Hệ thống quản lý công việc tại doanh nghiệp, tưởng dễ mà rất khó!

Ideagram
Ideagram
Aug 31, 2018 · 5 min read

Trong khi báo đài và mạng xã hội bàn tán nhiều về 4.0, thế nhưng thực tại chúng ta triển khai được 3.0 vẫn còn khó và vẫn còn ít. Ví dụ bên dưới được mô phỏng tại một hội thảo AI (Trí tuệ nhân tạo) gần đây của Google tại Việt Nam.

Với một ngân sách cực kỳ khổng lồ, với những bộ não tài giỏi nhất, hiện tại 4.0 của Google cũng chỉ mới dừng lại ở một chừng mực rất hữu hạn.

Quay lại thực tại ở Việt Nam chúng ta, các doanh nghiệp khi triển khai 3.0 thôi đã gặp rất nhiều trắc trở và vô vàn rào cản; thế nên cách mạng 4.0 trở nên những lời hô hào hơn là những ứng dụng thực tiễn. Ngay cả những doanh nghiệp cực lớn, việc triển khai hệ thống quản lý công việc nội bộ, một hệ thống thông tin “cơ bản” cũng không đi vào ứng dụng thực tế dễ dàng.Bên dưới là một số lý do:

  1. Trình độ tiếp nhận công nghệ chung của người lao động chưa cao:

Dù hiện tại máy tính xuất hiện ở tất cả mọi nơi ở công sở trở thành một phần không thể thiếu thì trên thực tế, chúng ta mới bắt đầu phổ cập những ứng dụng văn phòng như: Email, Word, Excel, Powerpoint trong vòng 15 năm trở lại. Mặt bằng chung, mọi người vẫn còn rất e dè khi tiếp cận những công nghệ mới vì nhiều lý do khác nhau. Điều đó khiến việc ứng dụng những hệ thống quản lý dù ban đầu rất được đốc thúc nhưng sau một thời gian thì bị bõ ngõ vì người dùng không tận dụng được hệ thống một cách hiệu quả.

2. Các hệ thống quản lý công việc thường rất đầy đủ tính năng nhưng khá phức tạp để sử dụng:

Điều này xuất phát từ một vấn đề khá phổ biến, đó là: người quyết định mua không phải là người sử dụng chính. Cụ thể hơn, các cấp lãnh đạo hay bộ phận IT thường là những người quyết định chính khi ứng dụng một sản phẩm nào đó, nhưng họ không phải là những người dùng hàng ngày, thế nên thường sa đà vào việc lựa chọn những phần mềm đầy đủ tính năng, khá là phức tạp và rối rắm để sử dụng. Điều này lại đi ngược với nguyên tắc 80–20, đó là đối với mỗi loại hệ thống phần mềm, người dùng chỉ thao tác một số tính năng chính, còn phần lớn những tính năng còn lại thường rất ít sử dụng. Việc có quá nhiều tính năng phức tạp khiến cho phần mềm trở nên cồng kềnh, khó sử dụng, khó đào tạo và chuyển giao và dễ gặp thấp bại.

Ví dụ của một hệ thống quản lý dự án mạnh, nhưng rất rắc rối đối với những người dùng bình thường

3. Người triển khai dự án không đủ kinh nghiệm:

Để triển khai thành công một hệ thống quản lý vào doanh nghiệp với nhiều đối tượng người dùng khác nhau là một dự án không đơn giản. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường xem nhẹ vấn đề này và rất dễ giao việc cho sai người hoặc người triển khai nội bộ chưa có kinh nghiệm thực tế. Khi thực sự bắt tay vào thực hiện, hàng tá vấn đề phát sinh, ví dụ như:

  • Truyền thông nội bộ không hiệu quả khiến nhân viên không hiểu rõ ý nghĩa, giá trị của hệ thống phần mềm
  • Kỹ năng đào tạo không đáp ứng với yêu cầu đề ra, khiến người dùng không nắm được cách sử dụng một cách thuần thục
  • Không hiểu rõ tính chất chính trị nội bộ & sự cam kết của nhân viên , khiến việc sắp xếp triển khai gặp nhiều khúc khủy, từ việc xếp lịch đào tạo cho tới việc đảm bảo sự tuân thủ của mọi người.

4. Chủ doanh nghiệp xem nhẹ và không đủ cam kết:

Điều này thể hiện ở việc chủ doanh nghiệp không dành thời gian trải nghiệm các hệ thống hay có những đánh giá, xem xét mức độ hiệu quả mà chỉ sơ sài thông qua một số báo cáo chung. Điều này khiến cho cấp dưới trở nên lơ là và không tập trung một cách nghiêm túc. Trong những doanh nghiệp lớn, việc ứng dụng hệ thống quản lý công việc chỉ dừng lại ở mức chủ trương, chứ đưa đi vào việc ban hành các quy chế, quy định, hướng dẫn cụ thể để đưa vào thực tiễn. Hay nói cách khác, ở nhiều doanh nghiệp việc triển khai hệ thống quản lý chỉ dừng ở mức “thử và sai” chứ chưa làm tới cùng.

5. Quá nhiều hệ thống khác nhau một cách rời rạc:

Để vận hành một doanh nghiệp hiệu quả, thường các doanh nghiệp ứng dụng khá nhiều các hệ thống phần mềm, từ Kế toán tới ERP… tuy nhiên ở góc nhìn của mỗi người lao động, họ phải tiếp cận nhiều công nghệ và hệ thống khác nhau khiến việc nắm vững để ứng dụng rất khó. Đây là vấn đề phổ biến sảy ra khi triển khai hệ thống quản lý công việc. Ví dụ cụ thể: dù ứng dụng phần mềm, các cấp quản lý thường có thể giao việc qua email, tuy nhiên mỗi người nhân viên lại phải nhận quá nhiều email dẫn tới thất lạc, khó theo dõi và luôn mất nhiều nỗ lực để cập nhật vào hệ thống quản lý công việc.

Thế nên, để triển khai hệ thống quản lý công việc thành công cần phải đi kèm với một hệ thống giao tiếp nội bộ nhanh, hiệu quả và tất cả các tính năng phải cùng một nơi. Đây là một điều then chốt để giúp triển khai thành công.

Xem báo cáo và giao việc chỉ qua 1 dòng chat cực kỳ đơn giản của Smartwork

Kết luận, việc triển khai những hệ thống thông tin đơn giản như hệ thống quản lý công việc có rất nhiều vấn đề mà người thực hiện không hình dung và nắm rõ. Những vấn đề đó bao gồm cả văn hóa, truyền thông nội bộ cho tới sự phức tạp của các hệ thống… Tuy nhiên, những yếu tố đó là những “điều kiện cần”, “điều kiện đủ” để triển khai thành công, cần sự đầu tư đúng mức về mặt thời gian, công sức và sự nghiêm túc từ các cấp lãnh đạo doanh nghiệp.

Ideagram

Written by

Ideagram

Liberating mind to liberate life

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade