[週三職場專題4] —互相指責,結果只是不了解全盤的狀況

Fig from http://www.sixsigmatrainingfree.com/5-whys.html

先前看到經理人雜誌有這篇文章,裡面集結了很多主管與部屬心中的OS,
今天我們就來看看其中的第12點,
主管:『部屬生產力太低』
v.s.

部屬:『我們人手不足』

三年前我們研發團隊從3個人開始,一路成長到目前將近20個人的團隊,原本都是自己動手做。隨著團隊人數的增長,很多時候自己的角色已經從親自動手做,變成帶著部屬一起做事情。中間有些體悟,就讓我們看看下面這段故事。


「為什麼這件事情要做這麼久?」主管覺得不耐煩的說。

「主管,因為這個事情比想像中複雜,裡面還有很多細節,當我們開始做了之後才發現,Alice留下來的東西不能直接用,我還要做一些調整才能繼續進行。」部屬Ray面帶難色的回答。

「Alice留下來東西不能用?怎麼回事?當初不是他已經交接給你所有的東西了?還有什麼沒有給嗎?」主管開始覺得疑惑。

Ray:「Alice是有留下所有的東西,但是因為他給的格式,跟我們最後想要做到的品質有些差距,所以我都還要重做一次,這樣看起來原本預估一週的工作時間,我做不到,我認為我們的人手不足。」


遇到這樣的狀況,我們該怎麼處理呢?主管要繼續質問部屬為什麼做不到?還是有別的辦法?這讓我想到豐田的5個為什麼的管理技巧。

問5個為什麼

這個由豐田生產方式(TPS,Toyota Production System)的創始人大野耐一極力倡導的技巧,要求每個人面對問題時,一定要反覆詢問5次「為什麼」,強迫自己跳脫直覺思考,徹底了解狀況與定義問題,才去思考解決方案,確保所做的改善能夠發揮最大效益。

主管:「你說Alice給的格式,跟我們想要做到的品質有差距?那差距是什麼樣的地方,你說明一下。」

Ray:「就好比這個icon好了,她只出了72dpi(DPI解釋)的原始檔,可是如果我們想要做到HD畫質的畫面,要300dpi的檔案。不然如果我們可以接受一般畫質的畫面,我也是可以用比較快的方式去完成,但是畫質就沒辦法像之前做得那麼好。」

主管思考了一下。

「這樣不行,如果為了趕時間,而做出不好的產品,如果客戶看了沒興趣,那這段工作的時間豈不白費了?我再想想」主管眉頭一皺。

主管心想:「原來不是單純的部屬生產力不足,而是在執行上有實際上的困難。」

「這樣好了,那有沒有人可以幫你把這個icon解析度的問題解決?例如說將出圖軟體的解析度設定到300dpi。」主管說。

「不知道耶,可是我不想麻煩別人,我想說就自己做掉就好了。」

主管心想:「找到原因了!」

主管:「自己完成是一個辦法,但是你可能會花很多時間,那如果你可以把需要哪些資源描述出來,我可以直接找到人幫你處理。」

Ray點點頭,看起來有種豁然開朗的感覺。


透過這個故事我們可以知道,有時候片面的資訊是沒辦法解決問題的,只有透過不斷地問為什麼,應用豐田生產方式其中5個為什麼的方式,去找到解答,有時候是做事方法的問題,有時候是人的問題,主管要做的事情是抽絲剝繭,才有可能漸漸的找到問題的解答。

工商服務時間

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