GIST Планирование — новый способ управления продуктами

В рабочем арсенале менеджера продукта roadmap или дорожная карта — это стратегический инструмент, без которого сегодня достаточно сложно обойтись в управлении продуктом. Существуют ли альтернативы?

Эта статья — перевод материала с сайта Hackernoon.com. Ее автор яростно отстаивает ценность и полезность GIST-планирования и предлагает внедрять его в работу вместо дорожных карт. Сколько людей — столько мнений.

Itamar Gilad — опытный консультант в области управления продуктами и спикер, помогающий компаниям выпускать успешные продукты. За последние 15 лет он занимал руководящие должности по управлению продуктами в Google, Microsoft и других известных компаниях.

Вот как он описывает свой опыт:

За годы работы я много раз имел дело с продуктовыми стратегиями, дорожными картами, диаграммами Ганта. Теперь я этим не занимаюсь. Все потому, что нашел отличную альтернативу, о которой расскажу ниже.

Но сперва, вот чем я занимался:

Такая форма планирования подразумевает, что всем заинтересованным людям нужно прийти к общему знаменателю. Мероприятие масштабное, но выгода при этом совсем небольшая. Планы быстро теряют связь с реальностью — чем они дольше длятся, тем менее актуальными становятся.

Мне потребовалось некоторое время, чтобы осознать, что мои привлекательные роадмапы и диаграммы Ганта устаревали уже в день, когда я их опубликовал.

Кроме того для планирования я использовал Waterfall (каскадная модель) — когда изменения на высоком уровне приводили к большим изменениям на низких уровнях или даже к отмене запланированного. И в этом процессе было мало гибкости. Agile методы уже активно использовались для разработки, но не для планирования проектов.

Поскольку product roadmap позволяет работать только с несколькими крупными проектами, вам приходится расставлять приоритеты и выбрасывать многие потенциально хорошие идеи. В иерархических компаниях идеи-победители приходят от руководства. В более демократических компаниях добиться признания идеи сложнее, поэтому питчинг и умение убеждать и продавать стали обязательными навыками менеджеров продукта.

Так какова же альтернатива?

Что такое GIST?

Это система планирования, которую я начал использовать, работая в Google, и далее дорабатывал на основе подходов Lean Startup и Agile Development.

Я представил ее нескольким компаниям, и результаты очень хороши:

• планы стали более гибкими — их стало легче обновлять
• снизились управленческие издержки
• повысилась производительность команд
• улучшились коммуникации между отделами и появился shared understanding — все стали понимать над чем и для чего и почему работает компания
• в итоге мы стали делать более качественные продукты и решения.

Система называется GIST по первым буквам ее основных блоков:

• Goals (цели)
• Ideas (идеи)
• Step-projects (проекты)
• Tasks (задачи)

Каждый из них имеет разные горизонты планирования и частоту изменений и ими можно управлять с помощью разных инструментов, но вместе они составляют основу планирования.

Ниже подробно расписан каждый блок:

Goals (цели)

«Если вы расскажете людям, куда идти, но не как туда добраться, вы будете поражены результатами»

Джордж С. Паттон

Большинство стратегических планов несовершенны в одном — они задают решения (использовать технологию X, завести партнерство с компанией Y, запланировать релиз в стране Z), но не цели. Любой военнокомандующий скажет вам, что это шаг назад.

Этот метод более эффективен, он требует меньших управленческих издержек и является гораздо более надежным — решения могут возникать и основываться по ситуации на местах, но цели остаются неизменными.

Цели описывают стратегию компании с точки зрения желаемых результатов: где мы хотим быть? когда и как мы узнаем о том, что мы их достигли? Всякий раз, когда кто-либо в организации задается вопросом: «Почему мы делаем этот проект?», цель должна давать ясный ответ.

Я стал придавать больше значения целям, работая в Google, где каждый квартал мы тщательно задавали наши цели по методу “Целей и ключевых результатов” (ОКР). Некоторые считают, что ОКР являются одной из причин, почему Google настолько успешен.

Идеи

«Если вы хотите получить хорошие идеи, у вас должно быть много идей на входе. Большинство из них будут неправильными, и то, чему вы должны научиться — тому, какие из них нужно выбрасывать»

Линус Полинг

Идеи — гипотетический способ достижения целей.

Ключевое слово здесь гипотетический — у вас может быть много идей для достижения заданной цели, но только 1–3 из них приведут к положительному результату (а часто соотношение и того хуже). Причем у крутых менеджеров продуктов коэффициент не больше.

