Un año en pantuflas

Este mes cumplo un año como trabajador independiente (aka freelance*). Como parte del proceso, he anotado algunas de las experiencias y aprendizajes que he generado en el camino.

Esto es un compilado de los más importantes.


Disclaimer: no soy experto ni he dominado completamente nada de lo que comento a continuación. Me equivoco a diario. Un montón. Por eso anoto y trato de aprender.

Costos

Tener un emprendimiento independiente tiene un costo, de apertura y mantenimiento. Lo primero que tenés que hacer es sentarte a hacer cuentas para ver si “dan los números”. Por lo tanto, me pareció apropiado anotar como prólogo un punteo de qué costos hay que afrontar para comenzar a trabajar en esta modalidad.
Puede parecer obvio para muchos, pero a veces se nos escapa más de un detalle.

Costos iniciales y mensuales

  • Facturas: ~$1200 por 50 facturas (inicial, periódico)
  • FONASA: $1999 (mensual)
  • BPS: $1901 (mensual)
  • Alquiler Oficina/Cowork: $2000 ~ $5000 (mensual, opcional)
  • Varios: $500.

Esto hace que para mantenernos como negocio tengamos que cubrir al menos un mínimo de $6200 mensuales.

Con esto fuera del camino, vamos a lo importante:

Facturas

Hacer facturas -además de ser algo legalmente necesario para emprender un negocio independiente ;)- es realmente útil por varias razones más allá de lo legal.

Organización

Las facturas permiten organizarte mejor. Te permiten tener un histórico de cuánto cobraste y a qué cliente.

Ayuda memoria

Si tenés mala memoria como yo, las facturas son un recurso rápido para saber cuánto cobraste un trabajo tres meses atrás o antes de ayer. No queda muy bien preguntar “¿cuánto era que te había cobrado la última vez?”.

Obviamente esta información también es útil tenerla en otro lado, como una planilla con presupuestos y detalles relacionados, pero el hecho es que siempre vas a poder recurrir a las facturas como un registro rápido de tus cobros, para usar como referencia para futuros presupuestos y ver cómo evoluciona.

Facturas a crédito + recibos

Las facturas a crédito permiten hacer la factura por el monto total y luego entregar 2 o más recibos -en caso de haber varios pagos-, o usarlas como facturas comunes.

Lo bueno de esto, es que si un cliente decide no pagar la segunda mitad del trabajo, tenemos un respaldo legal del dinero que nos deben. Si hubiéramos hecho una factura por el 50%, no hay manera de probar que nos deben dinero.

Organizate

Es imposible trabajar y tener un ingreso (cada vez más) regular si no nos organizamos bien. Para eso, seguramente necesites utilizar varias herramientas. Spoiler alert: ninguna se va a adaptar 100%, ni vale la pena “inventar una app que _____”. Probá varias y quedate con la que más se adapte a tus necesidades. Si no funciona, seguí probando, o usá varias, pero tampoco uses 17 aplicaciones para llevar tus cuentas.

Algunas de las que uso para organizarme son:

Trello

Una de las herramientas más útiles que uso en el día a día. Trello es básicamente un corcho/whiteboard gigante, en el cual podemos crear listas con información. A su vez, podemos organizar esas tarjetas en listas. Suena medio volado y es porque pretende ser una herramienta súper flexible, se adapta a casi cualquier metodología y forma de trabajo.

En mi caso, tengo varios boards, uno de ellos es el general, en el que tengo datos de clientes (RUT, razón social, etc), recursos/enlaces útiles (links directos al sitio de DGI, etc), así como un listado tanto de ítems que estoy haciendo como ítems que hay para hacer.

Enlace: http://trello.com/

Google Docs

Además de los usos típicos de abrir un documento cuando hay que tomar notas de algo colaborativo, tengo 3 documentos/carpetas principales:

El primero es un documento de balance, en el que anoto los ingresos y egresos mensualmente. También llevo en ese documento un historial del haber, porque no hago un control milimétrico de ingresos-egresos.

El segundo es un documento de presupuestos y seguimiento. En el mismo voy anotando los presupuestos que fui enviando a clientes y solicitando a proveedores. En el mismo anoto los montos, conceptos, persona de referencia, referido por, estado (esperando, aceptado, en progreso, pago), etc.
Esto es vital para tener una idea global de qué presupuestos están pendientes, para poder hacer seguimiento y predecir el flujo de trabajo a futuro.

Enlace: http://docs.google.com/

Dropbox / Bittorrent Sync

Trato de que los archivos de un proyecto sean compartidos via Dropbox, en vez de recibir un zip gigante via WeTransfer (u otros). Las ventajas son varias y no tengo ganas de enumerarlas ahora mismo.

Otra alternativa es Bittorrent Sync. Si no lo probaste, descargalo. Es esencialmente un Dropbox que usa la tecnología torrent y sincroniza archivos entre dos o más computadoras, sin límites de espacio.

Enlace: Dropbox / Bittorrent Sync

Toggl

Esta herramienta es un contador de tiempo para tareas. Permite separar en proyectos y etiquetar cada tarea con una categoría.

Esto permite, además de llevar el tiempo invertido en cada proyecto/tarea, generar métricas para poder estimar a futuro. Podemos saber cuánto tiempo le dedicamos a un proyecto, y dentro de ese proyecto, cuánto tiempo de setup, desarrollo, planificación o cualquier categoría que hayamos definido.

