Рабочая эффективность: как я пытался обуздать свой день

14 min readJun 2, 2019

Это текстовая версия моего доклада с митапа MoscowCSS 12, который прошел 14-го мая 2019 года в коворкинг-центре #tceh.

Если вам удобнее посмотреть видеозапись, то она доступна по этой ссылке. Скачать слайды можно здесь.

Хотите выступить? Пишите — https://www.facebook.com/cssmoscow.

Знаете ли вы, что в топ-10 самых дорогих компаний мира входит несколько it-компаний? Эта такие компании как Amazon, Alphabet (ex-Google), Apple, Facebook, Microsoft… Сфера, в которой мы работаем, нуждается в сильных специалистах как никогда. И тем важнее для нас быть наиболее продуктивными в том, что мы делаем каждый день.

Я убежден, что успешный разработчик — это не только тот, кто многое знает и умеет, но также и тот, кто умеет грамотно и оптимально организовать свой рабочий процесс. За то время, пока я занимаюсь разработкой, у меня накопилось достаточно полезного опыта в этом вопросе, и я считаю, что этот опыт может быть кому-то полезен.

Я расскажу о том, как я планирую и контролирую свои рабочие задачи, какую роль в этом играет тайм-менеджмент, а также поделюсь воркхаками из личного опыта.

Планирование

Давайте сперва определимся, что же такое планирование. Для меня повседневное планирование — это не способ загнать себя в рамки. Напротив, это возможность не участвовать в бесконечной гонке и в комфортном ритме заниматься тем, что важно, а не первым, что попалось под руку. Полезность планирования не в том, чтобы переделать миллион дел в рекордный срок, а в том, чтобы не потерять себя в этом омуте задач.

Когда я только начинал работать, ничего такого я, конечно же, не делал. В то время я считал, что мне некогда что-либо планировать, ведь мне нужно работать. Да и задач, в общем-то, было немного. Все становится сложнее, когда у вас появляется больше задач и больше ответственности. И в какой-то момент вы начинаете понимать, что таск-трекер — это не только игрушка менеджера, но и в целом достаточно неплохой инструмент, даже для разработчика.

Компании, в которых я работал, использовали разные трекеры — «Bitrix24», «Мегаплан», «Jira». Скажу честно, ни одна из этих систем не вызывает у меня симпатии. И в какой-то момент я понял, что хочу попробовать что-то новое для себя.

Я решил выгружать рабочие задачи в свой личный планер, которым я мог бы управлять как мне надо. Сперва я попробовал работать с обычными todo-листами (типа такого), потом решил попробовать бумажные ежедневники, затем почтовые календари. Но у всех этих инструментов были существенные недостатки.

В какой-то момент я обнаружил для себя «Trello».

«Trello» — это одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.

В основе «Trello» лежит несколько простых понятий:

Доски — представляют собой проекты или удобные инструменты для отслеживания информации.
Списки — хранят карточки организованными в соответствие со стадиями их прогресса. Их можно использовать, чтобы создать рабочий процесс, где карточки перемещаются из списка в список по мере выполнения задач, или в качестве хранилища идей и информации.
Карточки —основополагающая единица доски. Карточки используются для представления задач и идей. Карточка может быть посвящена поставленной задаче (например, сверстать карточку товара) или сохранить важную информацию (например, приоритеты по задачам с последнего собрания).

Достаточно подробно функционал «Trello» разбирается в этой статье. Также рекомендую ознакомиться с официальным гайдом.

Я пользуюсь «Trello» на протяжении последних семи месяцев. Мне показалось удобным оперировать одной рабочей доской с шестью активными списками на ней. Каждый список привязан к определенному отрезку времени. Далее я коротко разберу каждый из этих списков.

Моя рабочая доска в «Trello» с примерами задач

Будущее. Очень часто бывает, что в процессе обсуждения нового проекта всплывает много идей, которые нет времени делать в рамках текущей версии продукта, но есть смысл сделать их позже (например, в следующем квартале). Я использую этот список для того, что бы записывать сюда все такие идеи. Походу разработки могут появляться дополнения и уточнения, которые также стоит фиксировать в рамках карточки-идеи. В конечном итоге, когда я возвращаюсь к этой карточке (через два, четыре, шесть месяцев), то зачастую в ней оказывается много полезного материала, который копился в процессе работы.

