Management Proyek dalam Area Seorang Komandan Lapangan

Berbicara mengenai manusia, makhluk ini merupakan sosok yang pada dasarnya memiliki keinginan untuk selalu dapat mengembangkan dirinya untuk menjadi lebih dan lebih lagi. Terkadang mereka tidak pernah puas atas apa yang telah mereka miliki. Salah satu cara kita untuk dapat mengembangkan diri adalah dengan berorganisasi. Organisasi ini memang bukan benda hidup yang dapat memberikan apa yang kita harapkan karena memang organisasi ini hanyalah suatu sarana yang berarti benda mati untuk kita dapat melakukan hal-hal yang tidak dapat dilakukan tanpa memiliki pondasi-pondasi dan dukungan dari suatu organisasi. Banyak hal yang dapat kita explore dari suatu organisasi yang salah satunya adalah bagaimana kita dapat menjalankan suatu kegiatan dan memegang jabatan dalam suatu kepanitiaan. Setiap kegiatan yang dibuat pun pasti memiliki tujuannya masing-masing. Tetapi terkadang masih ada orang-orang diluar sana yang menjalankan suatu kegiatan dengan tujuan tertentu tetapi tidak memiliki management yang jelas mengenai keberjalanan kegiatan tersebut dari mulai pra pelaksanaan sampai pasca perencanaan. Karena sebenarnya dalam mengatur suatu kegiatan, harus ada suatu management yang baik yang biasa kita sebut sebagai management proyek.

Management proyek, yang pada tulisan ini mungkin lebih di fokuskan pada area seorang pengatur (komandan) di lapangan, ini diperlukan untuk menjalankan suatu kegiatan agar tujuan dari kegiatan tersebut dapat tercapai dengan cara yang efektif dan efisien. Pada suatu management proyek, terdapat 3 tahapan waktu yang perlu dilalui yakni dimulai dari tahap perencanaan, dilanjutkan ke tahap pelaksanaan, dan diakhiri dengan evaluasi.

Di tahap perencanaan, dibahas mengenai bagaiamana kegiatan tersebut akan dibentuk dari mulai hal dasar mengenai tujuan yang nantinya akan diturunkan sampai ke ranah materi dan metode. Dalam tahap ini perlu diperhatikan faktor TCQ (Time, Cost, dan Quality). Ketiga faktor tersebut akan selalu berkaitan satu sama lain. Namun, yang perlu diperhatikan adalah dari ketiga faktor tersebut memang Quality adalah hal yang perlu diperhatikan lebih. Karena Quality ini yang menentukan apakah tujuan dari adanya kegiatan tersebut tercapai atau tidak. Kemudian untuk cost dan time merupakan hal-hal yang dapat di rekayasa sedemikian rupa untuk dapat tetap mempertahankan Quality yang ingin dicapai. Masuk mengenai cost, bukan hanya mengenai pendanaan, tetapi lebih jauh dari itu karena cost ini merupakan elemen yang berkaitan dengan sumber daya. Sumber daya dapat berupa sumber daya manusia, sumber daya yang berupa pensuasanaan, keuangan, bahkan sampai ke tata letak. Dan elemen terakhir adalah time dimana elemen ini yang membahas mengenai kepresisian dari suatu kegiatan dari segi waktu. Bukan hanya menyangkut durasi tetapi juga mengenai ketepatan mengeksekusi suatu metode di waktu yang sesuai. Korelasi antara ketiganya dapat dijabarkan bahwa Quality merupakan hal yang dipasang ideal sesuai dengan apa yang diinginkan. Untuk mencapainya, maka perlu dirancang cost dan time yang dapat mendukung tercapainya tujuan tersebut mulai dari rancangan ideal hingga rancangan minimalnya.

Lanjut ke tahap pelaksanaan, yakni melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya. Dalam suatu management proyek ada yang disebut P-O-L-C (Planning, Organizing, Leading, dan Controlling). P-O-L-C ini merupakan tahap yang sekuensial dan juga looping. Tahap pelaksanaan ini dimulai dengan melihat planning yang telah dibuat. Kemudian dialakukan organizing yang secara lebih spesifik sebenarnya kita harus dapat mengorganisir cost & time yang ada serta melaksanakan kegiatan sesuai perencanaan. Untuk lebih kongkritnya, organizing ini dapat berupa pembuatan batasan-batasan (SOP, Kode Etik, dll) yang dapat menjadi boundary selama keberjalanan sehingga tidak mengarah ke sisi yang tidak diinginkan. Kemudian lanjut ke leading dimana disini dilakukan eksekusi berserta seluruh improvementnya menyelesaikan kegiatan. Yang perlu digarisbawahi adalah selesainya kegiatan bukan parameter yang mengindikasikan keberhasilan dari kegiatan tersebut, tetapi perlu dilihat bagaimana kegiatan yang dijalankan dapat sampai ke tujuannya. Tahap pelaksanaan ini diakhiri dengan adanya controlling selama proses keberjalanannya. Proses ini merupakan salah satu proses yang dapat menyebabkan munculnya metode looping atau mungkin adanya improvisasi dari lapangan yang memang sudah kita ketahui sangatlah dinamis. Dengan adanya fungsi controlling ini, diharapkan tujuan yang ingin dicapai dapat lebih diarahkan dengan lebih mudah.

Dan tahapan waktu yang terakhir adalah tahapan evaluasi. Dalam tahap ini, terdapat variable-variable yang seharusnya sudah dipikirkan dari tahap perencanaan. Bagaiamana kita dapat mengevaluasi ketersampaian dari tujuan awal kegiatan ini dilaksanakan. Lebih jelasnya mungkin bagaimana kita sudah dapat mengkuantifikasikan hal-hal yang dapat mengukur keberhasilan atau ketersampaian tujuan tersebut. Dan sebenarnya nantinya pun akan ada metode-metode alternative yang dapat digunakan untuk dapat tetap membuat keberhasilan dari tujuan yang diinginkan. Karena jika kita berbicara dalam suatu proses pembelajaran atau proses kaderisasi lebih spesifiknya, kaderiasasi ini merupakan hal yang tidak akan pernah berhenti. Hanya saja dalam keberjalannya terdapat banyak proses yang membutuhkan input dan akhirnya menghasilkan input. Tapi hal tersebut merupakan satu rangkaian kaderisasi dimana pasti output dari satu proses akan menjadi input untuk proses yang selanjutnya dan begitu seterusnya. Maka dari itu, tahap evaluasi ini sebenarnya memiliki irisan dengan tahap controlling di tahapan pelaksanaan dimana memang suatu kesalahan dapat langsung di handle di tempat melalui fungsi controlling. Namun, secara keseluruhan tetap harus ada tahap evaluasi di akhir.

Management proyek ini sangat penting dalam menjalankan suatu rangkaian kegiatan agar terstruktur dengan baik. Lebih lagi sebagai seorang komandan lapangan yang dapat dikatakan sebagai eksekutor dalam pelaksanaan dimana merekalah yang sebenarnya harus mengerti bagaimana perencanaannya, sehingga saat terdapat ketidaksesuaian di lapangan, hal tersebut dapat diantisipasi. Dan juga untuk tahapan evaluasi karena dari hasil yang ada di lapangan, evaluasi ini memerlukan data-data yang valid dari apa yang telah terjadi di lapangan sehingga jika memang terdapat kesalahan, hal tersebut tidak akan terulang kembali.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.