이메일로 업무 잘 하는 법

가장 쉽지만, 가장 많은 사람들이 실수하고 있는 이메일

업무를 하다보면 이메일 쓸 일이 많습니다. 그런데, 정작 이메일의 형식이나 예절에 대해서 신경을 쓰지 않는 사람들이 많은 듯 해서, 흔히 하는 실수들과 이런 실수를 안 하는 법에 대해 이야기를 해 볼께요. 다른 일은 잘 해 놓고도, 이메일 한 두개로 프로페셔널한 인상을 망쳐버리기에는 아까우니, 이런 사소한 것들을 간과하지말고 습관으로 만들어 두면 업무를 잘 하는 사람으로 보여질 수 있을 거라 생각합니다.

내용이 좀 기니, 일단 요약본을 드릴께요.

  • 이메일주소는 반드시 영문이름 또는 영문이름의 약자만으로 할 것. (예: John.Doe@helloworld.com, jdoe@helloworld.com 등, jdoe80@hello.com 은 안 됨.)
  • 수신인 (to:), 참조인(cc:)를 잘 구별해서 이메일 다 쓴 후 넣을 것. (숨은참조(bcc:)까지 하면 보너스.)
  • 1 이메일 1 주제로: 효율적인 커뮤니케이션과 검색의 편리성
  • 이메일 쓰는 순서는 첨부파일 붙이기 - 메일 본문 쓰기 - 제목 붙이기 - 수신인/참조인 넣기 - 보내기 순으로. 거꾸로 하면 실수투성이가 됩니다.
  • 이메일에 인용되는 시간은 절대시간으로. 내일 오후까지 해 주세요 (X), 20일 오후 2시까지 해 주세요. (O)

자, 그럼 갑니다.

이메일예절1:이메일주소

첫째, 업무용으로 사용하는 회사이메일의 주소는 반드시 이름의 약자로 사용해야 합니다. (사실 개인이메일도 이렇게 쓰기를 추천합니다.) 왜 이렇게 해야 하는지 묻지도 말고 그냥 이렇게 만드세요.

잘 지은 이메일주소의 예: john.doe@helloworld.com, j.doe@helloworld.com, jdoe@helloworld.com 등

내가 본 여러 사람들의 잘못 된 이메일주소들입니다.

  • virtu@xyz.com (미덕? 참고로 미덕은 virtue)
  • zeeny@xyz.com (지니? 참고로 요술램프 지니는 영문으로 Genie가 맞음.)
  • rosecut@xyz.co.kr (장미를 자른다?)
  • silk781220@xyz.com (실크의 생년월일이 78년 12월 20일인가요?)
  • hereiam@xyz.com (내가 여기 있다?)
  • jjangga@xyz.com (짱가? - 국제적으로 통용되기 어려움.)
  • geumbori@xyz.com (금보리?)
  • lmhcool@xyz.com (이름약자까진 좋았는데, cool 만 없었더라면 더 쿨했을텐데요)

둘째, 명함에는 반드시 회사이메일을 써야 합니다. 작은 벤처기업이나, 가끔 중견기업들도 편리하다는 이유만으로 네이버나 다음 등에서 제공하는 메일주소를 그대로 업무에 쓰는데, 비즈니스를 할 때는 반드시 피해야 합니다. 네이버나 다음으로 보낸 메일의 발신인이 내가 아는 그 사람이라는 명확한 확신이 들 때까지는 믿을 수가 없기 때문입니다. 동명이인일 수도 있고, 그 사람으로 가장한 스팸메일일 수도 있고, 해킹당해서 악성코드가 담겨있을지도 모르니까요.

셋째, 이름 약자 외 생년과 같은 부가정보는 회사이메일 주소에서 생략합니다. jdoe80@hello.com 처럼 굳이 내가 80년생임을 의미하는 숫자를 넣을 필요는 없죠. 그런데, 가끔 이름 약자로 회사이메일 주소를 부여하다 보면 중복이 생길 수도 있지요. 가령 임정민과 임주원 모두 영문이름약자는 jlim이 되므로, 이럴 경우는 예외적으로 jlim2를 만들어서 부여하면 됩니다. jwlim처럼 이름 두글자 모두를 이용해서 약자로 만드는 것도 좋은 방법입니다.

