Does communication matters in SCRUM?
Well, most people would say yes to this question. But is “Yes” really the answer? If you are curious and want to appreciate the beauty of communication in SCRUM, Take a look or scroll down to read more 😉
Mungkin, hal pertama yang akan kalian tanyakan saat membaca artikel ini adalah “Kenapa sih masih dijadiin pertanyaan?” “Jelas gk sih komunikasi penting lah dimana-mana”. Yup, maybe your answer was right, tetapi ketika kalian diajak berargumentasi “Mengapa komunikasi penting di SCRUM?” tentunya kalian tidak akan menjawab dengan jawaban basic kan? “Karena semua manusia perlu berkomunikasi untuk mengumpulkan informasi”.
Hmm 🤔🤔, rasanya Anda akan kalah jika menjawabnya seperti itu. Untuk berargumentasi dan memberikan pendapat yang valid sehingga dapat menyakinkan banyak individu, tentunya Anda perlu pengetahuan yang cukup terkait bidang tersebut. Oleh karena itu, pada artikel kali ini akan dibahas mengenai, apa yang dimaksud dengan SCRUM, events apa saja yang ada di SCRUM, dan kaitannya antara komunikasi dengan masing-masing events.
Introduction to SCRUM Framework
SCRUM merupakan salah satu kerangka kerja yang dapat membantu seseorang, tim, maupun suatu organisasi untuk menyelesaikan suatu masalah simpel maupun kompleks . Sebenarnya, SCRUM merupakan kerangka kerja yang abstract, yang dapat dipakai oleh seluruh jenis industri. Namun, agar memberikan gambaran yang lebih konkrit, penulis akan memberikan batasan implementasi SCRUM Framework pada artikel ini. Pada artikel ini, penggunaan SCRUM akan diterapkan pada suatu perusahaan yang akan mengembangkan suatu product (dapat berupa hard product maupun soft product).
Kerangka kerja SCRUM terdiri dari:
1. Scrum Events (5) 📝, merupakan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan pada rentang waktu tertentu saat SCRUM.
2. Scrum Artifacts (3) 📔, merupakan hasil/berkas/output yang dihasilkan pada setiap proses SCRUM.
3. Scrum Roles / Scrum Teams (3) 👨👩👧👦, merupakan peran-peran yang perlu ada di dalam SCRUM.
Untuk memperdalam pemahaman terkait kerangka kerja SCRUM, berikut merupakan penjelasan lebih detailnya:
SCRUM Events
Scrum merupakan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan pada rentang waktu tertentu saat SCRUM.
- Sprint 🏃♀️🏃♀️, sprint merupakan inti dari SCRUM, yaitu rentang waktu untuk menyelesaikan suatu produk.
▪▪ Biasanya 1 sprint terdiri dari 2 – 4 minggu.
▪▪ Dalam waktu 2 – 4 minggu tersebut akan dilakukan sprint planning → daily standup → sprint review → sprint retrospective. - Sprint Planning 🏃♀️📑, adalah aktivitas perencanaan untuk menjalankan sprint dan menentukan daftar produk yang akan dihasilkan.
- Daily Scrum 📅, merupakan aktivitas harian selama sprint berlangsung dan berdurasi 15 menit. Aktivitas ini bertujuan untuk mengoptimalkan hasil akhir produk dengan melakukan pengecekan kepada masing-masing anggota terkait hal apa yang sudah dikerjakan dan hal apa yang akan dikerjakan kedepannya.
- Sprint Review 🧐, merupakan aktivitas yang akan diadakan di akhir sprint untuk memeriksa hasil kerja para anggota selama 1 sprint tersebut.
- Sprint Retrospective 📜, Sprint Retrospective dilakukan setelah Sprint Review dan sebelum Sprint Planning berikutnya. Aktivitas ini ditunjukan untuk refleksi para anggota.
SCRUM Artifacts (3)
- Product Backlog 📖, merupakan daftar dari seluruh fitur, fungsi, dan kebutuhan dari produk yang ingin dihasilkan.
- Sprint Backlog 📃, merupakan daftar Product Backlog item yang terpilih untuk satu Sprint.
- Increment ⬆, merupakan jumlah dari Product Backlog item yang diselesaikan dalam satu Sprint dan total nilai dari increment pada semua Sprint sebelumnya.
SCRUM Roles (3)
- Product Owner (PO) 👩💼, merupakan seorang individu yang bertanggung jawab:
▪▪ Membuat product backlog.
▪▪ Menentukan prioritas pada product backlog.
▪▪ Memastikan Development Team memahami product backlog tersebut.
▪▪ Dapat melakukan pembatalan sprint dengan alasan tertentu (misal ada perubahan regulasi). - Development Team 👨👧👧, merupakan tim yang terdiri dari berbagai ahli profesi yang bekerja untuk menghasilkan produk pada akhir sprint.
▪▪ Saat sprint planning, masing-masing anggota akan mendapatkan sprint backlog nya masing-masing.
▪▪ Saat daily sprint, masing-masing anggota wajib datang dan menginfokan hal apa yang ingin dikerjakan dan hal apa yang sudah Ia kerjakan.
