Trello + Zalo PC: cặp đôi hoàn hảo mới trong công việc
Mình sử dụng Trello từ 2013, qua thời gian làm việc mình có sử dụng thêm các ứng dụng khác như Skype, Whatsapp, Slack (cả bản trả phí), Asana, Jira, Pivotal Tracker, thì mình nhận thấy bộ đôi lợi hại nhất vẫn là Trello + Slack vì nó thuận tiện cho nhiều trường hợp thông dụng mà không cần đến các phương pháp quản lý dự án từ đơn giản đến phức tạp.
Nếu bạn đã quen với Trello và Zalo thì có thể xem nhanh mindmap bên dưới mà không cần đọc chi tiết của cả bài.
Điểm hạn chế của Slack (với riêng người Việt) là nó được phát triển dựa trên các trải nghiệm sử dụng của người phương Tây, nơi các văn hóa làm việc phần nhiều khác với người Châu Á, đặc biệt là người Việt. Tuy nhiên không phải vì thế mà chúng ta không thể sử dụng nó, chỉ là rất khó khăn với mình để có thể giới thiệu Slack với bạn bè, đồng nghiệp của mình. Đa phần họ chọn Skype cho nhanh.
Là người làm sản phẩm mình buộc phải sử dụng hết mọi thứ, mình thử dùng Zalo thời gian gần đây, cơ bản nó là 1 ứng dụng chat như bao ứng dụng khác, khi sử dụng phiên bản Zalo cho PC thì mình mới nhận ra là nó có nhiều thứ vượt lên trên mấy cái điểm cơ bản của 1 ứng dụng chat thuần túy. Về cơ bản, cách nghĩ của mình đã thay đổi.
Tạm bỏ qua phần thiết kế lẫn vài điểm về Usability (cái này sẽ không bàn ở đây vì mình nghĩ về lâu dài sản phẩm sẽ được tối ưu ở phần này), khi mình thử dùng Trello kèm Zalo cho 1 vài dạng công việc (ngắn hạn/trung hạn) thì mình nhận ra cặp đôi này dư sức giải quyết được vấn đề.
Như bao công cụ làm việc khác, để có thể sử dụng chúng hiệu quả thì chúng ta (cá nhân và nhóm) phải HỌC cách xài. Nếu không thì có đưa chục cái công cụ cũng chả có tác dụng.
Cách sử dụng Trello
Trello là một công cụ làm việc nhóm khá phổ biến ở Việt Nam vì 2 lí do: một là vì nó MIỄN PHÍ (bản trả phí nâng cấp lên tài khoản Gold hoặc Business thì không đáng kể lắm do chúng ta có thể sử dụng Slack bản trả phí để thay thế), hai là vì giao diện nó…đơn giản chứ ko rườm rà như các ứng dụng làm việc nhóm khác.
Nhiều người có thể sử dụng Trello để quản lý task cá nhân nhưng thực sự mình thấy nó chỉ phát huy công lực tối đa trong lúc làm việc nhóm, còn với cá nhân nó chỉ có tác dụng lưu trữ thông tin để tra cứu lại. Các công cụ khác có ưu thế hơn như Asana, thậm chí ứng dụng Note trên Mac OS mình đang dùng vẫn tiện nhất.
Phần này mình sẽ tập trung vào 3 điểm chính: Lưu trữ thông tin, luân chuyển công việc, và tìm kiếm lại thông tin.
Trello cho người bắt đầu
Đối với người mới tiếp cận, bạn nên hiểu với Trello thì có các khái niệm cơ bản sau:
- Bạn sẽ tạo được 1 board (không gian làm việc). Một board này bạn tùy ý sử dụng như là 1 dự án, nơi truy cập thông tin để đọc tin tức, nơi làm report, vân vân…
- Mỗi board sẽ chứa nhiều cột (Trello gọi là List — Danh sách), mỗi cột này bạn có thể tùy ý sử dụng như là 1 nơi chứa nhiều thông tin (category), hoặc là Trạng thái công việc (Đang làm, Xong, Chưa hoàn thiện).
- Mỗi cột như vậy sẽ chứa nhiều thẻ (Trello gọi là Card), mỗi card này bạn có thể sử dụng như là 1 công việc riêng lẻ, hoặc 1 công việc cỡ bự nào đó, hoặc thậm chí là 1 dự án mini nào đó. Để sử dụng hiệu quả card thì chúng ta cứ nắm vững nguyên lý: chia nhỏ việc cần làm ra càng nhiều mini task càng tốt. Card chính là cái chúng ta cần.
- Trong một card bạn sẽ tạo được nhiều checklist (đầu mục công việc). Đây là mấu chốt vấn đề nếu bạn chịu khó sử dụng. Kết hợp checklist với emoji sẽ mang lại hiệu quả trong việc theo dõi tiến độ công việc và các chi tiết/ghi chú mình lưu lại trong quá trình trao đổi với nhóm.