이메일예절2: 수신과 참조

수신인(to:)과 참조인(cc:)을 구별해서 넣자.

수신(to: )은 이메일을 쓸 때 받는 사람을 말합니다. (이건 너무 당연.. ) 누가 이메일을 읽어야 하는지를 지정하고, 내가 그 사람으로부터 답변을 기대한다는 의미입니다.

참조(cc: )는 이메일의 수신자 외에도 내용을 숙지하고 있어야 할 사람입니다. 참조에 포함된 사람은 반드시 메일의 내용에 답변할 필요는 없지만, 보낸 사람과 받는 사람 사이의 커뮤니케이션을 관찰하고 있다가 의견이 있거나 대화내용에 도움이 될만한 내용이 있다면 회신해도 좋습니다. 참조(cc:)에 누군가 포함되어 있다면 그 사람도 이메일 내용을 반드시 알고 있어야 한다는 뜻이므로, 답장을 할 때도 “reply all”을 해 줘서 참조인도 반드시 커뮤니케이션 룹(Communication loop)에 포함되어야 합니다. 가끔 있는 일인데, 여러 명이 참조된 이메일에도 그냥 답장히기(“reply”)를 하는 사람들이 있습니다. 그러면 그 메일에 답변할 때는 참조(cc:) 를 다시 달아야 합니다. 번거로운 일이죠. 간단한 클릭이지만 주의해서 보내면 모두가 편해 집니다.

숨은참조(bcc:)의 비밀

숨은참조(bcc: )는 보내는 사람이 받는 사람에게는 비밀로 하고 다른 누군가에게 메시지의 내용을 알리고 싶을 때 사용합니다. 받는 사람은 숨은참조자를 볼 수없습니다. 많은 사람들이 숨은참조 기능을 필요없는 기능이라 생각하고 거의 사용하지 않는데, 몇 가지 쓸모있는 용도로 사용하는 팁을 알면 편리합니다.

특히, 모임안내나 전체공지와 같은 이메일을 보낼 때, 여러 사람들이 서로 잘 알지 못 하는 경우, 개인정보보호 차원에서 숨은참조를 이용할 수 있습니다. 숨은참조에 넣어서 보내면 서로가 서로의 이메일주소를 보지 못 하기 때문에 개인정보를 보호할 수 있기 때문이죠. 또, 메일을 받았을 때 긴 수신자목록이 생략되므로 메일이 깔끔해지는 장점도 있습니다. 해외에서는 직원이 실수로 cc:로 그룹메일을 보냈다가, 구성원들의 이메일주소가 그룹전체에 노출된 일로 담당자가 해고될 뻔한 적도 있다. 이메일은 낙장불입이니, 보내기 전에 반드시 점검해야 합니다.

팁1: “REPLY ALL”의 위험
받은 메일에 참조인이 있을 때는 “Reply All”을 하라고 했는데요, 그렇다고 무조건 “전체답장하기(Reply All)”가 좋은 것은 아닙니다. 무심코 전체답장하기를 누렀다가 민감한 정보가 원하지 않는 사람에게 전달될 수 있기 때문입니다.
만약, 이메일 답신에 참조인을 삭제했다면,
(removed Daniel in this mail.)(- Daniel in cc)
등의 문구를 한 줄 추가해 주면 받는 사람의 주의를 환기시킬 수 있습니다.
팁2: 자신이 bcc 에 있을 때는 답장할 때 주의하자!
자신이 bcc에 들어있다는 것은 보낸 사람이 다른 참조인(cc)들에게 내가 메일을 수신한다는 사실을 모르게 한다는 의도가 있으므로, 섣불리 “전체답장 (reply all)”을 해 버리면 보낸 사람이 곤란해 진다. 자신이 숨은 참조인(bcc)인지, 그냥 참조인(cc)인지 잘 확인해야 합니다.

항상 이메일의 내용과 수신자를 잘 생각해서 작성해야 합니다.

