İl Sağlık Müdürlüğü Tecrübem -1
MHRS Koordinatörlüğü
İstanbul İl Sağlık Müdürlüğüne (İSM) görevlendirilme sebebim ve ilk görevim Merkezi Hekim Randevu Sistemi hakkında bir durum tespiti raporu hazırlamaktı. Çünkü randevu sisteminde iyileştirilmesi gereken bazı alanlar görülmüş ve bu konuda adımlar atılmak istenmekteydi. Bu çalışma ve takip edecek çalışmaları yürütmesi için İzleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü bünyesinde MHRS Koordinatörlüğünü kurduk. Şube Müdürlüğündeki diğer birimlerde görev yapan Elif Hanım, Gamze Hanım ve Serdar Bey başta olmak üzere arkadaşların sıcak tavırları sayesinde çalışma ortamına kolaylıkla alıştım.
Sağlık Müdür Yardımcımız Dr. Muhammed Atak’ın bu süreçteki stratejik yönetimi ve yol göstericiliği ile kısa sürede önemli çalışmalar yapabildik. Kendisinden sağlık yönetimine dair şahsen birçok şey öğrendim. Kendimi geliştirmem için tanıdığı imkan ve verdiği sorumluluklar sayesinde verimli bir eğitim süreci de oldu benim için.
Bu iş özelindeki en büyük talihim ise Recep Akdağ’ın ilk döneminde SABİM (Sağlık Bakanlığı İletişim Merkezi) ve MHRS sistemlerinin kuruluşunda çekirdek ekipte görev almış, hem hemşire ve hem de iletişim kökenli olan Pınar Mehri Şanlıer hanım ile birlikte çalışma imkanım olmasıydı. Emekliliği gelmesine rağmen bu konudaki tecrübesini kuruma ve bana aktarabilmek için bir süre daha görevine devam etti. Kendisinden çok şey öğrendim. Öyle ki o sırada MHRS üzerine çalışıyor olsak da, kendisiyle sohbetlerimizde laf arasında öğrendiklerim daha sonraları SABİM sistemi üzerine yapacağımız yenilikçi proje için dahi değerli bir temel teşkil edecekti. Bu sistemlerin kuruluşundaki -maalesef hiç bir yerde derli toplu dokümante edilememiş- asıl felsefeyi, bakış açısını, maksadı öğrenmiş oldum. Daha pratik fayda olarak ise o sırada yeniden bakan olan Akdağ’ın beklentilerini anlayabilmek bile oldukça önemliydi.
Hemen her işimin başında yapmakta büyük faydalar gördüğüm için önce tüm ön yargı ve gündelik sorunlardan bağımız olarak bu konuda ideal bir sisteminin nasıl olması gerektiği üzerine çalıştım. Akabinde bu teorik sistemin iyi çalıştığını söyleyebilmek adına ölçülmesi gereken göstergeleri tespit ettim. Mevcut durumdan bağımsız olarak hazırladığım bu “sistem”i Pınar Hanıma sundum ve her bir unsuru üzerine bir kaç gün boyunca tartıştık, beyin fırtınaları yaptık.
Aşağıda çalışmanın erken safhalarındaki bir zihin haritasını görebilirsiniz.
Raporu bölümler halinde hazırlamaya ve her bir bölümü hazır olduğunda parça parça sunmaya karar verdik.
MHRS RAPORU
- MHRS Göstergeleri
- Yerinde Gözlem
- Yönetici Görüşmeleri
- İyileştirme Önerileri
MHRS Göstergeleri
Elimizde amacımız, sistemimiz ve göstergelerimiz olduğuna göre “İzleme ve Değerlendirme”ye başlayabiliriz!
(Lafı gelmişken maalesef İzleme ve Değerlendirme’nin pek çok kurumda çok da iyi anlaşılamadığını zannettiğimi de ekleyeyim.)
Bunun için MHRS’nin yönetim paneli ve — abdurrahman çelebi diyebileceğimiz — TSİM (Türkiye Sağlık İstatistikleri Modülü) yazılımlarına erişim sağladık ve belirlediğimiz göstergeler için veri çektik. Çektiğimiz veriler için hummalı bir analiz süreci bizi bekliyordu. Excel’i iyi bildiğimi söyleyebilirim. Fakat Excel’in analiz için yeterli olmadığını, ilişkisel bir veri tabanı oluşturmamız gerektiğini görünce bilgi işlemden Access programını kurulmasını talep ettim. Daha önce kullanmamıştım fakat ihtiyacımız olduğu için ihtiyacımız olduğu kadar öğrendim.
İstanbul’da o zaman 56 Kamu Hastanesi ve Ağız Diş Sağlığı Merkezi (ADSM) ile yaklaşık dört bin kadar aile sağlığı merkezi (ASM) vardı. Hastaneler ve ASM’ler için ayrı göstergeler belirledik. Bu göstergeler bakanlığın “performans karnesi” için önerdiği göstergelerden hem daha çeşitliydi hem de daha iyi gösteriyordu.
Tüm kurumlarımız için tüm bu göstergeler için hesaplamalarımızı yaptık. Burada çok kritik bir husus da bu değerlerin nasıl sunulacağıdır. Yani verinin nasıl gruplanacağı ve görselleştirileceği… Bu hususa özel bir zaman ayırarak raporumuzun ilk bölümünü güzel bir şekilde hazırladık, müdür yardımcımıza ve müdürümüze sunduk. Bu rapor onlara tüm kurumların durumunu hem bir bakışta görme hem de detay düzeyinde inceleme imkanı verdiği için değer verildi ve sonraki çalışmalarımıza da desteklendi.