Chuẩn bị một số thứ để làm việc
Trước hết để có thể dùng Trello với Zalo một cách trọn vẹn thì chúng ta cần nắm rõ một số điểm chính:
- Sử dụng tính năng Power-Ups của Trello (tài khoản miễn phí chỉ sử dụng được một power-up tại một thời điểm). Power-up là một dạng tiện ích mở rộng có tác dụng tăng sức mạnh cho Trello, giúp bạn tạo ra nhiều dạng nội dung hơn.
- Nếu tính chất công việc của bạn thường xuyên liên quan đến deadline, hãy bật Calendar lên, với mỗi card Trello thì chúng ta sẽ đặt ngày giờ cụ thể. Nhóm có thể mở Calendar lên để theo dõi tiến độ công việc.
- Nếu tính chất công việc liên quan đến ưu tiên/trạng thái thì chúng ta sẽ sử dụng Custom Field để định nghĩa nên các trạng thái như: Cost, Type of task, Score, vân vân…Cách khác có thể áp dụng là Nhãn.
- Các power-up khác như Git, Scrum gì đó tùy tính chất công việc của nhóm mà bạn có thể sử dụng.
2. Tạo các cột (Trello gọi là List)
- Như đã nói ở trên, việc tạo cột nào (category hay là Trạng thái công việc) là do bạn.
- Thường chúng ta sẽ kết hợp 2 dạng vào chung 1 board, nghĩa là có thể có 1 cột dạng category để lưu thông tin, các cột còn lại dạng Trạng thái để luân chuyển công việc.
3. Định nghĩa các nhãn cần thiết cho công việc (Trello gọi là Labels)
- Nếu bạn muốn dùng nhãn cho các vấn đề ưu tiên: Nhãn có thể mang nội dung Ưu tiên 1, Ưu tiên 2, Ưu tiên 3…Cụ thể hơn chúng ta có thể có một bộ Critical, Major, Minor, Normal, Bug/Hotfix hoặc Must have, Should have, Nice to have, Won’t have hoặc High, Medium, Low
- Nhãn còn được dùng để gán các thông tin mang tính Category. Ví dụ như: Design, Marketing, News, Feature, Improvement.
- Mấu chốt: Thường xuyên sử dụng phóm F (phím tắt) để tiến hành lọc thông tin theo nhãn và thành viên trong 1 card.
4. Nhận thông báo (notification)
- Bạn vào Settings, tìm đến Notifications và bật chế độ gửi thông báo qua email và chế độ nhận thông báo qua trình duyệt.
- Việc thiết lập này tùy vào khả năng focus công việc của bạn, tùy vào tính chất công việc mà bạn nên tùy chỉnh chế độ nhận thông báo.
5. Giao tiếp trên Trello
- Bạn nên xác định giao tiếp trên Trello là văn viết, và các thông tin đưa lên đây hầu như đều thông qua hình thức Bình luận (Comment).
- Tính chất các bình luận đều phải mang tính Chính thức (Official), mang tính Thông báo và Xác nhận (Annoucement & Confirmation).
- Tất cả các giao tiếp theo kiểu văn nói, trao đổi thuần túy, phân tích vấn đề thì chúng ta sẽ thực hiện nó trên Zalo.
Cách sử dụng Zalo PC
Cũng như các ứng dụng chat phổ biến khác như Skype, Viber bạn có thể tạo ra các nhóm chat theo dự án. Riêng với Zalo PC khi sử dụng mình nhận thấy có 3 điểm quan trọng cho công việc của mình.
- Mình có thể tạo các Phân loại (Nhãn) cụ thể cho các nhóm chat của mình, dù là cá nhân hoặc nhóm đông người. Đây là một hình thức mới của việc tìm kiếm lại thông tin, so với phương án trước đây là Ghim nhóm chat lên trên đầu.
- Mình thường xuyên sử dụng tính năng chụp màn hình ngay trong Zalo.
- Mình sử dụng tính năng Thông báo để treo các chủ đề xem lại, các link tài liệu/mô tả yêu cầu công việc.
Việc chuẩn bị làm việc trên Zalo hết sức đơn giản: bạn cứ tạo các nhóm chat theo các công việc cụ thể (tính chất dự án) và các nhóm chat theo kiểu nhận/báo thông tin.
Về tìm kiếm trên Zalo, chúng ta sẽ thực hiện việc gõ từ khóa ở ô Tìm kiếm trong trường hợp có quá nhiều nhóm chat. Cách thứ hai đó là bấm vào các Phân loại cụ thể để vào xem các nhóm chat quan trọng. Cách thứ 3 đó là ghim các nhóm chat lên trên đầu.
Về giao tiếp trên Zalo thì hầu như là dạng văn nói, trao đổi liên tục bất kể thời điểm nào. Như các ứng dụng chat khác, khi bạn có nhiều nhóm thảo luận và chat liên tục trong một thời gian, tin nhắn sẽ bị trôi đi và lúc đó bạn sẽ khó kiểm tra lại để xem tiến độ công việc.
Chính vì vậy mà chúng ta cần định nghĩa ra cách giao tiếp trên Zalo và biến một số giao tiếp quan trọng trở thành các giao tiếp đặc thù kiểu Trello để chốt được vấn đề.
Phối hợp Trello + Zalo với nhau
Về cơ bản Trello và Zalo là hai dạng ứng dụng khác nhau, với các trải nghiệm riêng biệt.