이메일 예절 3: 제목은 내용을 잘 알 수 있도록 상세하게

이메일의 제목만 보고서도 내용을 알 수 있도록 가급적 자세히 씁니다.

이메일 제목으로 좋지 않은 예:
“읽어보세요”
“안녕하세요, 임정민입니다.”
좋은 예:
“5월 2주차 마케팅진행 보고서”
“8월 10일 1.6.0 버전 로드맵 회의”

처럼 제목을 달면 받는 사람이 제목만 보고도 내용을 짐작하고 메일의 내용이 자신에게 어느 정도로 중요한지, 언제 읽어야 하는지, 답변이 필요한지 등을 판단할 수 있게 합니다.

팁3: 제목에 쓰는 시간은 절대시간으로
“다음 주 회의스케줄”보다는
“8월 10일 마케팅전략 회의”
처럼 제목만 보고도 언제 무슨 어젠다인지 알 수 있게 해 주면 받는 사람이 편리하겠죠?

이메일 예절 4: 메일마다 주제는 하나로!

한 이메일에 여러 주제를 섞어서 쓰면 안 됩니다. 이메일은 수다떠는 장소가 아니니까요. 하나의 메일쓰레드에는 한 주제로만 이야기를 이어나가는 것이 좋습니다. 하나의 메일쓰레드를 지키면 효율적인 이메일 커뮤니케이션을 이어나갈 수 있다. 필요에 따라서 전달하기(forward)를 이용하거나 참조(cc)를 추가해도 됩니다.

이메일대화를 진행하다가 다른 주제의 이야기로 흘러간다면 바로 새 메일메시지를 작성하여 메일쓰레드를 분리하는 것이 좋습니다. 나중에 검색할 때도 편리해요!

이메일 예절 5: 답변달기

답변을 달 때는 원문의 앞부분에 요약해서 답을 하는 것이 원칙이지만, 여러 개의 질문들에 답을 해야할 때에는 원문에 답을 달아도 됩니다.

예:
> 샌프란시스코 출장은 언제 오시나요?
8월 20일 오전 10시에 SFO 공항 도착 예정입니다. 7일간 머무를 예정입니다.
>어느 호텔이 묵으시나요?
다운타운에 있는 메리어트 호텔에 묵기로 되어있습니다.
( > 표시가 달린 문장이 원문의 질문, Italic 체가 답변임.)

이메일 예절 6: 서명

이메일의 끝에는 보통 연락처 정보를 담은 서명을 추가합니다. 서명에는 전화번호, 주소 등 받는 사람이 나중에 다시 연락을 취해야할 때 필요한 정보를 담습니다.

좋은 서명의 예:
임정민
마케팅팀, 부장
Tel: (+82)2-5678-1234
Mobile: (+82)10-5678-1234
서울시 OO구 OO동 OO빌딩 4층

대부분의 메일 클라이언트에는 자동서명기능이 있으므로, 이를 잘 활용하면 편리합니다. 보통 답신에는 서명을 추가하지 않습니다. (열 몇 개의 답신을 주고받을 때마다 서명이 계속 달린다면, 그것도 보기에 굉장히 불편합니다.)

이메일 예절 7: 메일쓰는 순서

“앗! 첨부파일을 빼 먹고 메일을 보냈다고요? 다시 보내드릴께요~”

누구나 이런 경험 있지 않나요? 첨부문서 뿐 아니라, 이런 실수도 많습니다. (인지를 하는 사람은 드물지만.)

  • 메일내용과 제목이 다른 경우
  • 메일내용과 수신인/참조인이 잘못 된 경우
  • 처음 의도와는 다른 내용이 된 경우

아래처럼 하면 이런 실수 99% 줄일 수 있습니다.

1. 첨부문서부터 붙인다.
2. 메일내용을 쓴다.
3. 메일내용에 맞는 제목을 쓴다.
4. 다시 한 번 첨부문서, 제목, 내용, 수신인(참조인) 순으로 확인한다.
5. 보낸다.

요점은, 첨부문서 먼저 메일에 붙이기! 입니다.