Rencana Lapangan

Sesuai dengan namanya, rencana lapangan merupakan suatu dokumen yang memuat mengenai rencana dari suatu kegiatan dalam proses eksekusinya di lapangan. Rencana lapangan ini biasanya dibuat secara spesifik untuk satu macam kegiatan. Dokumen yang memuat cakupan yang lebih besar lagi adalah program latihan. Dokumen ini berisi mengenai segala kegiatan yang ada dalam satu macam kepanitiaan acara. Dan dokumen yang lebih luas lagi adalah rencana latihan yang memuat seluruh acara yang akan dilaksanakan dalam satu kepengurusan.

Dalam suatu rencana lapangan, pasti dipaparkan segala hal yang menyangkut kegiatan tersebut dari mulai dasar, tujuan, waktu, jenis kegiatan, konten kegiatan dari jadwal hingga teknis & job description detail dari setiap personalia yang berkaitan, dan juga lampiran-lampiran pendukung yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan kegiatan. Ada banyak sekali lampiran yang biasanya di masukkan dalam suatu rencana lapangan.

Dalam lampiran biasanya pertama diberikan struktur organisasi dari kegiatan tersebut. Hal ini diberikan agar terlihat jelas bagaimana jalur komando dan penanggung jawab acara tersebut jika terjadi hal-hal diluar dugaan. Kemudian terdapat rencana pengamanan yang menjelaskan mengenai bagaiamana cara-cara pengamanan dan hal-hal lain yang menyangkut mengenai keselamatan selama keberjalanan acara tersebut. Selanjutnya, terdapat rencana operasi yang kontennya berupa teknis keberjalanan acara baik dari teknis kegiatan, jadwal kegiatan, dan segala mekanismenya. Lebih luas lagi, rencana operasi ini merupakan rencana ideal dari hasil mekanisme operasi yang telah memikirkan segala cara bertindak (case) yang mungkin terjadi baik itu hujan, gempa bumi, dan lainnya. Kemudian ada rencana personalia yang membahas mengenai jumlah sumber daya manusia yang ikut serta dalam kegiatan tersebut berserta pembagian job description dan pemanfaatan dari setiap individunya. Selanjutnya ada rencana logistik yang mencakup seluruh kebutuhan barang-barang logistik selama acara. Dalam lampiran ini, dicantumkan juga bagaimana kondisi dari logistic yang dipakai, apakah masih dalam kondisi baik atau dalam kondisi lainnya. Dan lampiran yang terakhir adalah rencana territorial. Dalam lampiran ini, terdapat data-data yang berhubungan dengan pihak luar seperti rumah sakit, kantor kepolisian, pemilik tempat pelaksanaan, dan sebagainya. Sebagai tambahan, biasanya dalam suatu rencana lapangan juga dilampirkan oleat/peta dari tempat pelaksanaan kegiatan untuk membantu kegiatan dari mulai survey, briefing sampai eksekusinya.

Rencana lapangan ini selalu dibuat oleh seorang komandan tim (nama bisa berbeda di setiap organisasi). Dalam proses pembuatan suatu kegiatan, terdapat 4 tahapan utama yang harus dilalui yakni perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi. Dalam proses perencanaan, dilakukan segala pendataan dari mulai data-data list survey, sampai nanti akhirnya kegiatan tersebut disetujui oleh senior (atasan). Setelah itu dilakukan tahap-tahap persiapan sebelum mengeksekusi kegiatan tersebut, dari mulai personalia, jadwal kegiatan, logistic, tempat kegiatan, dan lainnya. Setelah itu baru dilaksanakanlah kegiatan tersebut sesuai dengan rencana ideal yang telah dibuat. Jika dirasa bahwa rencana tersebut tidak dapat dilaksanakan karena adanya perubahan-perubahan dilapangan yang sangat dinamis, maka harus juga disediakan rencana-rencana lain yang nantinya sudah langsung dapat dijalankan. Dan yang terakhir adalah tahap evaluasi setelah kegiatan selesai dilakukan. Hal ini dirasa sangat penting karena memang setiap kegiatan tidak mungkin dapat berjalan 100% sesuai dengan rencana. Maka dari itu, tahapan evaluasi inilah yang nantinya dapat meminimalisir kesalahan dikemudian hari jika terdapat kegiatan yang serupa yang akan dijalankan kembali.

Version: Hasil Wawancara dari Unit Resimen Mahasiswa