Mấu chốt của bất kỳ ứng dụng công việc nào đều nằm ở việc: Tìm kiếm. Tìm kiếm thì có rất nhiều hình thức từ việc gõ từ khóa đến việc dùng các nhãn để gán cho dễ tìm lại. Cả Trello và Zalo hiện tại đều đáp ứng đủ các thao tác cơ bản này.
Để tạo ra một sự liên kết vững vàng giữa Trello và Zalo chúng ta sẽ phải xác định một số cách thức chung như sau:
- Việc đặt tên cho nhóm chat 📠 và tên card trên Trello phải tương đồng. Ví dụ mình có 1 nhóm chat tên là: Thiết kế logo, trên Trello mình sẽ tạo 1 card cũng có tên Thiết kế logo. Khi tập trung chat ở Zalo và muốn xem lại công việc trên Trello mình chỉ cần nhớ cái tên Thiết kế logo là đủ, vào Trello hay Zalo tìm thì chỉ cần gõ từ khóa là xong.
2. Nếu bạn sử dụng Trello trên Google Chrome thì hãy cài các extension để mỗi card có thể hiển thị ra số thứ tự (ID) của nó. Ví dụ như cái card Thiết kế logo ở trên trong Trello có số thứ tự #44 thì mình sẽ đặt tên cho nhóm chat ở Zalo là: 44 Thiết kế logo. Khi tìm kiếm trên Trello hay Zalo mình chỉ cần gõ số 44 là ra luôn kết quả 👏
3. Khi bạn nhận các thông tin liên quan đến File, Hình ảnh thì mặc định Zalo có một cái thanh bên phải để lưu thông tin lại cho bạn. Khi nhóm của bạn xác định được thông tin nào là cuối cùng bạn chỉ cần copy file hoặc hình ảnh và mở card Trello đó ra để…dán vào là xong 😏
4. Hãy sử dụng Phân loại 🗂, tạo ra các phân loại cụ thể như: Đang xử lý, Đang làm, Đã xong. Mình có thể tạo ra các Phân loại y như các cột trên Trello luôn cho tương đồng, sau đó khi mình ở nhóm chat nào đó thì chỉ cần lên Trello là thấy cấu trúc thông tin tương tự. Ngoài ra bạn sẽ phải có các Phân loại chỉ để chứa các nhóm chat làm việc khác như nhóm chat có sếp, nhóm chat làm việc với bộ phận khác. Thậm chí nếu bạn làm việc bên ngoài thì vẫn có thể tách các nhóm chat riêng theo một Phân loại khác luôn cũng chẳng ảnh hưởng.
5. Về giao tiếp, như mình phân tích ở trên: giao tiếp nào quan trọng và xác định được rồi thì hãy copy đưa lên phần comment của Trello, hoặc có thể tạo thành 1 checklist item trên Trello luôn càng tốt.
Một số điểm rút ra
- Mình sử dụng Trello + Zalo với quy trình làm việc rất đơn giản, không áp dụng các phương pháp Scrum/Agile gì trong này.
- Bất cứ ai cũng có thể sử dụng được. Trello hình như đã có tiếng Việt nên nhiều người nhiều độ tuổi sẽ dễ dàng tiếp cận hơn.
- Zalo riêng mình nhận thấy khi giới thiệu cho bạn bè đồng nghiệp thì họ đón nhận dễ hơn (do sản phẩm có tiếng Việt). Tuy nhiên họ vẫn không chắc là dùng nó để làm việc được không. Điều này chứng tỏ họ vẫn có chút nhận thức nào đó dựa trên lịch sử sử dụng các công cụ làm việc nhóm trước đây.
- Các tính năng của Zalo hiện mình thấy khá đủ cho công việc. Riêng cái phần Đánh dấu tin nhắn để xem lại thì mình chưa sử dụng được nhiều, có thể do không đúng tâm lý sử dụng của người Việt lắm.
- Khi mình hỏi em trai mình là có làm việc nhóm với mấy đứa bạn không thì nó bảo là có, nhưng thường dùng Facebook Messenger do nó có Gọi cho nhóm được, Skype hình như cũng có. Lý do là vì bọn nó cần gọi cho nhau để tiết kiệm thời gian (văn nói), vừa xem được task người khác để phân tích. Riêng Zalo phần này chưa có thì mình nghĩ cũng nên có để phủ lấp luôn chỗ đặc thù công việc này.
- Về mặt thiết kế thì thực lòng mà nói chưa thể đạt chuẩn so với các thiết kế phương Tây được, nhưng điều này cũng không phải vấn đề lớn, chỉ là người dùng bây giờ càng ngày càng được tiếp cận nhiều ứng dụng nên việc bị ảnh hưởng từ màu sắc, giao diện sẽ gây ra một tác dụng phụ nào đó (về lâu dài nó sẽ khiến người ta từ thích chuyển sang chê). Theo kinh nghiệm mình không nghĩ rằng Zalo cần một giao diện ĐẸP, nó chỉ cần gọn gàng, rõ ràng đi từ IA ra là đủ.