Raporumuzun bu erken sonuçları dahi İstanbul’da bazı hastanelerde MHRS sisteminde birçok hususun iyileştirilmesi için alınan kararlarda kullanıldığını görmek bizi çok mutlu etti. İstanbul’daki doktor randevularına 1 dakika bile kazandırabilsek bu çok büyük bir değerdir. Zira sağlık sistemimizde hastaların tedavi önerilerini dinleyebileceği o artı bir dakikaya gerçekten ihtiyacı olduğunu düşünüyorduk.
Yerinde Gözlem
Birinci bölüm bize bazı hastanelerin ve bazı branşlardaki sorunlara işaret ediyordu. Fakat masa başından yapılan bu değerlendirme ile bir çıkarım yapmanın doğru olmayacağını biliyorduk. Değerlendirmemizi kalitatif bir boyut ile güçlendirmek için sahaya inmek için bir plan yaptık. Ziyaretlerimizde toplayacağımız bilgileri yapılandırmak için bir form hazırladık. Matbu bir form yerine cep telefonlarımız ile çevrimiçi bir form (Google Formlar) kullanmanın daha uygun olacağını düşündük.
Dikkat çeken kurumlardan başlayarak bir ziyaret takvim (bu da dijital tabi ki 😏) hazırladık. İki kişilik harika ekibimizle hastanelere gitmeye başladık. Hastanelere bazen randevulu bazen randevusuz hasta rolünde gittik muayene olduk, hastalarla birlikte sıra bekledik, yer yer kavgaların ortasında kaldık, fotoğraflar çektik, hekimleri, hemşireleri, hasta karşılama ve yönlendirme görevlilerini ve diğer tüm sağlık çalışanlarını dinledik… Ziyaretlerin hemen sonrasında formlarımızı doldurduk ve çektiğimiz fotoğrafları yükledik. Bu dönemin çok eğlenceli geçtiğini de söylemeliyim.
Yöneticilerle Görüşmeler
Bazı kurumların yöneticileriyle de toplantılar yaptık. Birinci raporumuz kapsamında hazırladığımız tablo ve grafikleri kendileriyle birlikte tartıştık, benzer hastanelerle kıyasladık. Kurum yöneticilerimiz bu çalışmanın değerini gördüler ve hemen hepsi toplantılarımızdan hemen sonra kurumlarında iyileştirici adımlar attılar. Yerinde Gözlemlerimiz ve Kurum Yöneticileriyle görüşmelerimizi de raporladık ve sunduk.
Bun sırada bir taraftan da İstanbul’daki 6 Kamu Hastaneleri Genel Sekreterliği (KHB) ve Halk Sağlığı Müdürlüğündeki birim sorumlularını koordine etmek adına toplantılar düzenledik. Hepsi yapıcı katılar sağladılar. Ayrıca kurumlardaki gerek veri toplama gerekse iyileştirme çalışmalarımızı kolaylaştırdılar.
İyileştirme Önerileri
Son olarak İyileştirme Önerileri bölümüne odaklandık. Yöneticilerle yaptığımız derinlemesine görüşmeler ve nicel verilerimiz bir çok öneri sunmamıza imkan tanıdı. Ama iyileştirme önerileri ve müdahaleleri tasarlarken kritik bir husus var: Bizzat işin içinde olan kişilerin görüşleri kesinlikle alınmalı ama bu görüşler, talep ve öneriler olduğu gibi kullanılmamalıdır. Resmin bütününü görerek ve tüm görüşleri harmanlayarak, hepsinden istifade eden ama belkide hepsinden farklı olan yeni çözümler tasarlanmalı. İnsanların görüşlerinin birbiriyle çelişebileceği, uygulamayla meşgul olan kişilerin işe yabancılaşabileceği veya politikalardaki üst amaçları ıskalayabileceği göz önünde bulundurulmalıdır.
Bu doğrultuda geniş bir iyileştirme önerileri bölümü de ekleyerek raporumuzu tamamlamış olduk. Raporun son halini vermezden evvel mesaiye kaldığımız bir cuma akşamı, müdür yardımcımız ve müdürümüzün görüşlerini almak üzere çıktılarını alarak bırakmıştık. Meğer hafta sonu bakan beyle bir toplantı varmış, müdürümüz de raporu beğenmiş olacak ki bakan beye sunmuş hatta doğrudan çıktıyı da kendisine takdim etmiş. Hazırladığımız raporun, gerek kullandığı yöntemle gerekse önerdiği iyileştirmelerle tüm ülkeye faydalı olabileceği düşüncesi bizi çok mutlu etti. Tabi bir takım imla hatalarını da henüz düzeltmemiş olduğumuz için de utandık :) Tabi sonrasında yorumlarımızı aldık, revizyonlarımızı yaparak rapora nihai halini verdik.
İşte İl Sağlık Müdürlüğündeki ilk 6 ayımı bu şekilde değerlendirdim. Bir süre daha önerdiğimiz iyileştirmelerin uygulanmasını takip ettim, birimin çalışmalarının rutine girmesi için iş akışları ve formlar hazırladım. Sonra da görevi başka arkadaşlara devrettim. Yeni görevler bizi bekler…
Benden sonrakilerde İl Sağlık Müdürlüğünde yapılan ve yapılabilecek birçok harika çalışma için bir fikir uyandırması niyetiyle, işin detayına özellikle çok girmemeye çalışarak tecrübemin kısa bir özetini paylaştım burada sizlerle. İnşallah faydalı olmuştur. Sizlerin de benzer tecrübeleriniz varsa onları veya yorumlarınızı duymaktan memnun olurum.
