Covid-19 Salgın Günlerinde E-Ticaret Yönetimi
Covid-19, Koronavirüs, salgın döneminde herkesin kendi penceresinden farklı bir tasası ve mücadelesi oluyor. HediyeSepeti yöneticilerinden biri olarak ben de süreçte yaşadıklarımızı hem tarihe kendi adıma not düşmek hem de benzer süreçlerden geçen diğer e-ticaret yöneticileri ile fikir alışverişinde bulunabilmek adına aktarmak istedim.
Ocak 2020 son haftalarında gündemimize giren ama dünyanın bir ucunda olduğu için gündelik yaşamımızda bir değişikliğe yol açmayan bir olguydu bizim için Covid-19. HediyeSepeti olarak önceliğimiz, acaba tedarik zincirinde aksamalar olur mu, Çin menşeli ara malzeme ve ürünlerde tedarik sorunu çeker miyiz gibi basit sorunlara önlem almak olmuştu. Ta ki Mart ayının ilk haftasına kadar. Çin’den sonra Avrupa’da hızlıca artan vaka sayıları, İtalya’dan gelen çaresiz haberler, endişelerimizi artırmış ve yatırım planlarını bekleme moduna geçirmişti.
Ülkemizde tespit edilen ilk vaka 10 Mart tarihinde olurken artık ciddi ciddi kriz planlamasını hayata geçirmemiz gerektiği ortaya çıkmıştı. Dünyada hiçbir ülke buna hazırlıklı değilken elbette bizim ölçeğimizdeki şirketlerin de böyle bir kriz anında neler yapabileceğine dair çok net bir planlaması yoktu. Kişisel olarak bizleri kötü etkilese de şirketin atacağı adımları belirlemek, ekibimizin, onların ailelerinin sağlığı gibi konularda yanılgıya düşmemek için çok ama çok fazla okumalar, araştırmalar yapmak gerekti. Gerçekten konunun ciddiyetine hakim olmak önemliydi bu ilk haftalarda.
Mart ayı boyunca çeşitli önlemleri devreye soktuk; çalışma alanlarının hijyeni, dezenfeksiyonu, ekibin bilinçlendirilmesi, şirketin durumu ile ilgili ekibin bilgilendirilmesi gibi konularda aksama yaşamama adına şirket içi iletişimi sıkı tutmaya çalıştık. Yönetim ekibi olarak hemen her gün atılacak adımlar ve gidişat ile ilgili fikir alışverişinde bulunduk. Açıkçası başarı ile geçen bir 2019 yılı sonrasında yatırımları artırmış yeni bir depo tutmuş ekibi %20 büyütmüş, imalata yönelik birkaç makineyi henüz almış olarak bu sürece girmiştik. Sabit maliyetlerin bu kadar yüksek olduğu bir dönemde “Sağlık önlemleri vs Pazarlama Aktiviteleri” gibi bir paradoksun içinde kalmıştık.
Bizim gibi tasarruf oranı düşük olan bir ülkedeki girişimci olarak bugüne kadar banka finansmanı ile büyümüş, yatırımları bu şekilde yapmıştık. Bu nedenle büyümeye ve işleri aksatmadan ilerletmeye her işletme gibi muhtacız. Yine de hem ekibimizin sağlığı hem de salgınla toplumsal mücadeleye olan inancımız gereği %100 sağlık önlemleri diyerek pazarlama aktivitelerini durdurduk. Satışlarımız sene başında koyduğumuz hedeflerin uzağında. Ancak yine de kepenk kapatmak durumunda olan işletmelere göre daha şanslı bir sektörde olduğumuz için de şükrediyoruz.
Mart ayı boyunca krizi yönetebilmek için neler yaptık?
1) 14 Mart tarihinden itibaren tüm ekibe toplu taşıma kullanımını hayatımızdan çıkarmamız gerekliliğini aktardık. Özel aracı olanlarla birlikte, araç içi 3 kişiyi geçmeyecek şekilde, servis ağı oluşturduk.
2) Evden çalışabilecek departmanları (ekibin yaklaşık %30u) belirleyip onların evden çalışabileceği ortamı sağladık.
3) Operasyonu yeter sayıda yapabilecek personel ile gün gün ekip listesi oluşturup çalıştık. Ortalama %20–25lik bir ekibe idari izin vererek minimum personel ile gelen siparişleri hazırlayıp günlük operasyonu tamamlamayı hedefledik.
4) Haftada çalıştığımız gün sayısını minimuma getirecek şekilde sipariş yoğunluğuna bağlı olarak bazı günler ofisi kapalı tutup birikmiş siparişleri bir sonraki gün hazırladık.
5) Ofisi kapalı tuttuğumuz bu günleri sisteme tanımlayarak, ürün sayfalarında taahhüt ettiğimiz X günü kargoya verilir sözünü her zaman olduğu gibi aksatmadan yine %100e yakın bir oranda sağladık.
6) Tüm ekibin kendisi ve ailesinin sağlığını koruma adına bir veritabanı oluşturduk. Herkes yaşadığı evdeki kişi sayısı, yaş aralıkları, kendisinden başka iş veya başka bir sebeple evden çıkmak zorunda olan kimse var mı gibi verileri girdi. Mümkün oldukça risk grubundakilere idari izin verdik. Ekibin ailelerini de kapsayan bir küme ile birlikte belirli bir izolasyon sağlamayı hedefledik.
7) Mart sonuna kadar süreci izleme ve ülke çapındaki salgınla mücadeleye destek verme amaçlı olarak tüm pazarlama aktivitelerimizi durdurduk. Buradaki amacımız sağlığımızı korumak ama müşterilerimizi de mağdur etmemek oldu. Daha çok satış, daha çok sipariş hedefi koşmadan en kısa sürede en az çalışma saati ile işin altından kalkmaya çalıştık.
8) Tüm ekibe şirketin gücünü ve ekonomik olarak onları mağdur etmeyecek durumda olduğunu, herkesin maaşını alabileceğini bildirdik, hissettirdik. Kimse sağlık endişesinin yanında gelecek endişesi yaşamasın istedik.
9) Tüm gelir ve gider iş ortaklarımızla iletişim kurup, aynı gemide olduğumuzu, kimseyi mağdur etmeden ortak akılla süreci nasıl atlatacağımızı konuştuk, birlikte bir uzlaşı aradık.
Ek olarak bu süreçte güzel bir projeye de HediyeSepeti olarak acizane destek sağladık. Destekbizden.org önderliğinde projelendirilen, sağlıkçılarımıza özel korunma ekipmanları üretiminin bir aşamasına
aracılığı ile destek sağladık.Nisan ayındaki gidişata göre farklı senaryolar için alternatif planlarımız var. Ay sonuna doğru bu yazıyı güncelleyerek son durumu aktarmayı planlıyorum. Umarım herkes için sağlık ve güzel günler çok çok yakındadır.
Yazıyı buraya kadar okuyan, okuyamayan herkes, lütfen sağlıcakla kalın!
