On l’allume ou pas?

L’usage de la caméra en réunions à distance : quels comportements adopter et imposer?

La collaboration à distance se met en place avec le confinement et vous êtes nombreux à vous poser la question du comportement à adopter lors des visios : dois-je allumer ma camera?

Cela implique de se montrer, tel qu’on est, en télétravail-confiné :

. dois-je être habillé ou est-ce ok de travailler en pyjama (l’option chemise de bureau & bas de pyjama est envisageable d’ailleurs);

. ai-je pris soin de me coiffer, de me maquiller…?

. d’ailleurs, dois-je émettre des recommandations sur le sujet à mon équipe?

Cela implique de révéler son lieu de confinement :

. ai-je envie de montrer à quoi ressemble l’aménagement et la décoration de mon interieur?

. quel est le meilleur endroit où me réfugier pour être au calme chez moi ? (sous l’escalier où il fait tout sombre, dans mon jardin si j’ai cette chance, enfermé dans la cuisine…)

. que se passera-t-il si mes enfants, mon conjoint, mon animal de compagnie apparaissent dans le champ?

Chez Human Learning eXpedition, le cabinet de conseil et de coaching
qui accompagne les réussites professionnelles individuelles et collectives
en cultivant les comportements qui mènent aux succès
, nous avons glané auprès de nos clients quelques pratiques et astuces que nous avions envie de partager avec vous.

Vous aurez peut être envie de lire en particulier les pratiques #convivialité, #empathie, #présentations, #respect, #décence, #transparence, #s’entrainer, #communication-non-verbale, #stabilité.

#convivialité

Voir le sourire, le regard, les gestes de ses interlocuteurs habituels est important pour le moral si le télétravail n’était pas un habitude jusqu’au confinement. Même bien entourés de sa famille proche, chez soi, il est important que les collaborateurs continuent à avoir des interactions conviviales. Un de nos client nous racontait qu’une équipe de leur entreprise avait spontanément mis en places des rituels pour maintenir le lien entre eux : à 9h30, chacun se connecte, caméra allumée, pour prendre son café/thé du matin ensemble, comme ils le faisaient dans l’espace détente de leur étage en entreprise. Ces mêmes individus se reconnectent à 15h30 pour leur « tea-time » pendant quelques minutes, caméra allumée.

#empathie

Voir le visage, les expressions et la gestuelle peut être important dans certaines circonstances. C’est Bruno, manager d’une équipe de 8 collaborateurs qui nous faisait part de son expérience : il avait instauré un call one-to-one quotidien dès l’annonce du confinement avec chacun. Après 3 jours de confinement il se félicitait de voir que ses équipes faisaient face et conservaient leur enthousiasme, tout comme lui, habitué à être en déplacement fréquent, conservait son entrain. C’est lors du dernier appel de la journée, un one-to-one avec son assistante depuis 6 ans, qu’il a proposé d’essayer un vidéo-call. Il s’est rendu compte que derrière la voix enjouée et le partage de l’avancée des demandes se cachait un vrai mal-être et une grand fatigue. Le sourire de la voix entendue toute la semaine masquait chez son interlocuteur la perte de sens, le déséquilibre entre ses contraintes personnelles et son engagement professionnel. Il ne s’en serait pas rendu compte sans cette camera allumée.

#présentations

Imaginez rentrer dans une salle de réunion sans lumière, dans le noir complet, et entendre les participants parler les uns après les autres avec l’affichage lumineux de leurs initiales, ou de leur pseudo, ou de leur email, ou de leur nom ou du nom de leur entreprise. Comment se sentir en confiance et serein pour échanger ? C’est malheureusement parfois à quoi ressemblent certaines réunions à distance.

Pour palier à cela, Guillaume a mis en place une règle très simple : à l’ouverture de chaque call chacun allume sa caméra quelques secondes et dit bonjour aux autres ; puis, au démarrage de la réunion les caméras et les micros sont coupés.

#respect

Confinement & télétravail associés induisent un usage de son espace privé pour son temps professionnel. Si pour certains ce n’est pas dérangeant car ils ont un espace dédié au travail, pour d’autres cela peut paraître envahissant. Jean nous faisait part de la réticence de certains membres de son équipes à utiliser la caméra lors des calls car elle permettait aux participants d’entrer leur vie privée. Pour remédier à cette situation, Jean a demandé à chacun de faire part de discrétion, de bienveillance et de respect en invitant chacun à s’afficher en réunion chez lui, simplement, si possible devant un mur neutre. Tout cela sans obligation.

