С чего начать готовить презентацию

Начните необычно — с замысла. Не с запуска программы PowerPoint или Keynote, а с запуска полезных мыслей в вашей голове.

Замысел

Замысел — это этап, который позволяет ответить на общие вопросы и определить необходимость проведения презентации. На этом этапе вы фактически составляете техническое задание на подготовку выступления или серии выступлений — нередко в ходе тщательной проработки приходит понимание, что одной презентации недостаточно.

Шесть компонентов успеха любой презентации

У каждой презентации есть шесть слагаемых успеха. Если хотя бы одно из этих требований не было выполнено, презентацию нельзя считать достаточно успешной.

— Понятная цель

— Контент

— Форма

— Таргетированность

— Своевременность

— Уместность/ситуативность

Понятная цель — предельная ясность в том, зачем вы проводите презентацию.

Цели презентаций порой не так очевидны, как кажутся. Можно привести массу примеров, когда цель либо неправильно понимается, либо полностью абстрактна и фактически отсутствует. Это бессмысленные выступления стартаперов со своими питчами. Это выступления, которые спикер готовит только по той причине, что его пригласили на конференцию. Это ежеквартальные презентации — менеджеры зачастую устраивают их просто потому, что таков заведенный порядок и сцена предоставлена.

Часто люди рвутся выступать из-за нарциссизма, амбиций и жажды славы. Они просто хотят выступать и не важно перед кем, с чем и зачем. Они мало задумываются над тем, какую ценность несет презентация тем, кто ее послушает.

«Гораздо чаще я видел, как презентация определенно наносила вред позиции ее автора на переговорах или оказывалась даже фатальной для него». Джим Кемп

Возможно, вам, как и мне, приходилось видеть презентации, сам факт существования которых вызывал вопрос. Чтобы избежать подобной участи, необходимо воспринимать презентацию как продукт: понимать, что она существует не в вакууме, не возникла сама по себе из ниоткуда, а состоится в рамках некоторой стратегии. Помня о стратегических целях, можно ответить на вопрос, чем поможет презентация и нужна ли она в принципе.

Контент — это то, о чем вы рассказываете, что вы несете своим выступлением или общением в кулуарах. Контент прорабатывается на всех этапах подготовки. Здесь возникнет масса вопросов. Что говорить, а что опустить? Что интересно этой аудитории, а что другой? Что самое важное в моей идее, продукте, услуге? Но на начальном этапе должно быть некое представление, опирающееся на базовую идею, на главную мысль — что вы хотите поведать людям.

Форма — это то, как выглядит ваше выступление. Здесь масса слагаемых: и харизма спикера, и оформление слайдов, и наличие красивых мультимедийных материалов, и 3D-mapping, и многое другое — вплоть до технических свойств носителя (будь то экран, проектор, постер).

К форме также относится формат презентации. Далеко не всегда презентация проходит в формате TED: сцена, полный зал, свет прожекторов… Презентация может быть проведена в переговорке на несколько человек, в кафе, может быть записана на видео и даже пересказана в курилке.

Широкий незашоренный взгляд на форму проведения позволяет спланировать лучший путь для продвижения своей идеи. Один из шагов к успеху — избавление от PowerPoint-центричного мышления.

«PowerPoint — швейцарский складной нож предпринимателя. Он был задуман как инструмент, но превратился в самоцель и в большинстве случаев лишь создает помехи в донесении до слушателя смысла презентации». Гай Кавасаки

Таргетированность — это прицел на конкретную аудиторию. Сюда входит такой компонент, как знание аудитории, ее круга интересов и потребностей. Прийти на выступление вслепую — большая ошибка, хотя, конечно, это может закалить ваши нервы, но вряд ли это положительно скажется на решении задачи, которую вы перед собой ставите.

Своевременность — «Хороша ложка к обеду». Обычно возникает одна из двух проблем: либо поторопились, либо опоздали. В первом случае люди чаще всего недостаточно хорошо готовы представить свою идею, так как она слишком плохо проработана. Во втором случае конкуренты представили аналогичный продукт раньше вас, и тут уже ничего не поделаешь. Такое тоже бывает сплошь и рядом.

Своевременность — сложный компонент. Трудно сказать, можем ли мы на него влиять в определенных обстоятельствах. Жизнь порой просто непредсказуема. Но сам этот компонент, несомненно, способен влиять на наш успех. Причем довольно контрастно: от торжества до полного провала в одно мгновение.