По этим причинам в GIST мы:

• никогда не “убиваем” идеи заранее
• оставляем идеи даже если у них сейчас очень низкий приоритет
• не выделяем идеи от топов
• не ведемся на моду

Вместо этого мы:

• собираем все идеи в банк идей, чаще всего в электронной таблице или базе данных. Приветствуются все идеи, и банк может хранить сотни идей неограниченно долго.
• приоритизируем на основе фактов. Например, метод ICE scoring хорошо подходит для этого. Также можете попробовать другие методы приоритизации идей и фич.
• тестируем как можно больше идей в порядке приоритета — это уже уровень проектов.

Проекты

«Думайте глобально, но начните с малого» — 8 законов инноваций Google

Выглядит заманчиво — выбрать перспективную идею, превратить ее в 9–18 — месячный проект и погрузиться в работу. Это популярная и дорогостоящая ошибка — потратить несколько кварталов или даже лет на все еще “сырую” идею, которая будет стоить нам больших денег.

Вместо этого мы разбиваем большой проект на мелкие проекты, которые длятся не более 10 недель, и выполняем их по очереди. Например:

Детализированный статичный прототип → Интерактивный прототип → MVP → Dogfood → Beta → Launch

В соответствии с принципом «Build-Measure-Learn» в Lean Startup каждый такой проект — это фактически эксперимент, который проверяет идею. То есть с каждым проектом мы получаем все более полную версию идеи и проверяем ее на более широкой аудитории в течение все более длительного времени.

Конечный продукт, как правило, намного лучше, чем тот, который мы себе представляли изначально.

Поскольку такие проекты малы, мы избегаем всех неприятных побочных эффектов, связанных с большими проектами, и можем тестировать много идей параллельно с более низкими инвестициями и более быстрым обучением.

Неработающие идеи отсеиваются рано, а идеи, которые работают, получают больше инвестиций.

Возможность придумать идею и уже через пару недель внедрить ее в продукт — очень сильно вдохновляет.

Вы никогда больше не захотите делать громоздкие проекты.

Задачи

Далее каждый проект разбивается на задачи. На рынке есть много систем управления, которые поддерживают различные методологии разработки: Scrum, Kanban или другие.

На этом уровне вам скорее всего ничего не придется менять.

Важное отличие тут состоит в том, что уровни Goals/Ideas/Projects теперь стали более гибкими.

Цикл планирования

Планирование с помощью GIST многоуровневое и итеративное:

• Цели обычно устанавливаются с прицелом на один год или нескольких лет. Мы определяем цели в начале года и корректируем их каждый квартал — мы не хотим “бежать” к устаревшим целям.
• Идеи постоянно собираются и приоритизируются. Мы никогда не перестаем искать новые идеи.
• Проекты определяются в начале квартала. Команда выбирает цели и идеи, которые она хочет выполнить в этом квартале, и соответственно определяет проекты. Квартальный список проектов оценивается и повторно приоритизируется раз в 1–2 недели и синхронизируется со списком задач.
• Задачи разбиваются на 1–2х недельные итерации в соответствии с вашим методом разработки, например в Scrum — это Спринты, и корректируются ежедневно.

Вам все еще нужен roadmap?

Думается, нет. Раньше дорожные карты или roadmaps вы использовали для:

• Планирования работы — хочется верить, что я вас убедил не использовать roadmaps для этого.
• Внутренних коммуникаций. По моему опыту — сотрудники и стейкхолдеры достаточно легко понимают и принимают термины GIST — цели, идеи и проекты.
• Внешние коммуникации — клиенты и партнеры — это те, кому будет сложнее всего отвыкнуть от привычного roadmap. Наша работа состоит в том, чтобы говорить с клиентами на языке их потребностей, а не фич. Благодаря GIST вы можете отвечать клиенту так: «У нас есть цель на конец Q3, связанная с такой-то фичей. Я не могу пока точно сказать, как это будет работать — мы рассматриваем ряд идей и к концу Q2 у нас будет MVP. Не хотели бы вы стать бета-тестером и дать нам обратную связь?»

Кратко о главном

GIST — это не радикально новая идея, а, скорее, компиляция из старых идей и методов, которые существуют уже много лет по отдельности.

GIST дает вам “живой” план, который по своей сути должен постоянно меняться.

Ключевые принципы:

1. Никакого разделения процессов генерации идей, планирования и исполнения — все это происходит параллельно.
2. Конкретные цели вместо решений или туманных “хотелок”.
3. Банк идей, а не продуктовый бэклог.
4. Короткие проекты, которые можно закончить внутри одного квартала, а не громоздкие и многолетние проекты.
5. Не делаем ставку на пару крупных идей, которые делаются бесконечно долго, а тестируем много идей, и ищем среди них те, которые приближают нас к целям.
6. Итерации — мы регулярно и систематически пересматриваем каждую часть плана и остаемся гибкими на всех уровнях.