Enlace: https://toggl.com

Papel y lápiz

O cuaderno, lapicera, lo que más te guste. En mi caso uso un cuaderno en el que anoto día a día qué tareas tengo para hoy, qué voy haciendo y anotaciones varias de cada trabajo, dibujos, borradores, etc.

El cliente siempre pide más

El cliente va a pedir una silla. Cuando la entreguemos va a preguntar si no se la podemos dar ya pulida, porque él pensó que venía pulida. Obvio.

Esto va a pasar siempre. En general, no hay mala fé. De cualquier manera, la clave es saber que siempre va a haber cambios, entender que es parte del trabajo. No sufrirlos, afrontarlos y dar soluciones.

Otra historia es cómo afrontarlos. Las soluciones para afrontarlos son infinitas. Podemos atajarnos de antemano, aumentando el presupuesto si sabemos que hay incertidumbre; podemos realizar el cambio si es menor y hay buena relación con el cliente; o podemos plantear un presupuesto por la tarea solicitada.

Todas son soluciones válidas en distintos escenarios, lo importante es tener un equilibrio y saber tomar el cambio como algo cotidiano, parte del trabajo.

(Rápida) respuesta

Nada peor que solicitar un presupuesto o hacer un pedido en alguna tienda y que nadie te confirme el pedido, no te devuelvan el llamado o un e-mail.

Bueno, a los clientes les pasa lo mismo.

Si te enviaron una solicitud, tenés que responder. Quizá no a los 5 minutos, pero dentro de las 24 horas sería ideal. Si no podés atenderlo hasta la semana que viene, le respondes comentándole que viste su e-mail y cuándo vas a poder atender a su consulta.

Estimados / ¿Cuánto puede costar esto?

Típica situación. Te reunís con un cliente, hablan sobre el proyecto, relevas todo lo que hay para hacer para poder armar un presupuesto y antes de terminar pregunta “bueno, ahora que tenés una idea, ¿de cuánto estamos hablando, más o menos?”. A lo que respondés: “y… anda en los 7 pesos”.

Listo, no hay vuelta atrás. El cliente ya compro (o rechazó) el producto/servicio a 7 pesos. En tres días cuando le mandes el presupuesto y diga $10 + IVA le explota la cabeza. Te llama. La conversación va más o menos así:

— Me dijiste 7 pesos y ahora me cobras $12 IVA incluido, me matás!!11 (acá también se incluyen otras frases como “es casi el doble” o “es un 31% más de lo que me dijiste”
—Me pediste un estimado, 7 pesos era un estimado, fijate que ()

A partir de ahí arrancamos mal, o no arrancamos directamente.

No hay reglas, pero un par de sugerencias que recogí son:

No pasar estimados

No sirven. Confunden y luego el cliente se acuerda de ese número. Decile que tenga un poco de paciencia, que no querés errarle, que en 3 (o lo que consideres) días le preparas un presupuesto afinado y ya se saca la duda.

Pasarle la pelota al cliente

— ¿De cuánto estamos hablando? — ¿Qué presupuesto manejan para esto? — …

Esto debería ser algo normal, saber el presupuesto de un cliente permite planificar el laburo, ajustarlo, recomendarle otros servicios, etc. Acá se hace poco, porque siempre pensamos que nos están robando o cuestiones culturales o qué sé yo.

En el peor de los casos no te pasan la cifra, vos tampoco, esperan al presupuesto. Todos felices.

Adelantarse al cliente

Estás atrasado con una entrega, en vez de hacerte un café o acurrucarte en posición fetal, levantá el teléfono o escribí un mail, avisando que hay un atraso y para cuándo pueden esperar tenerlo pronto.

Todo definido

No aceptar un diseño/especificación a medias. Nunca.

Jamás.

Todo lo que no pensó el cliente (o el cliente del cliente) es laburo que vas a tener que hacer vos. Gratis.

Levantá el teléfono

Somos todos medio bichos, ¿para qué levantar el teléfono si con un chat en un segundo lo solucionamos? Está perfecto, tampoco hay que pasarse para el otro lado, esa gente que te llama por teléfono por cualquier pelotudez… Me da escalofríos de solo pensarlo.

Sin embargo, nos haría muy bien levantar más el teléfono y aclarar las cosas hablando. Incluso, cuando las circunstancias lo ameritan, también se puede coordinar una reunión presencial. Bueno, capaz que no es para tanto.

Trabajar gratis / por menos

Un clásico y uno de mis preferidos:

— Seguro van a salir más laburos a futuro, no me matés ahora.
o — Con este cliente van a salir pila de cosas a futuro, no me mates.

Hagamos así, yo te mato ahora, pero por cada laburo a futuro que salga, te descuento un 15%.
Deal?
Me imaginé…

No vale la pena explicar mucho más, estas preguntas son clásicos ejemplos de un cliente con el que quizá no querés trabajar.

Histórico y métricas

Como mencioné antes, es importante llevar un histórico de presupuestos y tiempos, para usar como referencia y usar como métrica. Usá un txt, un doc, un excel, lo que quieras, pero tené un registro y consultalo para luego ajustarte y evolucionar en base a eso.

Pagos desde el exterior

Si te van a enviar pagos desde el exterior, te van a cobrar una comisión. Que no te sorprenda a la hora de cobrar.

Acá unas cifras aproximadas:

Santander: te cobran ~40 dólares por la transferencia (sé por experiencia desde Colombia, Panamá).
Itaú: te cobran 10 dólares (me pasa el pique @catatonias, si es cualquiera arréglense con ella).

Se aceptan sugerencias, sino, hablamos en un año ☺