Месяц. Сюда я записываю крупные задачи, которые планирую закрыть в рамках ближайшего месяца. Если есть необходимость, то можно завести еще более крупные списки(например, квартал или полугодие). Основная цель — постоянно видеть свои крупные задачи и держать их в фокусе внимания.

Неделя. Сюда я записываю те задачи, которые планирую сделать в рамках ближайшей недели. В конце каждой недели я выделяю по 30–40 минут времени для того, что бы распланировать следующую неделю.

День. Сюда выносятся те задачи, которые я планирую сделать сегодня. Каждый вечер я формирую список задач на следующий день.

В рамках дня наиболее важно определиться с приоритетами. Что нужно сделать в первую очередь, чтобы знать, что день прошел не зря? Какие задачи приближают к реализации целей? Очень важно определить для себя три приоритетные задачи дня и запланировать их на первую половину. Эти задачи я помечаю меткой Важное. Секрет в том, что первые три-четыре часа рабочего дня (до обеда) уровень энергии и концентрации на максимуме. Нередко это ценное время бездарно расходуется на рутинную проверку почты, проверку мессенджеров или зависание в соцсетях.

Сделано за день. Сюда я перемещаю те карточки, которые закрываю в течении дня. Какая от этого польза? Нашему мозгу важно получать обратную связь и видеть результаты усилий. Четкое осознание прогресса, пожалуй, один из самых сильных мотиваторов. Если вы будете записывать в карточку проекта имена всех важных задач, которые вы закрываете каждый день, то по завершению проекта у вас будет огромный лист закрытых задач, и поверьте мне, вы будете этим гордиться.

Backlog. Один из самых важных и недооцененных списков. Все новые входящие задачи, раздражители или внезапные мысли я выношу в этот список. Смысл в том, чтобы перенести информацию из мозга на внешний носитель. В противном случае раздражитель будет постоянно мельтешить в сознании и отвлекать. Задачи отсюда обрабатываются и распределяются по другим спискам в перерывах, либо вечером.

Какие я получаю плюсы от использования «Trello» в таком режиме?

Ощущение контроля. Я вижу свои задачи в масштабе разных отрезков времени и могу работать с ними в удобном мне формате.
Скорость. «Trello» работает очень быстро по сравнению с полноценными трекерами. Все становится еще быстрее, когда вы осваиваете горячие клавиши и узнаете обо всех возможностях из гайдов.
Плагины. В бесплатном режиме есть возможность подключить к своей доске одни плагин из огромного списка. Кроме того, существует большое количество плагинов для браузере Google Chrome. Я использовал свой слот под плагин для простой интеграции с «Jira». Это дает мне возможность привязывать карточки из «Jira» к своим карточкам в «Trello» и быстро перемещаться из одной системы в другую. Таким образом, я получаю прямую связку с задачами в «Jira», и в тоже время веду их у себя как мне удобно.

Какие я получаю минусы от использования «Trello» в таком режиме?

Несколько мест для учета. Приходится вести активность в нескольких системах — для меня это «Jira» и «Trello». Частично это компенсируется плагином для связки с «Jira».
Дополнительные временные затраты. Каждый вечер нужно выделять 15–20 минут на планирование следующего дня, каждую неделю — на сбор результатов недели и планирование следующей недели.
Нужна самодисциплина. Иногда просто лень этим заниматься, особенно после тяжелого дня или тяжелой недели. В данном случае я просто даю себе время на отдых и возвращаюсь к планированию на следующий день или после выходных.

Время

Сложно себе в этом признаться, но мы сливаем огромное количество полезного времени в течении дня. Отвлечения на внешние раздражители, социальные сети, внезапные неотложные задачи... Все это сбивает нас с рабочего ритма. Часто бывает так, что ты вроде бы что-то делал целый день, а что именно — сказать не можешь.

Это становится наиболее актуальным, когда на вас начинают замыкаться какие-то процессы в компании (помочь новому разработчику с доработкой продукта, который вы делали; дать консультацию менеджеру по другому продукту; решить срочный вопрос с багом на production и т.п.). Разумеется, вы не можете это игнорировать.

Для меня настоящим открытием в свое время стала многим известная техника под названием «Pomodoro». Давайте я кратко напомню суть. Вы разбиваете свою рабочую активность на интервалы по 25 минут. По истечению каждого такого интервала у вас есть пятиминутный перерыв для отдыха. Каждые четыре интервала устраиваете себе перерыв в 10–15 минут. В это время, например, можно сходить на кухню, налить водички, разобрать задачи в backlog-е и принять решение об их дальнейшей судьбе. Самое главное — встать из-за компьютера и ненадолго отвлечься.