▪▪ Saat sprint retrospective, masing-masing anggota merefleksikan terkait 4 hal, yaitu
1. Hal yang sudah bagus (saat sprint tersebut)
2. Hal yang kurang baik (saat sprint tersebut)
3. Hal yang perlu dilakukan saat sprint selanjutnya
4. Hal yang harus ditinggalkan saat sprint selanjutnya - Scrum Master (SM) 👨💼, merupakan leader yang membantu scrum team. Tugas scrum master adalah:
▪▪ Memastikan bahwa sprint berjalan dengan semestinya
▪▪ Memastikan interaksi antar stakeholder dengan anggota berjalan dengan lancar
▪▪ Memastikan bahwa dev team paham mengenai tugas nya
WHERE’S THE CORRELATION?
Setelah memahami definisi SCRUM, peran-peran yang ada di SCRUM, kegiatan-kegiatan yang ada di SCRUM, dan hasil dokumen di SCRUM. Maka, sudah waktunya bagi Anda untuk memahami keterkaitan antara pentingnya komunikasi dengan SCRUM.
Pada 4 SCRUM Events di atas, masing-masing event memiliki korelasi dengan pentingnya komunikasi.
- Sprint Planning, saat sprint planning terdapat 3 roles berbeda yang akan ikut berpartisipasi, yaitu
◾ PO
◾ SM
◾ Dev team
Semakin banyak anggota, maka semakin banyak keperluan untuk menyamaratakan pengetahuan yang ada. Seperti yang kita tahu, saat sprint planning akan dilakukan pembagian tugas, jika salah satu anggota tidak dapat mengkomunikasikan ketidakpahamannya terkait tugas tersebut. Maka, bisa jadi hasil akhir product tersebut tidak maksimal karena kurangnya komunikasi yang baik antar scrum team.
Gambar di atas merupakan contoh backlog yang sudah di assign ke masing-masing dev team. Dapat dilihat bahwa masing-masing backlog memiliki bobot nya masing-masing (story points). Bayangkan jika salah satu anggota yang di assign pada backlog 1 merasa lebih bisa mengerjakan backlog 5 dari pada baclog 1 tetapi tidak berani menyuarakan pendapatnya. Mungkin sampai saat ini anggota tersebut masih ngoding /j
2. Daily Scrum, saat daily scrum terdapat 2 roles berbeda yang akan ikut berpartisipasi, yaitu
◾ SM
◾ Dev team
Dalam kasus ini, jika SM tidak dapat membuat ruang diskusi yang aman dan nyaman bagi dev team, maka jika salah satu dev team memiliki kendala, bisa jadi anggota tersebut tidak akan menceritakannya.
Daily standup dapat dijalankan dengan 3 cara, yaitu online meet, silent meet, dan async. Contoh di atas merupakan contoh silent meet di tim kami. Cara kerjanya adalah masing-masing individu tetap mengikuti meet secara sync, tetapi yang individu tersebut lakukan hanyalah mengisi template daily standup di atas. Jika terdapat blocker, akan dibacakan blockernya lalu didiskusikan bersama-sama. Bayangkan jika dev team tidak mengkomunikasikan blockernya dan menyimpan rapat-rapat, tentunya Scrum Master dan anggota lainnya tidak dapat membantu 😕😕
3. Sprint Review, saat sprint review terdapat 3 roles berbeda yang akan ikut berpartisipasi, yaitu
◾ PO
◾ SM
◾ Dev team
Saat sprint review akan dilakukan penyampaian hasil produk akhir dalam 1 sprint kepada stakeholder lain. Jika penyampaian hasil produk tidak disampaikan dengan baik atau terdapat miskomunikasi antar anggota, tentunya hal tersebut akan membuat stakeholder lain bingung dan tidak nyaman akan miskomunikasi tersebut.
Pada saat sprint review, akan dilakukan UAT (User Acceptance Test) yang dimana masing-masing anggota yang sudah di assign akan membacakan step dan expected resultnya. Tentunya saat kegiatan sprint review diperlukan komunikasi yang baik, karena akan menyampaikan hal-hal yang sudah dilakukan pada sprint 1 😉😉 Tentunya Anda tidak ingin dikomentari “Oh progressnya hanya segini ya” “Kok fail? Memangnya Anda tidak mengkomunikasikan permasalahan Anda dengan anggota lain?” oleh stakeholder lain bukan?
4. Sprint Retrospective, saat sprint review terdapat 3 roles berbeda yang akan ikut berpartisipasi, yaitu
◾ PO
◾ SM
◾ Dev team
Saat sprint retro akan dilakukan refleksi untuk masing-masing anggota scrum. Masing-masing anggota juga diharapkan terbuka untuk menyampaikan pendapat maupun keluh kesah terkait sprint yang baru saja dilewatinya.
Final Statement
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dilihat bahwa pentingnya komunikasi pada SCRUM sangat terikat dengan masing-masing SCRUM Events. Sehingga ketika Anda ditanya terkait “Mengapa komuniksi penting di SCRUM?”. Dengan bangganya Anda bisa menjawab pertanyaan tersebut dengan benar karena sudah mengerti landasannya.