5 pasos para cambiar de tareas y contexto, conscientemente.
Con tantas actividades y tan poco tiempo, equilibrar el trabajo, proyectos personales y una vida social parece una misión imposible.
Hay muchos consejos, como priorizar las tareas más importantes, pero pocos abordan las complejidades de manejar tu tiempo y energía ante una larga lista de tareas importantes y personas que considerar.
Opción 1: Te enfocas en una sola tarea, ignorando distracciones e interrupciones. Logras mucho, pero tu capacidad de respuesta sufre. Las personas que dependen de ti se quedan esperando tu aporte.
Opción 2: Estás disponible para los demás, respondiendo rápidamente cuando te necesitan. Ellos avanzan, pero tu rendimiento personal se ve afectado.
Ambas opciones tienen sus desventajas. Como trabajador del conocimiento, debes realizar estas tareas importantes y, a la vez, ser lo suficientemente receptivo para apoyar a tus colaboradores.
El desafío es encontrar el equilibrio entre optimizar tu rendimiento y compartir tu aporte para ayudar a tus colaboradores a progresar. Entonces, ¿qué hacer? La solución parece ser realizar múltiples tareas a la vez.
Un Mito Popular
En informática, el cambio de contexto se refiere al proceso de pausar una tarea para retomar otra. Es lo que permite a los ordenadores realizar varias tareas simultáneamente (dato curioso: “multitarea” fue acuñado por IBM en 1965 para describir una capacidad informática y luego se aplicó a los humanos).
El cambio de contexto, aunque útil para las computadoras, tiene un costo de rendimiento. Para los humanos, la multitarea también tiene su costo. Investigaciones demuestran que cambiar constantemente entre tareas afecta negativamente nuestra atención.
El psiquiatra Edward M. Hallowell describió la multitarea como una “actividad mítica” donde se cree erróneamente que se pueden hacer múltiples tareas eficientemente al mismo tiempo.
Pero, ¿cómo evitar el impacto negativo de la multitarea en nuestro rendimiento?
Modo Consciente
Lo que yo llamo “cambio de contexto consciente” es un enfoque estratégico para la gestión de tareas que enfatiza la importancia de mantenerse enfocado en una sola tarea, manteniendo al mismo tiempo un nivel aceptable de capacidad de respuesta.
Este método implica definir tu nivel necesario de capacidad de respuesta basado en demandas externas, dividir las tareas en partes manejables que se ajusten a estos intervalos de respuesta, y programar tiempos dedicados a ellas.
Se inspira en el trabajo de Brian Christian y Tom Griffiths, autores de Algorithms to Live By, quienes escribieron: “Debes intentar permanecer en una sola tarea el mayor tiempo posible sin disminuir tu capacidad de respuesta por debajo de un límite mínimo aceptable. Decide cuán receptivo necesitas ser y luego, si quieres hacer las cosas, no seas más receptivo que eso”.
El objetivo es aumentar tu productividad y mejorar la calidad de tus resultados, manteniendo relaciones sanas en el trabajo y fuera de él.
¿Listo para probarlo? Se reduce a cinco sencillos pasos:
- Define tu capacidad de respuesta: Ajusta tu nivel de respuesta según las expectativas de tus clientes o el tipo de trabajo que realizas.
- Divide tus tareas en partes manejables: Organiza tus tareas en segmentos que puedas completar entre tiempos de respuesta.
- Programa un tiempo dedicado: Reserva en tu calendario bloques de tiempo para trabajar sin interrupciones.
- Comunica con claridad: Avisa a tu equipo que no estarás disponible durante estos bloques de tiempo. Puede ser mediante un calendario compartido, una firma de correo o una respuesta automática.
- Revisita regularmente: Evalúa regularmente tu enfoque. Ajusta los bloques de tiempo, tu capacidad de respuesta y solicita feedback a tu equipo.
Este enfoque te ayudará a trabajar mejor, más rápido y sin alienar a las personas a tu alrededor.