Что бы частично автоматизировать этот процесс, я использую сервис «Pomodoro Tracker».

Он позволяет в автоматическом режиме отмерять время для отдыха и работы и задавать описание к каждому закрытому помидору. Кроме того, у него достаточно много настроек (в том числе и интеграция с «Google Calendar»).

Какие я получаю плюсы от использования техники «Pomodoro»?

Мотивация. Тикающий таймер с обратным отсчетом создает весьма ощутимое давление дедлайна, которое отлично мотивирует. За счет этого вы работаете более сосредоточенно.
Повышение концентрации и увеличение производительности. Любой входящий раздражитель вы тут же сбрасываете в свой backlog и спокойно продолжаете работать. Обработать этот раздражитель можно будет позже в перерыве. Повышается концентрация.
Контроль отвлечений. Вам будет проще отказаться от отвлекающей активности, т.к. вы будете помнить про скорый перерыв. Это также будет мотивировать при работе с рутинными задачами.
Меньше устаешь в течении дня. За счет того, что вы равномерно распределяете отдых по всему своему рабочему дню, к вечеру вы чувствуете себя гораздо менее уставшим.

Для фиксации времени, затраченного на работу в течении дня, я использую сервис «Toggl» (да-да, он так называется).

Пример заполненного дня в сервисе «Toggl»

«Toggl» — достаточно простой таймер с возможностью привязывать отрезки зафиксированного времени к меткам-проектам.

Когда я начинаю делать задачу по какому-либо проекту, то запускаю таймер и указываю метку. Когда завершаю делать задачу и переключаюсь на другую — я его останавливаю и запускаю другой. Очень удобно отсюда переносить время в вашу учетную систему (например, я каждое утро переношу время с прошлого дня в задачи в «Jira»).

Также имеется удобная возможность смотреть общую статистику за произвольный отрезок времени. Эта информация может быть полезна как вам (всегда ведь интересно посмотреть сколько потратил времени за месяц на ту или иную задачу), так и вашему руководителю.

Пример отчета за месяц в сервисе «Toggl»

Какие я получаю плюсы от использования сервис «Toggl»?

Контроль. Появляется четкое понимание того, сколько затратил времени на ту или иную задачу.
Мозг напрягается меньше. Не нужно каждый вечер вспоминать что именно ты делал, что позволяет дополнительно не напрягать голову.
Отчеты. Удобные отчеты в разрезе произвольного отрезка времени.
Экономия времени.

Воркхаки

В этом разделе я бы хотел рассказать о некоторых полезных приемах, которые позволяют мне работать более эффективно.

Брейншторм

Эта достаточно известная техника. Вы берете какую-то актуальную проблему, собираетесь группой причастных людей, и в течении короткого промежутка времени накидываете свои идеи по решению этой проблемы. При этом нельзя критиковать эти идеи на стадии их генерации. По окончанию времени вы отбираете самые сильные идеи и начинаете с ними работать. Достаточно подробно этот подход расписан в этой статье.

Всю силу брейнштормов я понял несколько месяцев назад, когда мы начали проектировать фронтенд для нашей новой платформы. Проект достаточно большой и сложный, и сперва мы даже не могли толком охватить его целиком. Мы собирались со всеми фронтами в переговорке и по несколько часов пытались спроектировать то, как у нас все будет работать. Правда, после первого часа большинство людей просто сидело и обессилено молчало. На второй день такого марафона выдохлись уже все.

Опытным путем мы пришли к определенным правилам (которые, как оказалось, достаточно сильно перекликаются с подходами в статье, которую я дал выше, и которую нашел намного позже):

Количество участников. Собираться небольшими группами без лишних людей (в нашем случае — по 2–3 человека). Все участники встречи должны быть в состоянии генерировать идеи по вопросу и понимать что вообще происходит.
Тема. Активно обсуждать только одну вещь за встречу (сборка фронта; группы компонентов для фронта; выбор методологии верстки и т.п.). Возможно, для обсуждения вопроса понадобится несколько встреч в течении недели.
Заметки. Обязательно делать заметки по всем идеям, которые обсуждаются.
Длительность встречи. Встреча длится не более 30–45 минут.