Уместность или ситуативность — правильный выбор мероприятия или ситуации, в которой стоит говорить о том, о чем вы хотели бы сказать. Например, неуместно презентовывать свой продукт в лифте, хотя на этот счет существует распространенное заблуждение. И наоборот, некоторые полагают, что идеи, продукты или услуги стоит представлять лишь со сцены с кликером в руках. Здесь я присоединюсь к совету Гая Кавасаки о том, что внутренний антрепренер должен быть достаточно скрытен и предпочитать работу в кулуарах — а к ней тоже надо готовиться, по всем законам жанра.

Пример:
Вы выступили на конференции. Отчитали свой доклад в течении 20 минут. Вышли в кулуары и встретили человека, которому очень хотели бы донести эту идею.
— Привет!
— Привет!
— Ты был на моем докладе?
— Нет. А о чем он?
И после этого вопроса вы откроете лаптоп, запутите слайды и повторите свой 20-минутный рассказ? Хм. Наверное, вы справитесь за пару минут и без слайдов. Другая ситуация.

Как видите, все эти компоненты тесно связаны. Они сильно влияют друг на друга. Стоит вам поменять аудиторию, как тут же потребуется изменить форму и контент.

Шесть вопросов к презентации

А потому перед тем, как начать делать презентацию, писать текст выступления или бежать в магазин за новым костюмом, стоит ответить на следующие 6 вопросов:

Что? и Зачем? вы собираетесь презентовать. Здесь речь идет о контенте и цели.

Как? и Кому? — здесь речь о форме вашего выступления и аудитории.

Где? и Когда? — определите место и время

Я очень рекомендую выполнить следующее упражнение, которое позволит вам сориентироваться в том, что вы на самом деле хотите сделать, что стоит сделать и что реально поможет вам лично или вашей команде.

Упражнение №1.

Что? Тема, контент. О каком продукте, услуге, идее и что именно вы будете говорить?

Зачем? Цель презентации. Что вам это даст? Что вы хотите изменить? Какие события должны последовать за вашим выступлением?

Как? Опишите, как будет проходить презентация? Сколько спикеров? Сколько времени?

Кому? Из кого состоит аудитория?

Где? Место и ситуация.

Когда? Когда это произойдет? Сколько времени осталось? Какие события предшествуют вашему выступлению?

Выполните это упражнение в течение 10–15 минут.

Скорее всего, вы заполнили таблицу, исходя из условий, в которые вас поместила жизнь, — исходя из тех обстоятельств и возможностей, которыми вы располагаете (особенно если над ними всерьез не задумываться). То есть вполне возможно, что вы описали факторы успеха, далекие от идеальных.

Упражнение №2.

А теперь вам нужно посмотреть на каждый фактор и задаться вопросами:

  1. Могу ли я быть еще конкретнее при ответе на вопрос? Например, отвечая на вопрос «Кому?» указать конкретные должности или даже конкретных людей.
  2. Могу ли я найти лучший вариант? Например, выбрать более подходящую конференцию и попроситься на ней выступить, вместо того, чтобы соглашаться на ту, куда вас уже позвали.

То есть, что в каждом параметре нужно изменить, чтобы зависящий от него успех был максимальныv? Мы ведь говорим здесь об успехе, верно? 😉

Немного помечтайте. Пусть это будет в чем-то бескомпромиссно, пусть это будет идеалистично, но заполните таблицу в таком ключе, чтобы лучшие условия для вашей презентации было бы нельзя придумать, не призывая на помощь черную магию.

Может быть, вы и не сможете описать идеальный вариант — поскольку он лежит за пределами возможностей. Однако вы можете описать ситуацию, которая чуть-чуть лучше, чем то, что вам пришло в голову в первый раз.

Не обязательно менять все шесть пунктов. Найдите хотя бы два. Возьмите, например, аудиторию и место проведения. Или добавьте продвинутую демонстрацию продукта в ответе на вопрос «Что?». А в ответе на вопрос «Кому?» может быть нужна личная встреча с ключевой персоной.

Что? Идеальный контент. Идеальная демонстрация.

Зачем? Максимально высокая цель (идеальный резонанс).

Как? Идеальная форма. Например, идеальное время (не 3 минуты, а 15 и т. п.)

Кому? Идеальная аудитория, вплоть до конкретных имен.

Где? Идеальное место и ситуация. Например, целевая встреча, посвященная только вам и вашему проекту.

Когда? Идеально выбранное время. Когда, по-вашему, это должно случиться?

Можете подумать над этим упражнением подольше.


Ну? Пришли в голову новые идеи?

Цель упражнений — разорвать шаблон и заставить вас иначе взглянуть на планируемое мероприятие. Возможно, что вы увидите лучший путь.

© Innubis 2016