2 van 4 | Paperform — Zapier — Coda
In mijn vorige blogpost beschreef ik hoe je eenvoudig via Paperform een formulier kan opbouwen. In het voorbeeld was het belangrijk dat gegevens niet werden bewaard binnen PaperForm en dat ze automatisch werden verwijderd. Deze blogpost beoogt inzicht te geven in hoe je vlot via Zapier de gegevens vanuit PaperForm binnen Coda krijgt.
Wat is Zapier?
Zapier kun je voorstellen als een brug tussen twee of meerdere software oplossingen waarbij geldt ‘als dit gebeurt op het ene platform, dan wil ik dat’ er dat gebeurt op het andere platform. Vertaald naar ons voorbeeld: als iemand een formulier heeft ingevuld via PaperForm, dan wil ik de gegevens in een tabel in Coda zien. In dit voorbeeld stopt het voor ons hier.
Door te werken met software als Zapier (er zijn nog goede alternatieven zoals Blendr uit Gent) win je tijd en bespaar je geld. Je hoeft niet langer te zoeken in de API documentatie om vervolgens zelf een brug te bouwen. De video hieronder in het Engels geeft een uitgebreide uitleg.
Hoe en waar begin je?
We begonnen met het maken van een formulier in PaperForm. Dat betekent dat we vragen opstellen en de gebruiker de antwoorden invult. Die antwoorden willen we opslaan in Coda. Daarvoor hebben we een tabel nodig in Coda. We kijken naar welke antwoorden we willen bewaren en maken daarvan kolommen in de tabel in Coda. Het is handig om dezelfde naamgeving aan te houden, dat voorkomt verwarring.
In ons geval willen we nog iets extra’s. Een email adres ingevuld na een Nederlandstalige vraag of een Engelstalige vraag, blijft een email adres en willen we in één kolom opslaan. Dat voorkomt dat we twee kolommen moeten maken. Op zich is het maken van twee kolommen een kleintje en in dit voorbeeld waarbij we in principe nooit naar de gegevens kijken, zou het prima kunnen. Echter we willen een oplossing die ook in andere omstandigheden bruikbaar is, bijvoorbeeld als NL en FR klanten hun gegevens achterlaten en we één klantendatabase opbouwen.
Het handigheidje bestaat eruit dat je de goede waarden selecteert. PaperForm biedt via Zapier twee mogelijkheden aan: de vraag en het antwoord. De vraag noemen ze ‘Title’ en het antwoord ‘Answer’. Blijkbaar zijn er gebruikers die behoefte hebben aan deze tweedeling. Ik vond het verwarrend en het duurde even voordat ik zag hoe het werkte. Eens je dit weet is het eenvoudig. Je selecteert de antwoorden en dan krijg iets als onderstaande.
Bovenstaande heb ik laten doorlopen en dan krijg je onderstaande en dat wil je niet.
Met dat we overal gekozen hebben voor ‘Answers’ kunnen we verder en zorgen we er voor dat we na een geslaagde test (de twee varianten) de Zap actief kunnen zetten zodat gebruikers dit formulier kunnen testen.
Hetzelfde voor andere klanten?
In het formulier zelf hebben we een veld aangemaakt dat onzichtbaar is voor de gebruiker, maar wel meegestuurd wordt naar Coda. Dat is het veld met de naam van de klant, in dit voorbeeld een denkbeeldig restaurant.
Met dat dit veld een variabele is, maar wel formulier specifiek, dienen we elke keer een nieuwe Zap te bouwen. Gelukkig gaat dat rap via het dupliceren van de vorige. Het formulier wijzigt (een duplicaat van het eerste met als enige verschil de ‘hidden’ naam van de klant), maar de Coda database — de tabel — blijft gelijk. Je roept het tweede formulier op in Zapier, je vult een test in en alles blijkt — tot mijn verbazing — in één keer goed te staan.
Alle gegevens van — in dit voorbeeld de restaurants — lopen binnen in dezelfde tabel. Een tabel waar de betrokken restaurants zelf geen toegang tot hebben en waar een automatisatie er voor zorgt dat na twee weken de gegevens gewist worden en niemand de data bekijkt. In een volgende blogpost zal ik hier specifiek op ingaan.
Zouden we klanten hebben die zelf toegang willen tot hun database dan dienen we vanzelfsprekend een apart doc aan te maken in Coda (zelfs een nieuwe workspace) met daarin een specifieke tabel. in dat geval zouden we opnieuw via Zapier de brug leggen tussen PaperForm en Coda.
De slotsom is dat het verbinden van een PaperForm via Zapier met Coda goed te doen is en het dupliceren van formulieren die verbonden worden met zelfde database kinderlijk eenvoudig.
Mijn naam is Christiaan Huizer en ik ben eigenaar van Huizer Automatisatie. In mijn rol als bedrijfsadviseur ben ik actief in het midden- en kleinbedrijf in Wallonië, Brussel, Vlaanderen en Nederland. Mijn klanten vragen me vooral om hun bedrijf voordelig te vereenvoudigen en versnellen. Ik maak daarbij gebruik van tools als AirTable, Coda, Zapier, MailJet en PaperForm.