Результат получился просто отличный. За 30–45 минут вы не успеваете сильно утомиться. Но самое главное — у вас появляется большое количество полезных заметок по вашему вопросу. Очень важно после каждой такой встречи не выкидывать эти заметки, а сохранять их в том или ином виде (статья в базе знаний проекта, комментарии к задаче, рассылка на почту всем участникам и т.п.). Это очень сильно поможет вам в будущем, когда нужно будет быстро вспомнить как и почему вы приняли то или иное решение. Кроме того, это очень сильно поможет разработчикам, которые будут заниматься проектом после вас. Таким образом, вы сможете достаточно быстро обсудить все необходимые вопросы + получите начальную техническую документацию по проекту.

Если это не записано — значит этого и не было вовсе

Директор компании, в которой я когда-то работал junior-верстальщиком, любил повторять такую фразу: «Если это не записано — значит этого и не было вовсе». В то время меня это очень сильно раздражало, ведь на разборе полетов по проектам я часто попадал в спорные ситуации, когда мне не на что было сослаться, кроме своей памяти. Это могло касаться как ситуаций типа «мы устно договорились с менеджером, что я сделаю этот блок таким способом», так и «я помню, что мы обсуждали на встрече 25 вопросов, но я не помню половину решений по ним». Кроме того, когда через тебя проходит много потоков информации, память начинает тебя подводить, и ты уже сам не можешь вспомнить почему поступил так, а не иначе.

Не надейтесь на свою память и не надейтесь на то, что менеджер запишет все за вас. Менеджер не понимает проект с технической точки зрения так, как понимаете его вы. Со временем я стал понимать, что же имел в виду директор и стал придерживаться определенных принципов:

Записывайте краткие итоги встреч. Будет идеально, если вы придете на встречу с диктофоном (разумеется, предупредив остальных участников встречи об этом). Вы обнаружите для себя гораздо больше деталей, когда переслушаете вашу запись в спокойной обстановке после встречи (на скорости x1.5 или x2). Особенно это хорошо работает, если встреча для вас технически сложная или вы просто сильно волнуетесь (или наоборот, чувствуете, что сейчас уснете). Несколько раз меня это очень сильно выручало.
Записывайте в комментарии к задачам все новые договоренности. Это защитит вас от проблем в будущем. Кроме того, вы сэкономите кучу времени, когда через два-три месяца вам вдруг понадобится вернуться к этой задаче и разобрать спорный момент.
Задокументируйте технические особенности всех ваших проектов. Вероятно, у многих в компании есть человек, который знает все по всем вашим проектам. Рано или поздно этот человек уходит и уносит вместе с собой все свои знания. Если у вас нет полноценной документации, то после этого каждая доработка по этим проектам превращается в крайне грустное занятие, когда большое количество времени тратится на то, что бы понять как это все работает. Кстати, подобную документацию очень удобно создавать и дополнять после брейнштормов, о которых я писал выше.
Обязательно записывайте все внезапные идеи и инсайты. Это относится не только к работе, но и вообще ко всему. Свежие мысли или решения для каких-то проблем/задач ко мне приходят как правило внезапно (например, когда я мою посуду). Мне сложно сказать, откуда они приходят, но я точно знаю, что у меня есть всего лишь несколько минут для того, то бы их куда-то записать, иначе с вероятностью 90% я их забуду. Когда вы начнете записывать за собой такие моменты, то обнаружите, что вы, оказывается, потрясающий генератор идей. Хорошие идеи приходят к нам постоянно, мы просто не обращаем на них внимания.

Сон и отдых

Эта тема достаточно избита, но я все же хочу о ней рассказать.

Я на своем опыте убедился, что разработчик (да и не только разработчик) с годами теряет способность качественно работать, если он не высыпается. Я долгие годы жил в состоянии недосыпа. Еще в институте, до того как я начал активно работать, мы созванивались с друзьями по скайпу после учебы и всю ночь играли в компьютерные игры. После того, как я начал работать, я постепенно переключился на ночное чтение пабликов, просмотр видео на Youtube и т.п. Мне невероятно не хватало жизни после работы. Потом, когда я набрался рабочего опыта, я стал фрилансить (т.к. как и всем, мне нужны были деньги и я с удовольствием обменивал свой сон на них). Рабочий день мог при этом длиться под 20 часов.

К чему я пришел? Это может нормально работать, когда вам 20 лет. Это даже может со скрипом работать, когда вам 25 лет. Однако, после 25-ти у вас появляется не только любовь к оливкам (и это правда!), но и множество проблем со здоровьем. На восстановление после бессонной ночи начинает уходить по несколько дней. Даже обычный 8-часовой рабочий день начинает выматывать вас до невозможности. Десятки исследований также доказывают, что после 55 часов работы в неделю продуктивность стремительно падает.

