi equipo técnico. Recuerdo que ese día de camino a casa, me sentía como el Aquiles de la logística, lo había logrado, había rescatado las operaciones de la empresa, superando viento en contra. Lastimosamente, luego de un fin de semana de arduo trabajo aprendí lo cuarto que un SCM debe tener siempre en mente, la logística no duerme ni descansa.

Y así es como mi trabajo, se convirtió en mi pasión, la pasión se convirtió en juego y el juego se convirtió en mi vida, ese soy yo un Supply Chain Manager jugando ajedrez todo el tiempo.