#décence

Hélène nous fait part de son étonnement de voir ses équipes lors de certains calls dans l’après-midi se présenter en tee-shirt qu’elle imagine être un haut de pyjama. Habituellement dans les bureaux les collaborateurs s’habillent avec soin. Il faut peut être préciser que cette entreprise est un des fleurons de la mode. Se refusant à leur imposer un dress-code pour leur salon, elle a prit l’option humour et dès vendredi dernier s’est habillée en « too-much » comme elle dit (traduire total look exagéré) pour un point d’équipe, précisant en ouverture qu’elle était tellement heureuse de les voir à cette visio-conf qu’elle s’était fait belle pour eux.

Lundi, tout était revenu dans l’ordre : les tenues de tous étaient décentes et elle a échappé à la rédaction d’une note sur le savoir-vivre en télétravail.

#transparence

On a tous en mémoire les aventures gênantes de cet expert interviewé à la télévision depuis sa chambre/bureau, il voit débarquer un de ses enfants, puis un autre…

Une aventure similaire est arrivée il y a quelques années à une de nos fondatrices qui télé-travaillait : lors d’un Skype avec un prospect américain elle a vu débarquer son fils déguisé en Cow-Boy. Elle l’avait mis dans la confidence de l’enjeu important pour son entreprise de cette visioconférence, et lui avait spécifiquement demandé de la laisser tranquille une heure. Par son accoutrement et son irruption spontanée, son fils voulait montrer aux américains ce qu’il savait d’eux. Plutôt que d’ignorer la scène ou de s’énerver, Perrine a demandé quelques secondes à ses interlocuteurs pour régler la situation et a calmement sorti son fils de la pièce. Elle a expliqué en transparence la raison de l’intervention du fils, le fait qu’elle travaillait de chez elle et que cette situation était exceptionnelle. La discussion a repris.

Donc oui, l’usage de la caméra peut ouvrir à des scènes inattendues, mais apprenons à les gérer avec sérénité.

Certains jouent même de la situation : suivez Laure Closier qui diffuse sa chronique quotidienne sur BFM Business de sa cuisine.

#entrainement

Personne n’aura le temps de suivre une formation pour gérer sa communication lors d’une visioconférence. Il va falloir que chacun trouve la juste distance avec la cameré, le bon angle, la part de soi qu’on souhaite monter (tête ou buste ?) la luminosité (éviter les contre-jours), le regard (comprendre où regarder quand on a envie de parler dans les yeux de ses interlocuteurs). Rien de mieux pour cela que de s’entrainer avec un interlocuteur bienveillant.

un exemple d’un artiste s’étant bien entrainé

On a tous appris à faire des selfies avantageux, on apprendra bien à paraître comme on le souhaite en visioconférences.

#communication-non-verbale

Le geste et la parole. Christine nous disait qu’elle avait pris conscience de la communication verbale qu’elle dégageait en voyant son retour à l’écran lors des premières visioconférences. Si elle affirmait avec aplomb ses convictions, son regard semblait perdu (elle ne savait pas où regarder) et ses gestes était raides car elle était installée dans un fauteuil trop profond pour permettre la mobilité de ses bras.

Avant les réunions à distance suivantes elle avait pris soin de s’échauffer puis de se poser en conscience afin que sa posture accompagne ses interventions orales.

#stabilité

Les outils mobiles nous sauvent et ont permis à beaucoup de passer en télétravail en quelques heures. Nelly nous disait que son équipe n’avait pas tous un ordinateur portable paramétré avec l’équipement nécessaire aux réunions à distance. Par contre, grâce aux téléphones portables, tout était possible. Elle ajoutait cependant que la mode des stories où on se filme en marchant ne pouvait s’étendre aux visioconférences. Elle avait du demander à certains collaborateurs de stabiliser leur téléphone pour éviter le mal de mer aux participants.

A l’attention des organisateurs de réunions à distance

Veillez à ce que l’usage de la caméra soit explicitement stipulé dans ses modalités. N’hésitez pas à montrer l’exemple et à fixer les règles en amont ou en début de réunion.

A l’attention des participants de réunions à distance

Si vous avez des appréhensions, n’hésitez pas à les partager en amont et simplement.

Configurez votre décor, domptez votre caméra, positionnez-vous avant votre prochain rendez-vous à distance.

Et pour tous : souriez, vous êtes filmés!

Le cabinet de conseil et de coaching qui accompagne les réussites professionnelles individuelles et collectives en cultivant les comportements qui mènent aux succès.

http://humanlx.com/

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Nous concevons et mettons en oeuvre des programmes pour révéler et faire grandir les Soft Skills des individus.

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