Полгода назад я понял, что больше так не могу, и решил провести над собой чудовищный эксперимент. Я решил ложиться спать в 10:00 вечера, а вставать в 6:00 утра(каждый день, независимо от праздников и выходных). Поначалу это было невыносимо сложно (и, честно говоря, скучновато). На привыкание ушло около 2-х месяцев, но зато я получил множество плюшек:

Высокая продуктивность. После полноценного сна я стал чувствовать себя гораздо лучше и работать продуктивнее в течении дня.
Повышенный иммунитет. Я стал легче справляться с болезнями.
Больше свободного времени и сил. Поскольку я встаю рано утром, то получаю дополнительные продуктивные три-четыре часа свободного времени, которые я могу потратить на что угодно. Потратьте свои часы на то, чего давно хотели — спорт, изучение английского (вы можете круто поднять свой уровень, если будете заниматься час-полтора каждый день в течении хотя бы полугода), новые технологии, просмотр докладов, да тот же самый просмотр сериалов.
Жить становится гораздо легче.

Я мог бы делать все свои утренние дела и в вечернее время, но, не знаю как вы, но к вечеру у меня ощутимо падает производительность, и делать что-либо в этот период просто невозможно.

Я прекрасно понимаю, что ситуации бывают очень разные. Я знаю, что есть люди, которые говорят о том, что они очень производительны вечером. Я знаю, что иногда нужно перерабатывать, по разным причинам (хотя я разделяю мнение, что аврал — это всегда результат косяка и неправильно спланированной работы — либо вашей, либо менеджера). Но я хочу вам сказать — не делайте переработку своей привычкой или чертой характера, и не делайте огромные мешки под глазами вашей фишкой. Сосредоточьтесь на главном. Определите круг по-настоящему важных задач и сделайте их очень хорошо. Нужно быть комфортно загруженным, а не загнанным. И я безумно жалею о том, что не понимал этого 8 или 10 лет назад.

Полезные материалы

Если вам интересны подходы, о которых я рассказал и вы хотите углубиться в тему, то вот небольшой список литературы, с которого можно начать.

«Просто космос», Катерина Ленгольд. Книга, оказавшая на меня большое влияние и изменившая мое мышление относительно постановки личностных целей.
«Системность во всем», Сэм Карпентер. Потрясающая книга, показывающая, что мир не хаотичен, а состоит из упорядоченных систем, каждую из которых можно улучшить.
«Как работать по 4 часа в неделю», Тимоти Феррис. Отличная книга, которая расскажет вам о том, как работать продуктивнее, а не больше. Я согласен не со всем идеями из книги, более того, мне хотелось ее бросить на третьей странице, но все-таки оно того стоит. Самое главное — поймать суть.
«Тайм-менеджмент по помидору», Штаффан Нётеберг. Книга может быть полезна для более глубокого ознакомления с техникой «Pomodoro».
«Джедайские техники», Максим Дорофеев. Эту книгу мне посоветовало сразу несколько человек после моего выступления. Пока что я успел просмотреть только оглавление, но это уже заставило меня поднять эту книгу гораздо выше в списке книг-для-чтения.
«36», доклад Вадима Макишвили с FrontTalks от 19 сентября 2014. Очень эмоциональный доклад от 36-летнего (на момент 2014-го года) верстальщика из Yandex. Вадим очень живо рассказывает о тех проблемах, которые настигают тебя в профессии, когда тебе переваливает за 30. Очень рекомендую к просмотру.
«Почему дисциплина гораздо важнее мотивации» и «Как дисциплинировать себя, приобретая привычки шаг за шагом», Збынек Драб. Хорошие статьи, описывающие непопулярные (к сожалению) идеи.

Заключение

Те мысли, что я изложил в этой статье, основаны по большей части на моем личном опыте. Совершенно не важно какими инструментами или техниками вы будете пользоваться. Главное, что бы это двигало вас к вашим целям.

Я считаю, что самое важное, что может помочь вам с продуктивностью — это понимание своих целей. Также, на мой взгляд, одним из самых важных навыков, которым нужно научиться, является умение привязывать все, что вы делаете к своим большим целям. Тогда вопросы самомотивации отпадают сами собой.

Еще раз хочу поблагодарить организаторов MoscowCSS за возможность выступить с докладом. Отдельная благодарность Людмиле Мжачих за помощь с проработкой доклада.