Tenha mais controle das suas entregas com a técnica Pomodoro

Em 2009 para 2010, eu estava liderando a execução de uma startup, participava do Desafio Brasil com outra e coordenava uma equipe de especialistas em uma infraestrutura de missão crítica do Governo Federal. Sobrecarregado de atividades desses diversos papéis precisava de ferramentas que dessem mais produtividade para o meu dia. A primeira delas foi adquirir um smartphone que contribuiu para agilizar a comunicação e a agenda.

Após mais de 24 meses nesse ritmo sucumbi com uma agenda lotada de atividades e total privação da vida pessoal/social, atividades esportivas, leituras e tudo que não fosse produzir, produzir, produzir. Encerrei as duas startups e deixei o cargo de gestão. Durante seis meses relaxei, curti mais a família e mais lazer. Então fui "promovido" para administrar uma equipe de suporte que após 6 meses pulei fora, pois uma nova agenda de múltiplas reuniões excessivamente não produtivas e falta de senso de realização difundida entre todos os níveis estavam afetando os novos valores sociais adquiridos.

Senso de realização … cumprir cada uma de nossas metas diárias nos sentimos mais fortalecidos, motivados e eficazes. Assim, formamos um ciclo de sucesso e realização, que levará a um nível maior de auto-confiança, bem como de maiores sucessos e realizações. (Mônica Portella)

Durante esse período conheci o Pomodoro por meio da equipe de desenvolvimento de uma dessas startups, mas naquele período não dei a devida importância, pois não acreditava que resolveria meus problemas de agenda. E três anos após esse primeiro contato voltei a me interessar pelo tema, pois já não acreditava mais na intensidade como resposta aos problemas. Escolhi manter minha agenda sobre controle, ter senso de realização e viver em boa comunhão com minha família.

A técnica

Para manter esse slow mode, a técnica Pomodoro atualmente tem dado resultados surpreendentes. Primeiro porque ajuda bastante no trabalho de pesquisa e leitura com estimativas mais realistas do que antes adotara. Segundo, não conheço qualquer técnica que me dê mais senso de autocontrole e realização de forma extremamente simples, sem uso de celular, computadores ou qualquer tecnologia.

A Técnica Pomodoro foi criada na década de 80 e definida em 1992 por Francesco Cirillo com o objetivo de utilizar o tempo como um valioso aliado para realizar o que queremos fazer, e permitir-nos melhorar continuamente os nossos processos de trabalho ou estudo.

Resumidamente para fazer uso desta técnica é necessário ter uma folha de papel, uma caneta e um timer de cozinha para marcar intervalos de 25 minutos. Para começar a usar hoje, siga os passos resumidos abaixo. Lembre-se que essas dicas são para as pessoas que estão conhecendo a técnica agora.

  1. Com o papel e caneta em mãos faça uma lista das atividades que você deve realizar como ler ou escrever um artigo, escrever um e-mail complexo, codificar, responder chamados do suporte, etc. Essa lista deve ter as atividades mais importantes do dia (MIT, Most Important Tasks), geralmente três, quatro ou cinco. Lembre-se de manter essa lista curta, seja realista com a capacidade de realização e também por está aprendendo uma nova técnica.
  2. Uma vez definidas as atividades, selecione a mais prioritária para realizar. Nesse momento não é necessário estimar quantos pomodoros serão necessários para completar a tarefa. O que importa na técnica Pomodoro não é finalizar uma tarefa com um único pomodoro, mas permitir que possamos dar o melhor de nós durante os 25 minutos restantes.
  3. Dê corda no seu timer marcando 25 minutos. Durante este período precisamos manter o foco na atividade escolhida. Não responda email, notificações das redes sociais, nem atenda o desejo de fazer alguma coisa que não seja se dedicar a tarefa. Se alguém precisar lhe interromper comunique que está concluindo uma atividade importante e peça para falar daqui há alguns minutos.
  4. Ao final, após concluída a atividade com apenas um pomodoro faça um risco na tarefa, descanse 5 minutos e pule para a próxima atividade. Caso não tenha terminado, faça um simples apóstrofo ao lado da descrição da tarefa para contabilizar que foi realizado um pomodoro e continue o processo do passo 1 ao 3 até concluí-la. Agora, basicamente, você é um novo praticante do Pomodoro!

A técnica é um conjunto de práticas simples e poderosas que irão permitir você gerenciar melhor seu o tempo para ser mais produtivo e fazer mais com menos. O que descrevi foi um início ainda mais simplificado da principal prática dentro da técnica.

Existem outras etapas que farão você ainda mais produtivo como inventário de atividades [Activity Inventory Sheet], lista a fazer [To Do Today Sheet], como lidar com as interrupções internas e externas, pausas, revisões, etc. Mas para um começo de sucesso mantenha a simplicidade e comece com as dicas acima. Tenho certeza que será mais fácil você continuar a nadar dentro de um caminho sem volta para uma vida sob controle.

O uso da técnica Pomodoro aliada com outra prática de produtividade conhecida como GTD (get things done), definitivamente, deixará nossos dias sob controle, mais satisfeito e com senso de realização. Ela exige certo esforço para manter foco e a confiabilidade do sistema adotado, por isso, às vezes é necessário confiar na técnica antes de entendê-la por completo ;).

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